Digitale Rechnungsverarbeitung

aidex – Der Rechnungsworkflow für Unternehmen – Rechnungen einfach digitalisieren

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Digitale Rechnungsverarbeitung in faktur:box®

Die Lösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung aidex automatisiert die Rechnungsprüfung und Freigabe von eingehenden Belegen und steuert den gesamten Prozess vom Eingang der Rechnung bis zur Übergabe in die Buchhaltung. aidex ist Teil der Digitalisierungsplattform faktur:box®. faktur:box® bietet Ihnen alle notwendigen Funktionalitäten zur komfortablen Verarbeitung und Verwaltung Ihrer Belege und Dokumente und lässt sich ganz individuell auf Ihre Wünsche konfigurieren, sodass Sie nur das bezahlen, was Sie tatsächlich brauchen.

Digitale Rechnungsverarbeitung: Ihr Rechnungsmanager stellt sich vor

aidex (Artificial Intelligence Document Extraction) ist die fortschrittliche Digitalisierungsplattform für Ihr Belegwesen und damit die ideale Lösung für Ihre digitale Rechnungsverarbeitung. aidex erkennt die Inhalte von Eingangsbelegen (i.d.R. Rechnungen aber auch Auftragsbestätigungen und Lieferscheine) und liest diese automatisiert aus, um sie anschließend in einem standardisierten Workflow zu prüfen, freizugeben und zu archivieren. Die Belege werden dabei mit den erkannten Metadaten angereichert, Lieferanten zugeordnet und nach Verarbeitung automatisch archiviert.

Ablauf der digitalen Rechnungsverarbeitung mithilfe der Lösung aidex

Eingangsbelege – z.B. Rechnungen – können von Ihren Lieferanten direkt per Mail an Sie geschickt und vom System automatisch empfangen und verarbeitet werden. Papierrechnungen werden gescannt und so ebenfalls von Anfang an digital verarbeitet. So werden Medienbrüche vermieden und die Abläufe erheblich beschleunigt. Der Datenaustausch mit Ihrem ERP-System ist mittels standardisierter Schnittstellen möglich. Das System ist in den Varianten aidex:p und aidex:q erhältlich. Bei aidex:q lernt die KI direkt von Ihnen und ist sogar in der Lage Positionsdaten aus unterschiedlichen Beleglayouts zur erfassen und zu extrahieren.

Mit dem aidex-System automatisieren Sie nicht nur den Rechnungseingang. Rechnungen bieten naturgemäß ein hohes Automatisierungspotenzial, gleichwohl sind sie eigentlich aber das Ende einer langen Belegkette. Vereinfacht sieht diese in der Regel folgendermaßen aus:

Bestellung beim Lieferanten
Eingang einer Auftragsbestätigung
Lieferung durch den Lieferanten
Berechnung der vorher gelieferten Ware

Das System aidex:q ist sogar in der Lage bei eingehenden Belegen Referenzen, wie beispielsweise Bestell- oder Auftragsnummern zu identifizieren. Damit lassen sich die Belege dann auch in der Warenwirtschaft oder im ERP-System entsprechend zuordnen. Mittels der integrierten aicon-API (REST Schnittstelle) kann aidex die extrahierten Belegdaten an Drittsysteme liefern, und erlaubt es Ihnen so, den Belegprozess weiter zu automatisieren. In Verbindung mit der optionalen und trainierbaren Positionsdatenerkennung steigt das Automatisierungspotenzial noch erheblich weiter. Je nach Struktur der Geschäftsvorfälle und der Datenqualität sind dann sogar sog. „Dunkelbuchungen“ denkbar, ergo eine vollautomatische Verarbeitung.

Die Unterschiede zwischen aidex:p und aidex:q

Das aidex-System bietet zwei Möglichkeiten zur digitalen Rechnungsverarbeitung. Die Basis-Variante aidex:p umfasst die Belegdatenextraktion durch künstliche Intelligenz, sowie alle wichtigen Schritte des Rechnungsworkflows. aidex:q erweitert diesen Standard um eine komfortable, grafische Validierung der Belege, eine künstliche Intelligenz, welche speziell für Ihre Belege lernt und noch einiges mehr.

aidex:p

Belegdatenextration mittels künstlicher Intelligenz
Grafische Prüfung direkt im Belegbild
Prüfung der Rechnungen nach §14 UStG
Rechnerische Belegprüfung
Erkennung und Aussortieren von Duplikaten
Workflows für Rechnungsprüfung und -freigabe
Automatische Ablage der Rechnungen in den Kreditorakten
Verarbeitung elektronischer Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD, XRechnung (gemäß EN 16931)

aidex:q

Alle Funktionen aus aidex:p

+

Spezielle künstliche Intelligenz: Trainierbar auf individuelle Datenbereiche
Positionsdatenextraktion mit MagicGrid
Unbegrenzte Queues für verschiedene Belegarten, Sprachen, Währungen etc.
Erweiterbar um eigene KI (z.B. für andere Dokumenttypen, besondere Beleglayouts)

Alle aidex-Varianten sind kompatibel mit faktur:box®-Archive und dem docuvita DMS.

Digitale Rechnungsverarbeitung mit aidex:q

Übersicht über alle digitalen und digitalisierten Belege nach Eingang in das Cloud DMS faktur:box

Rechnungseingang

Alle Ihre Rechnungen landen digital in Ihrem Rechnungseingangsordner. Originär digitale Rechnung können automatisch importiert (bspw. Extraktion aus E-Mail Anhängen) oder manuell in die faktur:box abgelegt werden. Der Scanner kann so konfiguriert werden, dass Papierrechnungen automatisch im selben Rechnungseingangsordner landen, wie Ihre originär digitalen Belege. Der Workflow zur Belegverarbeitung startet nach Import der Rechnung automatisch mit der Belegdatenerkennung.

Übersicht über alle offenen Workflowaufgaben innerhalb des faktur:box DMS

Rechnungsworkflow

Für jeden Beleg gibt es eine eigene Workflow-Aufgabe. Diese Aufgabe zeigt den aktuellen Status und das nächste ToDo des Beleges innerhalb des Workflows „Belegverarbeitung“. Der jeweils Verantwortliche findet alle noch offenen Rechnungen als Workflow-Aufgaben in einer komfortablen Listenansicht. Ein Klick genügt um eine Aufgabe zu bearbeiten: Sie sehen sofort das Bild der Rechnung und die zugehörigen Daten.

Validierung des erkannten Metadaten nach der Extraktion durch die künstliche Intelligenz

Rechnungsprüfung

Nachdem die Belegdatenextraktion durch die künstliche Intelligenz abgeschlossen ist, bekommen Sie im Dokumentenmanagementsystem eine Benachrichtung durch den Workflow, dass der Beleg zur Validierung bereitsteht. Mit dem aidex:q können Sie das Ergebnis der Extraktion ganz bequem in einer grafischen Oberfläche prüfen.

Prüfung und Freigabe der validierten Rechnung mittels einer Worfklowaufgabe innerhalb des faktur:box DMS

Rechnungsfreigabe

Nach der formalen Validierung folgt die inhaltliche Prüfung durch eine berechtigte Person. Wenn die Rechnung sachlich korrekt ist, kann diese zur Buchung und Zahlung freigegeben werden. Für einen schnellen Überblick sind die extrahierten Rechnungsdaten in tabellarischer Form neben der Belegvorschau angeordnet.

Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung

Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung aidex werden Prozesse im Unternehmen beschleunigt. Hohe Arbeitsaufkommen, die durch die manuelle Verarbeitung von Rechnungen anfallen, werden um ein Vielfaches reduziert. Der standardisierte Workflow ermöglicht Ihnen eine GoBD-konforme Verarbeitung Ihrer Rechnungen. Auch elektronische Rechnungen in Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung können problemlos in dem aidex-Workflow verarbeitet werden.