faktur:box®

Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen –
Belege, Verträge und Dokumente digital organisieren!

faktur:box® – Was ist das?

Übersicht der einzelnen Module der Digitalisierungsplattform faktur:box®.

Die Digitalisierungsplattform faktur:box® bietet Ihnen alle Module und Dienste, um sämtliche Belege und Dokumente in Ihrem Unternehmen komfortabel verwalten zu können. Die Grundlage für faktur:box® bildet ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das DMS können Sie entweder als On-Premise Lösung erwerben oder Sie nutzen unser komfortables Cloud DMS. Darüber hinaus können Sie ganz nach Bedarf das grundlegende DMS um nützliche Services ergänzen, bspw. um eine effiziente Rechnungsverarbeitung, automatische E-Mail-Archivierung oder Verfahrensdokumentation.

Nachfolgend finden Sie einen kurzen Überblick über das grundlegende DMS und die zusätzlichen Module, um faktur:box® ganz auf Ihren Bedarf abstimmen zu können.

Dokumentenmanagement (DMS) – On-Premise oder in der Cloud

Revisionssichere (GoBD-konforme) Archivierung

Die sichere Aufbewahrung aller Dokumente ist die Basis für sämtliche Verarbeitungsprozesse. Die Versionierung jedes Dokuments, ein umfangreiches Regel- und Rechtesystem sowie detaillierte Verlaufsprotokolle sind nur einige der Merkmale, die unser Dokumentenmanagementsystem zum idealen Aufbewahrungsort für Ihre Unternehmensdokumente machen. 

Archiviertes Dokument innerhalb des faktur:box DMS inkl. Ansicht der Dokumentinformationen

Cloud: faktur:box®-Archive

Der Cloud-Dienst faktur:box®-Archive ist innerhalb kurzer Zeit für Sie eingerichtet. Wir kümmern uns dabei um die zuverlässige Bereitstellung Ihres digitalen Archivs und Sie können sich ganz auf die Verwaltung Ihrer Belege und Dokumente konzentrieren. 

GoBD-konforme Archivierung

Cloud-Speicher in Deutschland

kein Verwaltungsaufwand

monatlich kündbar

On-Premise: docuvita 

Das On-Premise DMS docuvita eignet sich für alle Unternehmen, die eine tiefe Verzahnung zwischen dem Dokumentenmanagementsystem und vor- bzw- nachgelagerten Systemen (ERP, FiBu etc.) anstreben. 

GoBD-konforme Archivierung

Individuell an das Unternehmen anpassbar

Nahtlose IT-Integration

Beleg- und Rechnungsverarbeitung

Rechnungseingang

Das Ziel ist eine durchgehend digitale Belegverarbeitung, um Medienbrüche zu vermeiden. Papierbelege werden sofort durch Scan digitalisiert, Belege aus E-Mail-Anhängen automatisch ausgelesen oder von anderen Quellen abgeholt. Sie stehen damit zur Weiterverarbeitung in faktur:box® DMS bzw. docuvita DMS zur Verfügung.

Digitalisierung von Papierbelegen und Abholung von E-Mails inkl. Extraktion der Anhänge

Belegautomation

Nach dem Eingang des Beleges startet die automatische Belegextraktion, also das Erkennen der relevanten Daten. Dabei werden von einer künstlichen Intelligenz Belegdaten (Kreditor, Beträge, Steuersätze, Datumsangaben …) erkannt und für die Weiterverarbeitung ausgelesen und aufbereitet. 

Belegdatenextraktion durch künstliche Intelligenz

Rechnungsprüfung und -freigabe

In der formalen Prüfung werden die im vorigen Schritt ausgelesenen Belegdaten in einer grafischen Oberfläche validiert. Die sachliche Prüfung bzw. Freigabe der Rechnungen wird abhängig von Ihren Unternehmensvorgaben als durchgängiger Prozess umgesetzt. Zum Abschluss werden die Buchungen direkt an die Finanzbuchhaltung übermittelt und die Zahlung per SEPA ausgeführt.

Validierung des erkannten Metadaten nach der Extraktion durch die künstliche Intelligenz

Elektronische Rechnung

ZUGFeRD und XRechnung

Elektronische Rechnungen beinhalten alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Dadurch entfallen zeitintensive manuelle Erfassungs- und Prüfarbeiten komplett. Elektronische Rechnungen generieren laut einer IHK-Studie ein Einsparpotenzial von über 60 %. Ab Ende November 2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes in einem elektronischen Format ausgestellt werden. 

Gegenüberstellung des pdf-Bildes mit dem XML-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung

Workflows

Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse

Neben dem Prozess der Rechnungsverarbeitung können wir für Sie auch noch beliebige andere dokumentenbasierte Geschäftsprozesse (bspw. regelbasiertes Routing von bestimmten Dokumenten) abbilden. Grundlage hierfür ist das leistungsstarke Workflowsystem, das in unserem Dokumentenmanagementsystem integriert ist. 

Generischer Workflow für einen beliebigen dokumentenbasierten Geschäftsprozess

E-Mail-Archivierung

E-Mails GoBD-konform archivieren

E-Mails sind in Ihrer Form als Geschäfts- und Handelsbriefe gemäß den GoBD aufbewahrungspflichtig. Unsere automatische E-Mail Archivierung überwacht Ihre Postfächer und archiviert alle Ihre E-Mails (inkl. deren Anhänge) im Cloud DMS faktur:box®-Archive oder in dem lokal installieren DMS docuvita.

Ablauf der E-Mail Archivierung

Unternehmenswiki

Dokumentation für, Systeme, Prozesse, Projekte, Schulungen, …

Im Unternehmenswiki von faktur:box® können zum einen alle technischen Informationen über das Customizing der verwendeten Module von faktur:box® hinterlegt werden. Zum anderen ist die Dokumentation als offenes Wiki konzipiert – Sie können also auch unabhängig von faktur:box® Ihre Systeme, Prozesse und Arbeitsabläufe dokumentieren. Zum Erstellen von neuen Seiten in Ihrem Wiki benötigen Sie keine Programmierkenntnisse – die Erstellung funktioniert genauso einfach wie das Schreiben eines Word-Dokuments.

Beispiel einer Dokumentation / internes Wiki (Screenshot)

Vertragsmanagement

Digitale Vertragsverwaltung

Behalten Sie mit unserem digitalen Vertragsmanagement den Überblick über alle Ihre laufenden Verträge. Die digitale Vertragsverwaltung bietet Ihnen alle benötigten Informationen und erinnert Sie automatisch an wichtige Ereignisse und Fristen. Damit unterstreichen Sie Ihren professionellen Auftritt gegenüber allen Ihren Vertragspartnern. 

Workflow des Vertragsmanagements in dem Cloud DMS faktur:box

Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation nach GoBD

Jeder Unternehmer ist nach den GoBD dazu verpflichtet eine Verfahrensdokumentation für seine datenverarbeitenden Systeme zu erstellen. Wir bieten allen faktur:box®-Kunden Vorlagen und Unterstützung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation für das eigene Unternehmen an. Die Verfahrensdokumentation hilft Ihnen nicht nur die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen, sondern schafft auch einen wertvollen Überblick über Prozesse und Zuständigkeiten innerhalb Ihres Unternehmens. Daraus können Sie auch direkt Verbesserungspotentiale ableiten und umsetzen.

Beispiel einer Verfahrensdokumentation (Screenshot)

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