DigiPaper

Digitale Formulare und Unterschriften

DigiPaper – Digitale Formulare mit faktur:box®

faktur:box – DigiPaper ermöglicht die durchgehend digitale Verarbeitung von Formularen jeder Art. Ausfüllen, Barcodes lesen, fotografieren, unterschreiben und vieles mehr – all das funktioniert komplett digital. Ob Stundenzettel, Gutachten, Besuchsberichte, Reklamationen, Anträge, Aufträge, Verträge, … alle möglichen Formulare können in faktur:box – DigiPaper einfach dargestellt und auf jedem Endgerät komfortabel verarbeitet werden.

Übersicht über die faktur:box Module

Herausforderung: Papierformulare

Formulare sind im Geschäftsleben Alltag. Ob Servicegutachten, Inspektionsberichte, Aufträge, Anträge, Reklamationen, Checklisten, Verträge, Zeiterfassung oder Besuchsberichte. Oftmals wird hier auf Papierformularen gearbeitet, gerade dann, wenn diese am Ende auch noch durch bspw. einen Kunden oder Prüfer unterschrieben werden sollen. Dabei werden Formulare erst ausgedruckt, dann händisch ausgefüllt, wieder eingescannt und abgelegt. Eventuell werden die eingescannten Formulare noch per E-Mail verschickt und die Formulardaten in einer Softwareanwendung oder Excel manuell abgetippt.

Geht das im Jahr 2021 nicht effizienter?

Wir sagen ja – aber machen Sie sich selbst ein Bild …

Formulare ganz einfach digital

faktur:box – DigiPaper basieren auf gewöhnlichen PDF-Dateien. Das heißt, dass Sie Ihre bestehenden (PDF-) Formulare auch direkt weiterverwenden können. Erstellen und bearbeiten Sie Ihre Formulare einfach im Textbearbeitungsprogramm. Da jeder mit der Handhabung von PDF-Dokumenten vertraut ist, erfordert der Umgang mit DigiPaper auch keine Umgewöhnung Ihrer Mitarbeiter.

Verbindungen muss man haben!

Die Anbindung an andere faktur:box Module, Office-Programme oder andere Anwendungen wie  ERP, CRM, Warenwirtschaft, Fibu u.a erleichtert Ihre Arbeit ungemein. So können z.B. Teile des Formulars mit den passenden Kundendaten, oder auch mit den Artikeldaten aus dem ERP bereits vorausgefüllt werden. Woher die Daten kommen, entscheiden Sie! DigiPaper verbindet Sie…

Mobiles Arbeiten – Next Level

Ihre Formulare können auf jedem Endgerät und überall (sogar offline) bearbeitet werden – ob beim Kunden vor Ort, auf der Baustelle oder im Laden. Erfassen Sie Daten und lassen Sie Formulare mittels Informationen aus Drittanwendungen wie Excel direkt vorbefüllen.

Vielseitiger als Papier

faktur:box – DigiPaper kann die Kamera Ihres Endgeräts nutzen, um Fotos oder Videos aufzunehmen und direkt ins Formular einzufügen. Dadurch können Sie beispielsweise Schäden oder den aktuellen Zustand eines Objektes dokumentieren. Darüber hinaus kann die integrierte Kamerafunktion ebenfalls Barcodes und QR-Codes lesen. Zusätzlich kann der aktuelle Standort oder sogar Wegstrecken zur Berechnung von Fahrtkosten abgerufen werden.

Fortgeschrittene Signatur nach eIDAS

Unterschriften sind auf fast jedem Formular zu finden. Mit faktur:box – DigiPaper können Ihre Mitarbeiter als auch Ihre Kunden Formulare mittels fortgeschrittener Signatur nach eIDAS unterschreiben. Die Unterschrift kann auf allen Endgeräten getätigt werden. Erhöhte Sicherheit bietet eine optionale Bestätigung der Signatur durch einen zweiten Faktor (2FA) per SMS-TAN.

faktur:box – DigiPaper für alle Endgeräte

Formularverarbeitung – digital und mobil. Deshalb gibt es für alle wichtigen Betriebssysteme eigene Apps. Zudem können Formulare komfortabel in jedem Browser ohne dedizierte App ausgefüllt werden.

Profilbild von Marcus Wagner

„In einer Welt (und einer Branche), in der viele dazu neigen, einfache Dinge kompliziert zu machen, ist es eine Wohltat, wenn auch einmal komplexe Arbeiten vereinfacht werden.“

Uwe Dennerlein – IT-Leiter, Stadtwerke Forchheim GmbH

faktur:box – DigiPaper: Funktionen im Kurzüberblick

  • Digitale Formulare auf allen Endgeräten
  • Fortgeschrittene Signatur nach eIDAS-Verordnung direkt auf dem Endgerät
  • Unterschrift auch ohne DigiPaper-Anwendung über Weblink möglich
  • Multimedial: Fotos, Videos, Standort, Berechnungen, Barcodes / QR-Codes
  • Daten automatisch aus externen Datenquellen (bspw. Excel) laden
  • Schnittstelle zu faktur:box – Archive inklusive (weitere auf Anfrage)
  • Offline Funktionalität für unterwegs
  • PDF-Formulare als Basis
    • Bestehende PDF-Formulare direkt weiterverwenden
    • Neue Formulare einfach mit einer Textverarbeitungssoftware erstellen

faktur:box – DigiPaper: Vorteile auf einen Blick

  • Wegfall vieler händischer Tätigkeiten (Erfassen / Abtippen von Daten, Ablage / Weiterleitung von Papierformularen etc.)
  • Arbeit mit PDF-Formularen erfordert keine Umgewöhnung der Mitarbeiter
  • Jeder kann PDF-Formulare einfach in einer Textverarbeitung erstellen, keine IT-Spezialisten erforderlich
  • Automatisierung des Formularprozesses: Formulare können mit Kundenstamm- oder Artikeldaten vorbefüllt, Wegstrecken direkt berechnet oder Informationen über Bar- / QR-Codes direkt eingelesen werden
  • erleichtert mobiles Arbeiten – alle Formulare und Informationen sind jederzeit in den Apps abrufbar (auch offline)
  • Schnell zu implementieren: keine wochenlangen Vorlaufzeiten bis produktiv gearbeitet werden kann
  • Anbindung von weiteren Systemen ist einfach über faktur:box – Robot möglich – damit der Austausch zwischen Ihren Systemen reibungslos funktioniert
Profilbild Gerd Schäffer

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