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E-Mail-Archivierung mit MailArchive für docuvita
E-Mails gehören in nahezu jedem Unternehmen zu den wichtigsten Kommunikationswegen. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Verträge und weitere geschäftsrelevante Informationen erreichen Ihre Mitarbeiter täglich per E-Mail. Häufig bleiben diese Informationen jedoch zunächst in persönlichen Postfächern gespeichert – getrennt von den übrigen Dokumenten und Vorgängen im Dokumentenmanagement.
Geschäftliche E-Mails sicher im DMS verwalten
Mit MailArchive verbinden Sie Ihre E-Mail-Kommunikation direkt mit dem docuvita Dokumentenmanagementsystem. Die gewünschten Postfächer werden automatisiert abgerufen und die darin enthaltenen E-Mails zentral in docuvita archiviert. Die Ablage erfolgt im Hintergrund, ohne dass Ihre Mitarbeiter jede einzelne Nachricht manuell übertragen müssen.
Damit wird aus dem persönlichen E-Mail-Postfach ein zentraler Bestandteil Ihrer digitalen Dokumentenprozesse. Geschäftliche E-Mails bleiben nachvollziehbar erhalten, lassen sich schneller wiederfinden und können gemeinsam mit ihren Anhängen in nachgelagerten Abläufen weiterverarbeitet werden.
Kernfunktionen von MailArchive
MailArchive unterstützt Sie dabei, Ihre E-Mail-Archivierung im DMS strukturiert und mit möglichst wenig manuellem Aufwand umzusetzen. Die wichtigsten Postfächer, Berechtigungen und Ablagestrukturen lassen sich zentral verwalten.
Automatische E-Mail-Archivierung in docuvita
MailArchive ruft die gewünschten E-Mail-Postfächer automatisiert ab und überträgt die enthaltenen Nachrichten in docuvita. Dadurch werden geschäftliche E-Mails nicht mehr ausschließlich in einzelnen Outlook- oder Microsoft-365-Postfächern gespeichert, sondern zentral im Dokumentenmanagement abgelegt.
Für Ihre Mitarbeiter entfällt die wiederkehrende Aufgabe, relevante Nachrichten einzeln zu prüfen, herunterzuladen und manuell im DMS zu archivieren. Die Mail Archivierung läuft automatisch im Hintergrund und kann dadurch dauerhaft in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe integriert werden.
Zentrale Verwaltung der Postfächer
Sie legen zentral fest, welche E-Mail-Postfächer durch MailArchive berücksichtigt werden sollen. So können Sie die Archivierung geschäftlicher E-Mails passend zu Ihrer Organisationsstruktur konfigurieren.
Dabei lassen sich beispielsweise zentrale Funktionspostfächer oder ausgewählte Benutzerpostfächer einbeziehen. Die Verwaltung erfolgt übersichtlich an einer Stelle und muss nicht von jedem einzelnen Mitarbeiter selbst vorgenommen werden.
Automatische Berechtigungen berücksichtigen
Nicht jede archivierte E-Mail ist für alle Benutzer im Unternehmen bestimmt. MailArchive kann die entsprechenden Benutzerberechtigungen bereits bei der Archivierung berücksichtigen.
So sieht zunächst nur der jeweilige Benutzer seine eigenen archivierten E-Mails in docuvita. Die Zugriffsrechte müssen dadurch nicht für jede neu abgelegte Nachricht manuell gepflegt werden. Das reduziert den administrativen Aufwand und unterstützt eine gezielte, rollenbezogene Bereitstellung von Informationen.
Bestehende Outlook- und Microsoft-365-Strukturen übernehmen
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems muss nicht bedeuten, dass Ihre Mitarbeiter eine vollständig neue Ablagestruktur lernen müssen. MailArchive kann die vorhandene Ordnerstruktur eines Microsoft 365 Postfachs bei der Archivierung übernehmen.
Vorhandene Ordner und Unterordner finden sich dadurch auch in docuvita wieder. Ihre Mitarbeiter können sich weiterhin an der gewohnten Organisation orientieren und archivierte E-Mails schneller auffinden. Das erleichtert die Einführung und unterstützt eine reibungsarme Nutzung im Arbeitsalltag.
E-Mails und Anhänge automatisch weiterverarbeiten
MailArchive dient nicht nur der zentralen Ablage. Eingehende E-Mails und deren Anhänge können auch als Ausgangspunkt für automatisierte Prozesse und Workflows in docuvita genutzt werden.
Rechnungen direkt in die digitale Verarbeitung übergeben
Ein typischer Anwendungsfall ist der Eingang einer Rechnung per E-Mail. Ohne automatisierte Unterstützung müsste ein Mitarbeiter die Nachricht öffnen, den Rechnungsanhang herunterladen, den Beleg im DMS ablegen und anschließend die Rechnungsverarbeitung anstoßen.
Mit MailArchive kann dieser Ablauf zusammengeführt werden. Die eingehende E-Mail wird archiviert und der enthaltene Rechnungsanhang kann direkt an den vorgesehenen Rechnungsworkflow in docuvita übergeben werden. Der Beleg steht damit unmittelbar für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess: vom Eingang der E-Mail über die Archivierung bis zur Verarbeitung des enthaltenen Dokuments.
Ihre Vorteile mit MailArchive
Mit MailArchive reduzieren Sie den manuellen Aufwand bei der Ablage von E-Mails und schaffen eine zentrale Informationsbasis in docuvita. Ihre Mitarbeiter müssen geschäftsrelevante Nachrichten nicht mehr einzeln in das Dokumentenmanagement übertragen. Stattdessen werden die definierten Postfächer automatisiert berücksichtigt.
Die zentrale Ablage sorgt für mehr Struktur und Nachvollziehbarkeit. E-Mails und zugehörige Anhänge befinden sich gemeinsam mit den übrigen Unternehmensdokumenten an einem zentralen Ort. Dadurch lassen sich Informationen leichter wiederfinden und Zusammenhänge zwischen E-Mail-Kommunikation, Dokumenten und Prozessen besser nachvollziehen.
Auch die Administration wird vereinfacht. Postfächer können zentral verwaltet und Berechtigungen bereits bei der Archivierung berücksichtigt werden. Gleichzeitig können bestehende Microsoft-365-Ordnerstrukturen übernommen werden, sodass sich die Lösung an den gewohnten Arbeitsweisen Ihrer Mitarbeiter orientiert.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Automatisierung nachgelagerter Prozesse. Eingehende Anhänge können direkt an Workflows in docuvita übergeben werden. Das ist insbesondere bei regelmäßig eintreffenden Dokumenten wie Rechnungen, Bestellungen oder Auftragsunterlagen hilfreich.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Automatische Archivierung: E-Mails werden ohne manuelle Ablage in docuvita übernommen.
- Zentrale Verwaltung: Sie bestimmen zentral, welche Postfächer berücksichtigt werden.
- Gezielte Berechtigungen: Benutzerrechte können bereits bei der Archivierung berücksichtigt werden.
- Gewohnte Ablagestrukturen: Microsoft-365-Ordnerstrukturen können übernommen werden.
- Weniger manueller Aufwand: Wiederkehrende Ablage- und Verarbeitungsschritte werden reduziert.
- Automatische Weiterverarbeitung: Anhänge können an nachgelagerte Prozesse übergeben werden.
- Integrierte Workflows: Eingehende E-Mails können weitere Abläufe in docuvita anstoßen.
- Mehr Nachvollziehbarkeit: Die ursprüngliche Nachricht bleibt gemeinsam mit relevanten Dokumenten erhalten.
- Nahtlose Integration: Ihre E-Mail-Kommunikation wird zu einem festen Bestandteil Ihrer digitalen Dokumentenprozesse.
Machen Sie mehr aus Ihrem E-Mail-Postfach
Sie nutzen docuvita und möchten geschäftliche E-Mails automatisch archivieren, statt sie manuell in das DMS zu übertragen? Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie MailArchive zu Ihrer bestehenden Systemumgebung und Ihren internen Abläufen passt.
E-Mail-Archivierung passend zu Ihren Abläufen
MailArchive verbindet die automatische Mail Archivierung mit docuvita und schafft damit eine strukturierte Grundlage für digitale Dokumentenprozesse. Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung und automatisierten Weiterverarbeitung erfahren möchten, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie persönlich und zeigen Ihnen, wie sich MailArchive in Ihrem Unternehmen einsetzen lässt.
Ihr Ansprechpartner
Alexander Berndt