Vorteile Digitalisierung - Symbolbild

Formulare begegnen uns überall im Arbeitsalltag. Ob Regieberichte, Urlaubsanträge, IT-Berechtigungen, Bestell- und Beschaffungsprozesse, Mitarbeiterunterweisungen, Unfallanzeigen, Zeiterfassungen, Catering-Aufträge, Prüfvorgänge und vieles mehr. Formulare werden an vielen Stellen im Unternehmen eingesetzt. Doch Hand aufs Herz, wie viele von Ihnen nutzen dafür bereits digitale Formulare?

Was versteht man unter einem digitalen Formular?

Man spricht von digitalen Formularen, wenn der Prozess der Formularverarbeitung, also das Erstellen, das Ausfüllen, das Unterschreiben, die Weiterverarbeitung und die Ablage des Formulars ohne gedrucktes Papier auskommt. Das heißt, Formulare werden erst dann wirklich digital verarbeitet, wenn sie den Computer quasi nie verlassen. Bei Formularen, welche nur am PC erstellt werden, um anschließend ausgedruckt und mit Stift auf Papier ausgefüllt zu werden, spricht man noch nicht von wirklichen digitalen Formularen.

Digitale Formulare? Die Deutschen lieben weiterhin Ihr Papier

Wenn Sie auch noch hauptsächlich oder ausschließlich auf Papierformulare anstatt digitale Formulare setzen, sind Sie in guter Gesellschaft. Im Jahr 2019 lag der durchschnittliche Pro-Kopf-Verbrauch in Deutschland bei 227 Kilogramm Papier. Ungefähr die Hälfte davon entfällt auf Verpackungspapiere und 36 % auf grafische Papiere, wovon ein Großteil auf gedrucktes Papier im Büroalltag entfallen dürfte. Weitere Informationen und Zahlen finden Sie in diesem Artikel des Naturschutzbundes Deutschland e.V. Auch wenn der Verbrauch von grafischem Papier bereits von 119 kg im Jahr 2000 bereits auf 81 kg pro Person in Deutschland gesunken ist, stellt bedrucktes Papier noch immer einen großen Teil des Gesamtverbrauchs an Papier dar.

Warum es Sinn macht über digitale Formulare nachzudenken

Sie werden sich vielleicht fragen, warum Sie über die Einführung von digitalen Formularen nachdenken sollen? Nun, dazu will ich Ihnen gerne ein paar Anregungen geben, insbesondere dazu, wo Papierformulare an Ihre Grenzen stoßen bzw. wo Sie mit digitalen Formularen die Vorteile der Digitalisierung richtig nutzen können. 

1. Aufwändiges Abtippen / Fehlerhafter Übertrag von Formulardaten bei Papierformularen

Nehmen Sie sich ein beliebiges Beispiel für ein Formular aus Ihrem Arbeitsalltag oder suchen Sie sich eines aus der Einleitung dieses Artikels aus. Ob das Formular nun für einen Urlaubsantrag, eine Bestellung, einen Regiebericht, eine Berechtigung in einem Softwaresystem oder sonst etwas anderes verwendet wird ist egal. Meistens wird es so sein, dass die Daten in dem ausgefüllten Formular anschließend wieder abgetippt werden müssen, weil Sie in einem IT-System erfasst werden. Dieses händische Abtippen der Daten ist erstens zeitaufwändig und zweitens fehleranfällig. Gerade wenn Fehler beim Übertragen der Informationen passieren, ist die Fehlersuche und -behebung im Nachhinein sehr mühsam, gerade wenn der Fehler erst nach geraumer Zeit auffällt. Dann muss das Papierformular erst in der Ablage wieder hervorgesucht werden, falls dieses überhaupt irgendwo abgelegt wurde und anschließend der Fehler mühsam händisch korrigiert werden.

Digitale Informationen können maschinell ausgelesen werden

In digitalen Formularen sind die eingetippten Informationen auch wirklich digital hinterlegt. Das bedeutet, dass der Inhalt der Formularfelder wie Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Beträge, Steuersätze, … auch digital auslesbar sind. Die Übertrag des Formulares in andere IT-Systeme kann also vollautomatisch ohne Ihr Zutun erfolgen. Das spart nicht nur nerviges und aufwändiges Abtippen, sondern vermeidet auch Fehler beim Übertrag in das IT-System.

2. Papier ist dumm!

Zugegeben der Titel ist etwas provokant gewählt. Doch wieso stelle ich die Behauptung, dass Papier dumm sei, in den Raum? Nun ein gedrucktes Papierformular kann nur die Informationen wiedergeben, die dem Papier vor dem Ausdruck mitgegeben worden sind oder die nach dem Ausdrucken noch mit einem Stift eingetragen werden. Ok gut – und was heißt das im Umkehrschluss für digitale Formulare? 

Digitale Formulare können selbst denken

Wenn die Informationen digital in das Formular eingetragen werden, sei es am PC, auf dem Smartphone oder Tablet, dann kann ein digitales Formular diese Information sofort prüfen, ergänzen, korrigieren oder auswerten. Ich möchte Ihnen an dieser Stelle ein paar Beispiele geben, damit Sie eine bessere Vorstellung bekommen.
Beispiel 1 – Plausibilitätsprüfungen: Digitale Formulare können mit Intelligenz ausgestattet sein, die bspw. Telefonnummern oder E-Mail-Adressen automatisch auf Plausibilität prüft. Gibt es diese Vorwahl oder ist die Syntax der E-Mail-Adresse gültig?
Beispiel 2 – Automatisches Vervollständigen: Wenn Sie in ein digitales Formular Ihre interne Personalnummer eingeben, dann kann ein Formular mit der entsprechenden Intelligenz direkt Ihre notwendigen persönlichen Daten ergänzen bspw. Vor- und Nachname oder Ihre unternehmenseigene E-Mail-Adresse. Gleiches kann natürlich auch für Produkte und Dienstleistungen funktionieren. So können Sie in einem Bestellformular die Artikelnummer und die gewünschte Menge des Artikels eingeben. Das intelligente Formular ergänzt dann automatisch weitere Artikelstammdaten aus einer verknüpften Datenbank, wie Artikelname und -beschreibung, Einzelpreis, Steuersatz, Gesamtpreis, (evtl. Lieferzeit) und vieles mehr. Das spart Zeit und nervige Abtipperei!
Beispiel 3 – Formeln und Bedingungen: Nutzen Sie auch noch Formulare, um beispielsweise Ihre Stundenerfassung zu machen? Gerade bei Handwerkern, Monteuren und geringfügig beschäftigten Mitarbeiter ist die händische Zeiterfassung auf einem Formular noch sehr verbreitet. Digitale Formulare können auch hier unterstützen, indem sie automatisch die Stunden aufaddieren, Sonn- und Feiertage für die Zeitenbuchung sperren (falls gewünscht) und gerade bei geringfügig Beschäftigten einen Hinweis ausgeben, falls die vereinbarte Arbeitszeit überschritten werden sollte.

Dies waren nur einige wenige Beispiele, wie Ihnen digitale Formulare Arbeit abnehmen und Ihnen so Zeit sparen können. Vielleicht fallen Ihnen selbst noch weitere Beispiele ein. 😉

3. Hilfe! Ich habe mich verschrieben, ich muss was ändern

Sie kennen bestimmt folgende Situation: Sie sind gerade dabei ein Formular auszufüllen und mist … Sie haben sich verschrieben. Manchmal ist das kein Problem, Sie können die falschen Daten durchstreichen und direkt im Formular korrigieren und hoffen, dass die Person, welche Ihr Formular dann bearbeitet, dann noch weiß, was Sie gemeint haben. Oftmals führt aber kein Weg am erneuten Ausdrucken und Ausfüllen der Formulars vorbei. Das alte Formular landet dann in der Tonne. Das ist erstens nervig und zweitens zeitaufwändig.

Digitale Formulare lassen Sie bei Vertippern nicht im Regen stehen

Selbe Situation wie gerade eben. Nur, dass Sie dieses Mal am PC, am Tablet oder Ihrem Smartphone das Formular ausfüllen. Und mist, es passiert wieder. Sie haben sich vertippt. Nur stellt das jetzt kein Problem mehr da, da Sie einfach Ihre Eingaben löschen und neu tippen können. Absolut kein Problem. Mit digitalen Formularen fällt Ihnen nicht mal im Traum ein, das ganze Formular neu ausfüllen zu müssen, sollte mal ein Fehler passieren. 

Auch Änderungen an digitalen Formularen sind kein Problem

Von Zeit zu Zeit müssen Sie Ihre Formulare mal überarbeiten. Etwa weil weitere Angaben nötig sind oder sich Ihr Unternehmenslogo geändert hat. Was auch immer, es muss also eine neue Version her. Bei digitalen Formularen ändern Sie einfach die Formularvorlage und speichern diese ab. Alle Personen, die in Zukunft Ihr Formular benutzen, können sofort mit der aktualisierten Version weiterarbeiten. Bei ausgedruckten Formularen ist das meist nicht so einfach. Diese können zwar auch am Computer geändert und anschließend wieder ausgedruckt werden. Jedoch können Sie in den meisten Fällen fast sicher sein, dass irgendwo im Unternehmen noch die alte Version Ihres Formulars bereits ausdruckt umherschwirrt und auch für einen gewissen Zeitraum weiter genutzt werden wird. 

4. Mit Papierformularen gibt es (fast immer) Medienbrüche

Ein großer Teil der deutschen Erwerbsbevölkerung arbeitet in Büros. Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln arbeiten fast 37 % aller Erwerbstätigen im Büro, das sind knapp 15 Millionen Menschen. Die allermeisten Büroarbeiter dürften an PC-Arbeitsplätzen tätig sein, so wie Sie wahrscheinlich auch, wenn Sie gerade diesen Artikel lesen. 😉 

Uns ist der Umgang mit digitalen Dokumenten also bekannt. Wir schreiben Mails, versenden Termine für Videokonferenzen, bearbeiten Excellisten oder Worddateien. Die wenigsten Menschen dürften darüber nachdenken, ob Sie anstatt einer E-Mail nicht doch lieber einen Brief schreiben. Außer vielleicht eine nette Weihnachts- oder Geburtstagskarte – das will ich gar nicht in Abrede stellen. Aber ansonsten haben wir uns alle an die Vorteile der E-Mail-Kommunikation gewöhnt. Wir schreiben die Mail, tragen den Empfänger ein und senden die E-Mail ab – fertig. Wenn es mehrere Personen bekommen sollen, dann müssen wir nur mehrere Empfänger eintragen. Stellen wir uns die gleiche Situation einmal ohne die moderne E-Mail-Kommunikation vor. 

Briefe statt E-Mails – ist das die Lösung?

Wie würden wir also beginnen? Den Brief per Hand schreiben? Nein, soweit soll es dann doch nicht kommen. Wir setzen uns also an den Computer schreiben den Brief in ein Textverarbeitungsprogramm wie Word und … drucken ihn aus. Nun halten wir den Brief also in Händen. Und jetzt? Den Brief packen wir in ein Kuvert, schreiben handschriftlich Absender und Empfänger drauf, kleben eine Briefmarke dazu und geben den Brief in die Post. Mit Versand- und Rücklaufzeiten können wir eine Antwort erst in einigen Tagen erwarten. Wenn wir mehrere Personen gleichzeitig erreichen wollen, heißt das auch, Brief mehrfach ausdrucken, mehrere Kuverts beschriften und versenden. Heißt nicht nur viel Arbeit, sondern geht auch ins Geld. Sie sehen schon worauf ich hinaus will. Im Leben würde uns heute nicht mehr einfallen, auf den Komfort und die Effizienz der modernen E-Mail-Kommunikation zu verzichten. 

Wieso nicht bei Formularen wenn wir es bei E-Mails längst gewohnt sind?

Im Bereich der Formulare nehmen wir die Mehrarbeit, die uns dadurch entsteht, aber gerne in Kauf. Für die meisten ist es noch selbstverständlich, Formulare auszudrucken, um sie zu auszufüllen oder zumindest zu unterschreiben, um danach die ausgefüllten Formulardaten wieder an anderer Stelle händisch am PC zu erfassen. Gerade wenn man den Vergleich zum Thema „E-Mail / Brief“ zieht, dann merken wir schnell, dass das nicht wirklich effizient ist. 

5. Digitale Fomulare sind multimedial

Ich habe am Anfang dieses Artikels schon die etwas provozierende Aussage getätigt, dass Papier dumm sei. Nun das ist zugegebenermaßen etwas überspitzt formuliert, doch einen wahren Kern hat die Aussage trotzdem. Papier ist aufgrund seiner Eigenschaften ein statisches Medium, kann also keine dynamischen Inhalte anzeigen. 

Bilder, Ton, Videos, Standorte – in digitalen Formularen kein Problem

Digitale Formulare sind hinsichtlich des darstellbaren Inhalts nicht so beschränkt wie Papierformulare. In besonders ausgereiften digitalen Formularen können Sie sogar Bilder aufnehmen und direkt in das Formular einfügen. Das kann beispielsweise für Handwerker interessant sein, um die geleistete Arbeit für die Abnahme zu dokumentieren. Dann hat der Kunde die jeweiligen Bilder direkt in dem Formular, welches er dann auch gleich digital unterschreiben kann. Bilder eignen sich auch hervorragend bei der Prüfung von technischen Anlagen, etwa um Schäden zu dokumentieren. Auch die Erfassung von Standorten über GPS lässt sich in digitalen Formularen wunderbar abbilden. Anhand des Standortes können Sie zum Beispiel automatisch die Adresse eines Kunden ausfüllen lassen. 

6. Die digitale Unterschrift ist die Königsdisziplin von digitalen Formularen

In vielen Betrieben und Unternehmen werden auch heute schon Formulare nicht mehr komplett händisch, sondern bereits teilweise am PC ausgefüllt. Doch ein Problem haben bisher fast alle Unternehmen, weshalb die meisten Unternehmen noch nicht auf komplett digitale Formulare umgestiegen sind – die Unterschrift. Die Unterschrift ist wohl auch einer der wenigen Inhalte, die wir auf fast jedem Formular finden. Daher heißt es dann auch bei Unternehmen, in denen Formulare schon (teilweise) am PC, Tablet oder Smartphone ausgefüllt werden, vor der Unterschrift – ausdrucken. Und da haben wir wieder unseren Medienbruch, den wir eigentlich vermeiden wollten. Aber ich habe Ihnen ja eingangs gesagt, dass wir erst dann von wirklichen digitalen Formularen sprechen, wenn diese den PC quasi nie verlassen. Das heißt, wir müssen auch die Unterschrift digital hinbekommen. 

Unterschreiben benötigt mehr Zeit als man denkt

Es mag für Sie im ersten Augenblick vielleicht nicht nach viel Mehraufwand klingen, ein Formular nochmal auszudrucken, um es zu unterschreiben. Doch wenn man die zusätzlich benötigte Zeit nur für diesen Vorgang ehrlich zusammenrechnet, dann fällt das gerade bei einer größeren Anzahl an Formularen ganz schön ins Gewicht. Denn oftmals ist es nicht nur das reine Ausdrucken und Unterschreiben des Formulares. Unterschriften müssen gerade bei IT-Berechtigungen, Kaufverträgen, Urlaubsanträgen und vielen anderen Formularen, welche in irgendeiner Art und Weise eine Freigabe benötigen, von Dritten wie Vorgesetzten oder Kunden eingeholt werden. Das heißt, das ausgedruckte Dokument wandert in die (Haus-)Post, der Dritte unterschreibt es und erst einige Tage / Wochen später kommt das unterschriebene Dokument wieder zurück und kann dann weiterverarbeitet werden. 

Digitale Unterschriften sind in der Formularlösung engravio kinderleicht

Aber wie schaffen es wir nun die Königsdisziplin der digitalen Unterschrift zu meistern auf dem Weg zu einer vollständig digitalen Formularverarbeitung? Nun schauen wir uns es gerne an unserer Formularlösung engravio an. Dort können wir Formulare vollständig digital befüllen, auf Wunsch werden bspw. Kunden- oder Materialstammdaten auch aus einer externen Datenbank automatisch vorbefüllt. Die integrierte Fotofunktion dokumentiert beispielsweise Schäden. Und wie funktioniert die digitale Unterschrift? Ganz einfach, mit Stift, Finger oder Maus, direkt auf Ihrem digitalen Endgerät. Am besten funktioniert das natürlich auf Touchscreens bei Tablets oder Smartphones. Sie können Ihre Formulare auch bequem als Link in einer E-Mail verschicken. Ihr Kunde kann das Formular dann direkt auf seinem Endgerät ausfüllen und unterschreiben. Für den Kunden funktioniert das alles bequem im Browser. Der Kunde benötigt dafür keine eigene Software. Der Umgang mit engravio ist so einfach wie das Ausfüllen eines gewöhnlichen PDF-Formulars.

Digitale Formulare mit engravio können noch viel mehr

Ihre Mitarbeiter können in engravio mit der eigenen App auch komplett offline arbeiten. Das eignet sich beispielsweise super, wenn Ihre Monteure beim Kunden vor Ort sind, um da beispielsweise eine technische Anlage zu warten oder zu prüfen. Die Formularerstellung funktioniert in engravio auch ganz einfach mit einem gewöhnlichen Text-Editor wie LibreOffice oder OpenOffice. Das wird Ihre Mitarbeiter freuen, da jeder im Büro den Umgang mit Text-Editoren bereits gewohnt ist und sich somit nicht umstellen muss. Bestehende PDF-Formulare können Sie darüber hinaus einfach in engravio weiterverwenden. 

Hört sich das für Sie interessant an?

Dann buchen Sie doch ganz unverbindlich und kostenlos ein Beratungsgespräch bei Gerd Schäffer, unser Spezialist für digitale Formulare. Gerd Schäffer freut sich bereits auf Sie. 

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