Digitales Vertragsmanagment

Digitale Vertragsverwaltung – für Freigaben, Wiedervorlagen und zur Einhaltung von Fristen
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Digitales Vertragsmanagment in faktur:box®

Das digitale Vertragsmanagement ermöglicht Ihnen die Steuerung von Freigabeprozessen sowie die Einhaltung von Vertragsfristen. Die digitale Vertragsverwaltung von faktur:digital ist Teil der Digitalisierungsplattform faktur:box®. faktur:box® bietet Ihnen alle notwendigen Funktionalitäten zur komfortablen Verarbeitung und Verwaltung Ihrer Belege und Dokumente und lässt sich ganz individuell auf Ihre Wünsche konfigurieren, sodass Sie nur das bezahlen, was Sie tatsächlich brauchen.

Digitale Vertragsakte 

Mit der digitalen Vertragsakte können Sie sämtliche Verträge komfortabel und einfach verwalten. Jeder Vertrag bekommt eine eigene, digitale Vertragsakte. In dieser Vertragsakte können Sie zur besseren Strukturierung beliebig viele Ordner anlegen und anschließend die einzelnen Vertragsdokumente in den jeweiligen Vertragsordnern ablegen. 

Digitale Vertragsakte mit den einzelnen Vertragsordnern

Digitale Vertragsakte

Vertragsordner innerhalb einer Vertragsakte

Vertragsordner

Ein Vertragsordner mit den einzelnen Vertragsdokumenten

Vertragsdokumente

Innerhalb der Vertragsakte können Sie neben allgemeinen Angaben die Vertragsart (Dienstleistung, Miete, Kauf, etc.), den Vertragsbeginn, das Vertragsende, sowie Modalitäten zur automatischen Vertragsverlängerung, zur Kündigungsfrist und zur Wiedervorlage angeben. Darüber hinaus können Sie Zuständigkeiten festlegen sowie (sofern erforderlich) eine Abrechnungsperiode definieren. Zusätzlich können Sie jeden Vertrag noch mit einem in faktur:box hinterlegten Kreditor / Debitor verknüpfen.

Die einzelnen Vertragsdokumente können nach bestimmten Dokumenttypen klassifiziert werden. Zudem können auch den Dokumenten direkt Zuständigkeiten zugewiesen werden. Der Freigabestatus auf einem Dokument wird durch einen Workflow gesetzt.

Einhaltung von Vertragsfristen und Steuerung von Vertragsfreigaben

Digitales Vertragsmanagment in faktur:box bietet Ihnen bereits vordefinierte Workflows, welche die zuständigen Personen automatisiert an Vertragsfristen sowie ausstehende Vertragsfreigaben erinnert.

Workflow: Wiedervorlage

Eine Wiedervorlage kann sowohl auf einer Vertragsakte als auch auf einem Vertragsdokument definiert werden. Sobald das Wiedervorlagedatum erreicht wurde, bekommt die zuständige Person eine neue Workflow-Aufgabe in faktur:box zugewiesen. Anschließend kann der Zuständige die Wiedervorlage prüfen und optional eine weitere Wiedervorlage setzen oder die Aufgabe an eine andere Person weiterleiten.

Workflow: Freigabe

Für einzelne Vertragsdokumente können Sie zudem Freigaben definieren. Der zuständige Bearbeiter bekommt dann eine Aufgabe zugeteilt, an welcher das freizugebende Vertragsdokument angeheftet ist. Optional besteht für den Ersteller der Freigabe die Möglichkeit dem Bearbeiter eine Notiz bzw. Nachricht zukommen zu lassen. Der Bearbeiter kann das Dokument dann entweder freigeben, weiterleiten oder stornieren.

Alle Aktivitäten innerhalb der Workflows werden nachvollziehbar an der jeweiligen Vertragsakte bzw. dem entsprechenden Vertragsdokument protokolliert. Alle Dokumente werden zudem versioniert, sodass Sie auch bei inhaltlichen Änderungen eines Dokuments stets Zugriff auf den vollständigen Bearbeitungsverlauf haben und damit einen früheren Zustand jederzeit einsehen bzw. wiederherstellen können. So können Sie im digitalen Vertragsmanagement von faktur:box jederzeit GoBD-konform arbeiten. 

Mit dem digitalen Vertragsmanagement von faktur:box …

behalten Sie immer den Überblick über alle Ihre Verträge

können Sie Ihre Verträge GoBD-konform (revisionssicher) verwalten

verpassen Sie keine Fristen mehr

haben Sie einen klaren Ablauf für die Freigabe von Verträgen

… und vor allem haben Sie mehr Zeit sich um produktive Tätigkeiten zu kümmern!