Die Spezialisten für digitales Belegmanagement

Beleg- und Rechnungsverarbeitung

Belegdigitalisierung

Das Ziel ist eine durchgehend digitale Belegverarbeitung, um Medienbrüche zu vermeiden. Papierbelege werden sofort durch Scan digitalisiert, Belege aus E-Mail-Anhängen automatisch ausgelesen oder von anderen Quellen abgeholt. Sie stehen damit zur Weiterverarbeitung in faktur:box DMS bzw. docuvita DMS zur Verfügung.

Digitalisierung von Papierbelegen und Abholung von E-Mails inkl. Extraktion der Anhänge
Belegdatenextraktion durch künstliche Intelligenz

Belegautomation

Nach dem Eingang des Beleges startet die automatische Belegextraktion, also das Erkennen der relevanten Daten. Dabei werden von einer künstlichen Intelligenz Belegdaten (Kreditor, Beträge, Steuersätze, Datumsangaben …) erkannt und für die Weiterverarbeitung ausgelesen.

Rechnungsprüfung und Freigabe

In der formalen Prüfung werden die im vorigen Schritt ausgelesenen Belegdaten in einer grafischen Oberfläche validiert. Die sachliche Prüfung bzw. Freigabe der Rechnungen wird abhängig von Ihren Unternehmensvorgaben als durchgängiger Prozess umgesetzt. Zum Abschluss werden die Buchungen direkt an die Finanzbuchhaltung übermittelt und die Zahlung per SEPA ausgeführt.

Validierung des erkannten Metadaten nach der Extraktion durch die künstliche Intelligenz

Elektronische Rechnung

ZUGFeRD und XRechnung

Elektronische Rechnungen beinhalten alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Dadurch entfallen zeitintensive manuelle Erfassungs- und Prüfarbeiten komplett. Elektronische Rechnungen generieren laut einer IHK-Studie ein Einsparpotenzial von über 60 %. Ab Ende November 2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes in einem elektronischen Format ausgestellt werden. 

Gegenüberstellung des pdf-Bildes mit dem XML-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung

Sichere Aufbewahrung und Archivierung

Revisionssichere Archivierung

Die sichere Aufbewahrung aller Dokumente ist die Basis für sämtliche Verarbeitungsprozesse. Die Versionierung jedes Dokuments, ein umfangreiches Regel- und Rechtesystem sowie detaillierte Verlaufsprotokolle sind nur einige der Merkmale, die unser Dokumentenmanagementsystem zum idealen Aufbewahrungsort für Ihre Unternehmensdokumente machen. 

Archiviertes Dokument innerhalb des faktur:box DMS inkl. Ansicht der Dokumentinformationen

Dokumentbasierte Geschäftsprozesse

Workflows

Neben dem Prozess der Rechnungsverarbeitung können wir für Sie auch noch beliebige andere dokumentenbasierte Geschäftsprozesse (bspw. regelbasiertes Routing von bestimmten Dokumenten) abbilden. Grundlage hierfür ist das leistungsstarke Workflowsystem, das in unserem Dokumentenmanagementsystem integriert ist. 

Generischer Workflow für einen beliebigen dokumentenbasierten Geschäftsprozess

E-Mail Archivierung

E-Mails GoBD-konform archivieren

E-Mails sind in Ihrer Form als Geschäfts- und Handelsbriefe gemäß den GoBD aufbewahrungspflichtig. Unsere automatische E-Mail Archivierung überwacht Ihre Postfächer und archiviert alle Ihre E-Mails (inkl. deren Anhänge) im Cloud DMS faktur:box oder in dem lokal installieren DMS docuvita.

Ablauf der E-Mail Archivierung

Vertragsmanagement

Digitale Vertragsverwaltung

Behalten Sie mit unserem digitalen Vertragsmanagement den Überblick über alle Ihre laufenden Verträge. Die digitale Vertragsverwaltung bietet Ihnen alle benötigten Informationen und erinnert Sie automatisch an wichtige Ereignisse und Fristen. Damit unterstreichen Sie Ihren professionellen Auftritt gegenüber allen Ihren Vertragspartnern. 

Workflow des Vertragsmanagements in dem Cloud DMS faktur:box