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Erfolgsstory:
Effiziente Projektabwicklung bei MHG Prozesstechnik durch digitale Belegarchivierung und Workflow-Automatisierung
Ausgangslage:
Effizienzsteigerung in der Projektabwicklung
Die MHG Prozesstechnik GmbH, ein erfahrener Anbieter von prozesstechnischen Anlagen für die Lebensmittel- und Molkereibranche, stand vor der Herausforderung, ihre Projektabwicklung zu optimieren. Das Unternehmen, das seit Jahrzehnten für seine maßgeschneiderten Lösungen bekannt ist, musste sicherstellen, dass alle anfallenden Projektdokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Eingangsrechnungen effizient geprüft, bearbeitet und archiviert werden. Ziel war es, durch eine digitale Verarbeitung der Dokumente die manuelle Auftragsabwicklung in Papierform abzulösen, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Dokumentenbearbeitung zu erhöhen. Dazu gehörte auch die Automatisierung der Abrechnung nach Projektabschluss sowie die Sicherstellung eines jederzeit einsehbaren Projektstatus.
Durch die digitale Bearbeitung der Auftragsdokumente kann der Stand der Auftragsabwicklung einfach und jederzeit von allen Mitarbeitern nachverfolgt werden – egal, ob Sachbearbeiter oder Projektleiter. Die Vorgänge werden durch entsprechende Workflows und Auswertungen transparenter und schneller, weil die Mitarbeiter besser nachvollziehen können, wo z.B. noch Lieferantendokumente fehlen oder Kundenrechnungen bereits gestellt werden können.
Lösung:
Integration von Docuvita und ERP SelectLine
Um diese Anforderungen zu erfüllen, wurde die Dokumentenmanagement-Software Docuvita eng mit dem ERP-System SelectLine verzahnt. Der erste Schritt bestand darin, alle relevanten Dokumente aus dem ERP-System automatisch in Docuvita zu archivieren. Hierbei kam der Autoprofiler zum Einsatz, der Dokumente vollautomatisch ausliest, mit den notwendigen Daten aus SelectLine anreichert und anschließend im Docuvita DMS ablegt. Die so archivierten Dokumente, darunter Angebote, Bestellungen, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen, wurden direkt den entsprechenden Projekt-, Kunden- und Lieferantenakten zugeordnet.
Für eingehende Belege, wie Kosten- und Warenrechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine, wurden spezielle Workflows entwickelt. Diese Workflows leiten die Benutzer durch notwendige Prüfschritte und gleichen die Metadaten automatisch mit den SelectLine-Daten ab, um die Dokumente korrekt zu klassifizieren und in die entsprechenden Arbeitsmappen zu archivieren.
Automatisiertes Projektmonitoring und Zahlungsabwicklung
Eine besondere Herausforderung stellte die Implementierung eines automatisierten Projektmonitorings dar. Durch die Nutzung der Docuvita Workflowengine und den faktur:digital ExpiryChecker konnten automatische Prüfungen gegen Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen eingerichtet werden. Diese Prüfroutinen ermöglichen es den Benutzern, den Status eines Projekts sowohl insgesamt als auch in einzelnen Schritten jederzeit nachzuvollziehen. Sobald alle notwendigen Dokumente für ein Projekt oder einen Projektschritt vorliegen, wird automatisch die Abrechnung an den Kunden angestoßen.
Die Bezahlung offener Forderungen von Lieferanten wird ebenfalls über das Docuvita DMS abgewickelt. Eine speziell entwickelte Schnittstelle ermöglicht es dem Benutzer, Zahlungen direkt anzuweisen, dabei Konten zu wählen, Maximallimits festzulegen und Prüfpersonen zu benennen. Die automatische Überprüfung der Bankdaten und Beträge stellt sicher, dass fehlerhaft erfasste Daten oder manipulierte Bankverbindungen erkannt und falsche Überweisungen verhindert werden. Die so generierten SEPA-Dateien können anschließend ohne weiteren manuellen Aufwand im Bankingportal eingelesen und verarbeitet werden.
Fortlaufende Zusammenarbeit
Nach einer erfolgreichen Testphase wird das Projekt seit Anfang 2024 in einem Go-Live-Workshop beim Kunden produktiv genutzt und stetig weiterentwickelt. Regelmäßige Besprechungen gewährleisten eine kontinuierliche Abstimmung und Anpassung an neue Anforderungen.
Lassen Sie uns über Ihre Prozesse sprechen!
Die faktur:digital GmbH ist seit 2012 ein führender Anbieter im Bereich der Digitalisierung und Automatisierung von Daten und Dokumenten im deutschsprachigen Raum. Mit Docuvita als Dokumentenmanagementsystem ebnen wir den Weg zum papierlosen Büro durch durchgängige digitale und automatisierte Prozesse.
Wenn Sie Fragen zum Thema haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Ihr Ansprechpartner
Marco Wallrafen