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In den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – abgekürzt: GoBD – erläutert das Bundesfinanzministerium die Vorgaben zum ordnungsgemäßen Umgang mit digitalen, steuerrelevanten Geschäftsbelegen (Rechnungen, Lieferscheine, geschäftliche E-Mails). Die aktuelle Fassung der GoBD vom 28. November 2019 können Sie auf der Homepage des BMF herunterladen. 

Sie müssen laut den GoBD alle eingehenden, elektronischen Belege in dem Format aufbewahren, in dem Sie empfangen wurden (Rz. 131). Eine Umwandlung von eingehenden elektronischen Belegen in ein anderes Datenformat (z.B. msg in pdf) ist laut Rz. 131 der GoBD dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden (s. Rz. 135). Wenn Sie mit Ihrem Datenverarbeitungssystem Ausgangsrechnungen, Buchungen, Verträge, Handels- oder Geschäftsbriefe erzeugen, müssen diese in ihrem Ursprungsformat aufbewahrt werden (Rz. 132 und Rz. 133). Wenn Sie also digitale Dokumente empfangen oder versenden, so müssen Sie diese digital aufbewahren.

Eine bildliche Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen in Papierform ist laut Rz. 130 der GoBD mit verschiedenen Arten von Geräten (Smartphones, Multifunktionsgeräte, Scanstraßen) möglich. Das hierdurch enstandende elektronische Dokument muss so aufzubewahrt werden, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (§ 147
Absatz 2 AO). Das Erfassungsverfahren muss laut Rz. 136 der GoBD dokumentiert werden. Gemäßt der Rz. 140 dürfen Papierdokumente nach der bildlichen Erfassung vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.

Gemäß der Rz. 137 der GoBD ist eine vollständige Farbwiedergabe erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion
zukommt (z. B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben).