FORMS
Digitale Formulare

faktur:box Forms: Digitale Formulare für effiziente Dokumentprozesse

FORMS – Digitale Formulare mit faktur:box®

faktur:box Forms (powered by FORMCYCLEXIMA) ermöglicht die durchgehend digitale Verarbeitung von Formularen jeder Art. Ausfüllen, Barcodes lesen, fotografieren, unterschreiben und vieles mehr – all das funktioniert komplett digital. Ob Stundenzettel, Gutachten, Besuchsberichte, Reklamationen, Anträge, Aufträge, Verträge, … alle möglichen Formulare können in faktur:box Forms einfach dargestellt und auf jedem Endgerät komfortabel verarbeitet werden.
Übersicht über die faktur:box Module

Herausforderung: Papierformulare

Formulare sind im Geschäftsleben Alltag. Ob Servicegutachten, Inspektionsberichte, Aufträge, Anträge, Reklamationen, Checklisten, Verträge, Zeiterfassung oder Besuchsberichte. Oftmals wird hier auf Papierformularen gearbeitet, gerade dann, wenn diese am Ende auch noch durch bspw. einen Kunden oder Prüfer unterschrieben werden sollen. Dabei werden Formulare erst ausgedruckt, dann händisch ausgefüllt, wieder eingescannt und abgelegt. Eventuell werden die eingescannten Formulare noch per E-Mail verschickt und die Formulardaten in einer Softwareanwendung oder Excel manuell abgetippt.

Geht das im Jahr 2022 nicht effizienter?

Wir sagen ja – aber machen Sie sich selbst ein Bild …

Formulare ganz einfach digital

Die Erstellung von Formularen in Forms geht kinderleicht per Drag&Drop. Vordefinierte Module für Texteingaben, Auswahlfelder, Checkboxen und viele mehr lassen Sie in Windeseile neue Formulare erstellen. WYSIWYG (What you see is what you get) ist hier das Prinzip. Das heißt, Ihre Formularebausteine werden sofort auf dem fertigen Formular angezeigt. Praktisch, oder?

Verbindungen muss man haben!

Die Anbindung an andere faktur:box Module, Office-Programme oder andere Anwendungen wie ERP, CRM, Warenwirtschaft, Fibu u.a erleichtert Ihre Arbeit ungemein. So können z.B. Teile des Formulars mit den passenden Kundendaten, oder auch mit den Artikeldaten aus dem ERP bereits vorausgefüllt werden. Woher die Daten kommen, entscheiden Sie! Forms verbindet Sie…

Mobiles Arbeiten – Next Level

Ihre Formulare können auf jedem Endgerät und überall (sogar offline) bearbeitet werden – ob beim Kunden vor Ort, auf der Baustelle oder im Laden. Erfassen Sie Daten und lassen Sie Formulare mittels Informationen aus Drittanwendungen wie Excel direkt vorbefüllen.

Vielseitiger als Papier

Forms kann die Kamera Ihres Endgeräts nutzen, um Fotos oder Videos aufzunehmen und direkt ins Formular einzufügen. Dadurch können Sie beispielsweise Schäden oder den aktuellen Zustand eines Objektes dokumentieren. Zusätzlich kann der aktuelle Standort oder sogar Wegstrecken zur Berechnung von Fahrtkosten abgerufen werden.

Digitale Unterschriften

Unterschriften sind auf fast jedem Formular zu finden. Mit Forms können Ihre Mitarbeiter als auch Ihre Kunden Formulare mittels fortgeschrittener Signatur nach eIDAS unterschreiben. Die Unterschrift kann auf allen Endgeräten getätigt werden. Erhöhte Sicherheit bietet eine optionale Bestätigung der Signatur durch einen zweiten Faktor (2FA).

Forms für alle Endgeräte

Formularverarbeitung – digital und mobil. Deshalb gibt es für alle wichtigen Betriebssysteme eigene Apps. Zudem können Formulare komfortabel in jedem Browser ohne dedizierte App ausgefüllt werden.

Forms: Funktionen im Kurzüberblick

  • WYSIWYG-Editor mit einfacher Drag&Drop-Erstellung
  • Responsive Design für wunderschöne Formulare auf allen Endgeräten
  • Workflows so individuell wie Ihre Unternehmen
  • Fortgeschrittene Signatur nach eIDAS-Verordnung direkt auf dem Endgerät
  • Multimedial: Fotos, Videos, Standort, Berechnungen
  • Daten automatisch aus externen Datenquellen (bspw. Excel) laden
  • Umfassender Zugriffsschutz, sodass nur Berechtigte auf Ihre Formulare zugreifen können
  • Anonymisierte Formulare zur Einhaltung von Datenschutzvorschriften
  • in faktur:box – Ökosystem integriert

Forms: Vorteile auf einen Blick

  • Wegfall vieler händischer Tätigkeiten (Erfassen / Abtippen von Daten, Ablage / Weiterleitung von Papierformularen etc.)
  • Jeder kann Drag&Drop-Formulare einfach erstellen, keine IT-Spezialisten erforderlich
  • Automatisierung des Formularprozesses: Formulare können aus externen Datenquellen automatisch befüllt und mittels eines Workflows direkt weiterverarbeitet werden
  • erleichtert mobiles Arbeiten – alle Formulare und Informationen sind jederzeit in den Apps abrufbar (auch offline)
  • Schnell zu implementieren: keine wochenlangen Vorlaufzeiten bis produktiv gearbeitet werden kann
  • Anbindung von weiteren Systemen ist einfach über faktur:box Robot möglich – damit der Austausch zwischen Ihren Systemen reibungslos funktioniert
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