faktur:box®

Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen –
Dokumente und Daten digital organisieren!

faktur:box® – Die Digitalisierungsplattform

Mit der Digitalisierungsplattform faktur:box® digitalisieren Sie Ihre Unternehmensprozesse. faktur:box ist modular aufgebaut und bietet verschiedene Komponenten zur umfassenden Digitalisierung Ihres Unternehmens. Die einzelnen Module werden als Cloud-Service angeboten und in deutschen bzw. europäischen Rechenzentren betrieben. Wahlweise ist auch die Installation auf eigenen Servern möglich.

faktur:box ermöglicht Ihnen die wirtschaftliche und passgenaue Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. 

Nachfolgend finden Sie einen kurzen Überblick über die einzelnen Komponenten, um faktur:box ganz auf Ihren Bedarf abstimmen zu können.

Digitale Formulare und Unterschriften

Formulare ohne Medienbrüche

Das Ziel ist es die Verarbeitung von Formularen durch Digitalisierung effizienter zu gestalten. Ausdrucken, Einscannen, Ablegen und Abtippen – Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit Formularen viel Zeit und damit Geld kosten.  Ausfüllen, Barcodes lesen, unterschreiben, ablegen – dies kann alles digital und teilweise automatisch direkt auf jedem Endgerät erfolgen.

Archiviertes Dokument innerhalb des faktur:box DMS inkl. Ansicht der Dokumentinformationen

Digitale Formulare auf allen Endgeräten

Fortgeschrittene Signatur nach eIDAS-Verordnung

Offline Funktionalität für unterwegs

Dokumentenmanagement (DMS) – On-Premise oder in der Cloud

Revisionssichere (GoBD-konforme) Archivierung

Die sichere Aufbewahrung aller Dokumente ist die Basis für sämtliche Verarbeitungsprozesse. Die Versionierung jedes Dokuments, ein umfangreiches Regel- und Rechtesystem sowie detaillierte Verlaufsprotokolle sind nur einige der Merkmale, die unser Dokumentenmanagementsystem zum idealen Aufbewahrungsort für Ihre Unternehmensdokumente machen. 

Archiviertes Dokument innerhalb des faktur:box DMS inkl. Ansicht der Dokumentinformationen

Cloud: faktur:box®-Archive

Der Cloud-Dienst faktur:box®-Archive ist innerhalb kurzer Zeit für Sie eingerichtet. Wir kümmern uns dabei um die zuverlässige Bereitstellung Ihres digitalen Archivs und Sie können sich ganz auf die Verwaltung Ihrer Belege und Dokumente konzentrieren. 

GoBD-konforme Archivierung

Cloud-Dienst aus Deutschland

kein Verwaltungsaufwand

monatlich kündbar

On-Premise: docuvita 

Das On-Premise DMS docuvita eignet sich für alle Unternehmen, die eine tiefe Verzahnung zwischen dem Dokumentenmanagementsystem und vor- bzw- nachgelagerten Systemen (ERP, FiBu etc.) anstreben. 

GoBD-konforme Archivierung

Betrieb im eigenen Rechenzentrum

Nahtlose IT-Integration

Workflows

Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse

Neben dem Prozess der Rechnungsverarbeitung können wir für Sie auch noch beliebige andere dokumentenbasierte Geschäftsprozesse (bspw. regelbasiertes Routing von bestimmten Dokumenten) abbilden. Grundlage hierfür ist das leistungsstarke Workflowsystem, das in unserem Dokumentenmanagementsystem integriert ist. 

Generischer Workflow für einen beliebigen dokumentenbasierten Geschäftsprozess

Rechnungsverarbeitung

Digitale Rechnungsverarbeitung

Das Ziel ist eine durchgehend digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen, um Medienbrüche zu vermeiden. Unsere Lösung holt automatisch Rechnungen aus Ihrem Scanner bzw. E-Mail-Postfach ab und legt die Rechnungen im Dokumentenmanagementsystem ab. Von dort aus extrahiert eine künstliche Intelligenz Belegdaten (Kreditor, Beträge, Steuersätze, Datumsangaben, …) und bereitet diese für die Prüfung und Freigabe auf. In einer grafischen Oberfläche können die erkannten Belegdaten einfach validiert werden. Ein Workflow steuert die weitere Freigabe, welche unternehmensabhängig umgesetzt wird. Zum Schluss können Buchungsstapel direkt an die Finanzbuchhaltung übermittelt und die Zahlung per SEPA ausgeführt werden.

Validierung des erkannten Metadaten nach der Extraktion durch die künstliche Intelligenz

Elektronische Rechungen (ZUGFeRD und XRechnung)

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind der nächste Schritt nach der digitalen Rechnungsverarbeitung. E-Rechnungen beinhalten alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Dadurch entfallen zeitintensive manuelle Erfassungs- und Prüfarbeiten komplett. Elektronische Rechnungen generieren laut einer IHK-Studie ein Einsparpotenzial von über 60 %. Seit Ende November 2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes in einem elektronischen Format ausgestellt werden.

Gegenüberstellung des pdf-Bildes mit dem XML-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung

E-Mail-Archivierung

E-Mails GoBD-konform archivieren

E-Mails sind in Ihrer Form als Geschäfts- und Handelsbriefe gemäß den GoBD aufbewahrungspflichtig. Unsere automatische E-Mail-Archivierung überwacht Ihre Postfächer und archiviert alle Ihre E-Mails (inkl. deren Anhänge) im Cloud DMS faktur:box®-Archive oder in dem lokal installieren DMS docuvita.

Ablauf der E-Mail Archivierung

Vertragsmanagement

Digitale Vertragsverwaltung

Behalten Sie mit unserem digitalen Vertragsmanagement den Überblick über alle Ihre laufenden Verträge. Die digitale Vertragsverwaltung bietet Ihnen alle benötigten Informationen und erinnert Sie automatisch an wichtige Ereignisse und Fristen. Damit unterstreichen Sie Ihren professionellen Auftritt gegenüber allen Ihren Vertragspartnern. 

Workflow des Vertragsmanagements in dem Cloud DMS faktur:box

Unternehmenswiki

Dokumentation für, Systeme, Prozesse, Projekte, Schulungen, …

Im Unternehmenswiki von faktur:box® können zum einen alle technischen Informationen über das Customizing der verwendeten Module von faktur:box® hinterlegt werden. Zum anderen ist die Dokumentation als offenes Wiki konzipiert – Sie können also auch unabhängig von faktur:box® Ihre Systeme, Prozesse und Arbeitsabläufe dokumentieren. Zum Erstellen von neuen Seiten in Ihrem Wiki benötigen Sie keine Programmierkenntnisse – die Erstellung funktioniert genauso einfach wie das Schreiben eines Word-Dokuments.

Beispiel einer Dokumentation / internes Wiki (Screenshot)

Verfahrensdokumentation nach GoBD

Jeder Unternehmer ist nach den GoBD dazu verpflichtet eine Verfahrensdokumentation für seine datenverarbeitenden Systeme zu erstellen. Wir bieten allen faktur:box®-Kunden Vorlagen und Unterstützung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation für das eigene Unternehmen an. Die Verfahrensdokumentation kann ebenso wie alle anderen Dokumentationen im Unternehmenswiki abgebildet werden. Die Verfahrensdokumentation hilft Ihnen nicht nur die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen, sondern schafft auch einen wertvollen Überblick über Prozesse und Zuständigkeiten innerhalb Ihres Unternehmens. Daraus können Sie auch direkt Verbesserungspotentiale ableiten und umsetzen.

Beispiel einer Verfahrensdokumentation (Screenshot)

Webdatenbank

Flexible Webdatenbank zur Abbildung Ihrer Unternehmensprozesse

Die Webdatenbank ist ein flexibles Werkzeug und kann für viele unterschiedliche Zwecke in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden. Wir haben für unsere Kunden bereits ein CRM-System damit umgesetzt, eine umfangreiche Belegautomation (mit Rechnungseingangsbuch) und vieles mehr. Der Low-Code-Ansatz der Webdatenbank ermöglicht eine schnelle und trotzdem passgenaue Umsetzung Ihrer Geschäftsprozesse in der digitalen Welt. 

Ninox Webdatenbank Screenshot

Schnittstellen

faktur:box mit Drittsystemen verknüpfen

Die Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Landschaften stellt eine wichtige Voraussetzung dar, um digitale Prozesse durchgängig im Unternehmen abbilden und damit das volle Potenzial von faktur:box nutzen zu können. Zu einer Vielzahl an gängigen Unternehmensanwendungen gibt es bereits Schnittstellen. Über die Schaltfläche gelangen Sie zu einer Auswahl von Schnittstellen, welche unsere Kunden gerade einsetzen.

Beispiel einer Verfahrensdokumentation (Screenshot)

Prozessautomation

Individuelle Schnittstellen / Geschäftsprozesse über mehrere Softwaresysteme

Für individuelle Anbindungen von Drittsystemen an faktur:box-Module haben wir ebenfalls eine Lösung. Unsere RPA-Lösung (Robotic Process Automation) ermöglicht ebenfalls komplexere Geschäftsprozesse unter Einbeziehung von mehreren Softwaresystemen abzubilden. 

Beispiel einer Verfahrensdokumentation (Screenshot)
Profilbild Gerd Schäffer

Ihr persönlicher Ansprechpartner

Gerd Schäffer

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