Elektronische Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)

Das Rechnungsformat der Zukunft – Stellen Sie bereits jetzt auf den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen um

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Elektronische Rechnung in faktur:box®

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) vereinfachen den Rechnungsaustausch immens. Zeitaufwändige Arbeiten wie Rechnungsdigitalisierung und formale Rechnungsprüfung entfallen nahezu komplett. Mit der Digitalisierungsplattform faktur:box® können Sie bereits jetzt elektronische Rechnungen versenden und empfangen. faktur:box® bietet Ihnen alle notwendigen Funktionalitäten zur komfortablen Verarbeitung und Verwaltung Ihrer Belege und Dokumente und lässt sich ganz individuell auf Ihre Wünsche konfigurieren, sodass Sie nur das bezahlen, was Sie tatsächlich brauchen.

Aktuelle Informationen und Rechtslage zu elektronischen Rechnungen

Im September 2017 verabschiedete die Bundesregierung die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO). Darin wird die Abrechnung von Leistungen nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen geregelt. Die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber soll demnach in Zukunft nur noch elektronisch erfolgen. Seit dem 18. April 2020 müssen alle Auftraggeber der öffentlichen Hand auf Bundes-, Landes-, und kommunaler Ebene elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten.

Die erste wichtige Frist ist der der 27. November 2020, ab diesem Datum sind alle Rechnungsteller verpflichtet, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Alle Rechnungen, die ab diesem Datum nicht dem deutschen Standard für elektronische Rechnungen (XRechnung) entsprechen, werden ab diesem Tag nicht mehr bezahlt. Einzige Ausnahmen von dieser Regelung sind Direktaufträge bis zu einer Höhe von 1.000 € nach § 3 Absatz 3 der E-Rech-VO, geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten nach § 8 sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland sowie für Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
Für die Bundesländer gibt es momentan keine einheitliche Gesetzeslage, die Modalitäten und Fristen beim Thema elektronische Rechnung unterscheiden sich von Land zu Land. Eine aktuelle Übersicht zum Umsetzungsstand in den Ländern finden Sie beim Verband elektronische Rechnung. Genauere Informationen erhalten Sie an den jeweils dafür zuständigen Stellen in Ihrem Bundesland.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, welcher nach genauen Vorgaben elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Die Vorgaben für die Erstellung dieses Datensatzes sind in der europäischen Norm EN 16931 festgehalten. Das Rechnungsformat muss zudem eine automatische und elektronische Weiterverarbeitung der Rechnung ermöglichen. Eine simple pdf-Rechnung ist KEINE elektronische Rechnung. 

Die nationale Umsetzung von EN 16931 hat in dem deutschen Format XRechnung gemündet. Die XRechnung enthält alle relevanten Rechnungsinformationen in einem maschinenlesbaren Format. Damit die XRechnung auch von einem Menschen gelesen werden kann, bedarf es einer speziellen Software. Neben der XRechnung gibt es noch das ebenfalls sehr bekannte ZUGFeRD-Format aktuell in der Version 2.1, welches ebenfalls alle Anforderungen aus EN 16931 erfüllt. Der große Vorteil des Formates ZUGFeRD gegenüber der XRechnung ist, dass neben dem maschinenlesbaren Teil der Rechnung auch noch ein pdf-Bild enthalten ist. Dieses pdf-Bild macht die ZUGFeRD-Rechnung im Gegensatz zur XRechnung für den Menschen direkt lesbar.

XRechnung

Auszug aus der XML-Datei einer elektronischen Rechung im Format XRechnung

ZUGFeRD

Gegenüberstellung des pdf-Bildes einer elektronischen Rechnung mit dem XML-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung

Was ist der Vorteil von elektronischen Rechnungen?

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Zeitersparnis

Das Bundesinnenministerium hat im Jahr 2013 zusammen mit der Goethe-Universität eine Erhebung über die Potentiale des elektronischen Rechnungsaustausches durchgeführt. Dabei wurde u.a. die Dauer der Rechnungsverarbeitung vom Eingang der Rechnung in das Unternehmen bis zur Freigabe und Zahlung analysiert – mit dem Ergebnis:

  • Papierrechnung: 27 min
  • PDF-Rechnung: 10 min
  • PDF-Rechnung + Kopfdaten: 5 min
  • elektronische Rechnung: 2 min

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Kostenersparnis

Die IHK Südlicher Oberrhein hat in Zusammenarbeit mit dem Buchführungsdienstleister DATEV im Jahr 2015 eine Studie zu den Prozesskosten bei Eingangsrechnungen vom Posteingang bis zur Archivierung (inkl. Transaktionskosten) durchgeführt – mit dem Ergebnis:

  • Papierrechnung: 17,60 €
  • elektronische Rechnung: 6,40 €

Elektronische Rechnungsverarbeitung mit faktur:digital

Unser Firmenname sagt es bereits: Wir konzentrieren uns voll und ganz auf die digitale und elektronische Verarbeitung von Rechnungen. Unsere Lösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung aidex eignet sich ideal für den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen. Ganz egal, ob Sie aktuell noch Papierrechnungen schreiben oder bekommen oder ob Ihre Firma ausschließlich pdf-Rechnungen versendet und empfängt. In beiden Fällen ermöglichen elektronische Rechnungen noch signifikantes Einsparpotenzial.

Support Portal

Empfang
von elektronischen Rechnungen

Unsere digitale Rechnungsverarbeitung aidex kann elektronische Rechnungen automatisch über verschiedene digitale Medien empfangen. Anschließend werden die elektronischen Rechnungsdaten aufbereitet und Ihnen zur sachlichen Prüfung vorgelegt. Die Archivierung und Zahlung der Rechnung und Übergabe in die Buchhaltung erledigt der aidex für Sie zum Abschluss wieder vollautomatisch.

Standardisiert und einfach!

Support Portal

Versand
von elektronischen Rechnungen

Wir können elektronische Rechnungen mit jedem Warenwirtschaftssystem, das bei Ihnen im Einsatz ist, erzeugen. Einzige Voraussetzung dafür ist, dass Ihr Warenwirtschaftssystem die Rechnungsdaten exportiert. Mithilfe dieser Rechnungsdaten können Sie mit unserer Lösung automatisch elektronische Rechnungen generieren, versenden und auch GoBD-konform archivieren.

Flexibel und einfach!