Outlook und docuvita einfach miteinander verbinden

E-Mails direkt aus Outlook in docuvita ablegen

Gehört eine E-Mail zu einem bestimmten Kunden, Auftrag oder Projekt, können Sie sie direkt aus Outlook dem passenden Bereich in docuvita zuordnen. Die Nachricht wird dadurch aus dem persönlichen Postfach in die zentrale Dokumentenablage übernommen und steht anschließend im richtigen Zusammenhang zur Verfügung.

So können berechtigte Mitarbeitende die Kommunikation nachvollziehen, ohne auf das Postfach einzelner Kolleginnen oder Kollegen angewiesen zu sein. Gleichzeitig wird die Ablage von E-Mails zu einem festen Bestandteil des täglichen Arbeitsprozesses.

Komfortable Alternative zu Drag-and-Drop

Mit dem neuen Outlook von Microsoft 365 haben sich einige gewohnte Arbeitsweisen verändert. Das bisher häufig genutzte Drag-and-Drop von E-Mails aus Outlook nach docuvita steht dort nicht mehr in derselben Form zur Verfügung.

Das Outlook Plugin DMS bietet hierfür eine praktische Alternative. E-Mails lassen sich weiterhin direkt aus Outlook heraus in docuvita ablegen und gezielt der gewünschten Struktur zuordnen. Der Ablageprozess bleibt dadurch einfach und übersichtlich – auch in einer modernen Outlook-Umgebung.

Bereits archivierte E-Mails intelligent verknüpfen

Seine Stärken zeigt das Add-in insbesondere im Zusammenspiel mit bereits archivierten E-Mails. Wurde eine E-Mail bereits automatisch archiviert, erkennt das Outlook AddIn die vorhandene Nachricht. Statt eine zweite Kopie anzulegen, kann das bereits archivierte Dokument mit einem weiteren Kunden-, Projekt- oder Themenordner verknüpft werden.

Ein Beispiel: Eine E-Mail wurde zunächst im persönlichen E-Mail-Archiv eines Mitarbeiters gespeichert. Erst später wird deutlich, dass sie auch für ein laufendes Kundenprojekt relevant ist. Über das AddIn kann die Nachricht zusätzlich dem Projektordner zugeordnet werden, ohne sie erneut abzulegen.

Die E-Mail bleibt damit nur einmal zentral archiviert, ist aber an den Stellen verfügbar, an denen sie im Arbeitsalltag benötigt wird. Das reduziert doppelte Ablagen und sorgt für eine konsistente Dokumentenstruktur.

Berechtigungen bei der Ablage berücksichtigen

Bei der Zuordnung einer E-Mail kann sich verändern, welche Personen auf die Information zugreifen müssen. Das Outlook AddIn berücksichtigt die vorhandenen Berechtigungsstrukturen in docuvita.

Befindet sich eine E-Mail zunächst in einem persönlichen Archiv, ist sie nur für den jeweiligen Benutzer zugänglich. Wird sie anschließend einem Projektordner zugeordnet, können auch die Mitarbeitenden darauf zugreifen, die für diesen Ordner berechtigt sind.

Dadurch folgt der Zugriff automatisch der bestehenden Ablagestruktur. Eine zusätzliche, manuelle Pflege der Berechtigungen ist im beschriebenen Prozess nicht erforderlich.

Einzelne Anhänge separat ablegen

Nicht immer ist die gesamte E-Mail für einen Kunden oder ein Projekt relevant. Häufig wird nur ein bestimmter Anhang benötigt – beispielsweise ein Angebot, eine technische Zeichnung oder ein ausgefülltes Formular.

Mit dem AddIn können Sie einzelne E-Mail-Anhänge separat in docuvita ablegen und dem passenden Ordner zuordnen. Die ursprüngliche E-Mail kann parallel archiviert werden. So landet jedes Dokument genau dort, wo es gebraucht wird, ohne dass unnötige Zwischenschritte entstehen.

Für Windows und macOS verfügbar

Das Outlook AddIn steht für Windows und macOS zur Verfügung. Dadurch können Mitarbeitende die Verbindung zwischen Outlook und docuvita unabhängig von ihrer eingesetzten Plattform in den Arbeitsalltag integrieren.

Vorteile des Outlook AddIns für docuvita

Das Outlook AddIn schafft eine direkte Verbindung zwischen dem E-Mail-Postfach und dem zentralen Dokumenten­­management. Relevante Nachrichten und Anhänge werden nicht mehr ausschließlich personenbezogen gespeichert, sondern können strukturiert im passenden Unternehmenskontext abgelegt werden.