In 6 Schritten zur perfekten, digitalen Ordnerstruktur in Ihrem Unternehmen

Durchschnittlich eine Stunde pro Tag verbringen Büroarbeiter in Westeuropa auf der Suche nach Dokumenten wie eine Studie der IDC zusammen mit Adobe im Jahr 2012 herausgefunden hat. Knapp zwei Stunden pro Woche wird durchschnittlich erfolglos, d.h. ohne das gewünschte Dokument tatsächlich zu finden, nach Dokumenten gesucht. Vermutlich haben Sie dieses Problem auch selbst bei sich im Unternehmen schon bemerkt, sonst hätten Sie wahrscheinlich nicht auf diesen Artikel geklickt. Eine sinnvolle Ordnerstruktur im Unternehmen könnte die Suchzeit auf ein Bruchteil minimieren und Mitarbeiter von einer nervigen und zeitraubenden Suche nach Dokumenten entlasten.

Doch wieso schaffen es die meisten Unternehmen dann nicht, die Ordnerstruktur Ihrer digitalen Ablage so einzurichten, dass Mitarbeiter nicht mehrere Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten verbringen müssen?

Der Effizienzprofi Jürgen Kurz hat dieses Dilemma in einer schönen Aussage zusammengefasst:

Doch wie können wir aus diesem Dilemma ausbrechen und die Ordnerstruktur der digitalen Ablage im Unternehmen endlich auf Vordermann bringen? Vielleicht ist dies sogar der Anfang zur Umsetzung Ihres papierlosen Büros …

Schritt 1: Bewusstsein für die digitale Ablage schaffen

Zu Beginn jeder Veränderung steht die Erkenntnis, dass etwas geändert werden muss. So auch bei der Ordnerstruktur Ihrer digitalen Ablage im Unternehmen. Bringen Sie das Thema also bei Teammeetings oder Mitarbeitergesprächen auf die Agenda. Ich habe Ihnen hier vier wichtige Tipps zusammengefasst, wie Sie diesen Umstrukturierungsprozess in Ihrem Unternehmen starten können:

4 Tipps um Bewusstsein im Unternehmen für die Ordnerstruktur zu erzeugen

• Machen Sie als Erstes den Selbsttest: Wie viel Zeit verbringen Sie in einer typischen Woche auf der Suche nach Dokumenten in Ihrer digitalen Ablage? Versuchen Sie die Zeit ungefähr aufzuschreiben. Es geht hier nicht um die genaue Minutenanzahl, welche Sie jede Woche in Ihrer Ordnerstruktur auf der Suche nach Dokumenten verbringen, sondern viel mehr um ein grobes Gefühl. Notieren Sie sich auch die Anzahl der Dokumente, die Sie auch nach längerer Suche in der Ordnerstruktur Ihres Unternehmens nicht auffinden konnten.
• Stellen Sie Ihre Ergebnisse im nächsten Meeting Ihren Kollegen / Mitarbeitern vor. Fragen Sie auch offen in die Runde, ob die Anderen öfters lange und / oder vergeblich nach Dokumenten in der Ordnerstruktur Ihres Unternehmens suchen. Schlagen Sie ggfs. Ihren Kollegen / Mitarbeitern vor, ebenfalls eine Woche lang ungefähr mitzuschreiben wie lange sie nach Dokumenten suchen?
• Wenn nur wenige oder keine der Kollegen / Mitarbeiter die gleichen Probleme wie Sie haben, könnte das daran liegen, dass nur Teile der Ordnerstruktur Ihres Unternehmens Defizite haben. Vielleicht betrifft es nur eine bestimmte Abteilung oder ein bestimmtes Projekt.
• Machen Sie von Anfang an klar, dass es nicht darum geht einen Schuldigen für die optimierungsbedürftige Struktur in Ihrer digitalen Ablage zu finden, sondern es gemeinsam in Zukunft besser zu machen.

Wenn nun Ihre Kollegen bzw. Mitarbeiter für das Thema digitale Ordnerstruktur im Unternehmen sensibilisiert sind und der Entschluss gefasst wurde die Ordnerstruktur der digitalen Ablage auf Vordermann zu bringen, stellt sich als Nächstes unweigerlich die Frage: Wie und wo sollen wir anfangen?

Schritt 2: Bestandsaufnahme der bisherigen Ordnerstruktur im Unternehmen

In erster Linie soll es bei der Bestandsaufnahme der aktuellen Ordnerstruktur im Unternehmen um geteilte Ablagesysteme, also in Netzlaufwerken, Dokumentenmanagementsystemen etc. gehen. Die eigene digitale Ablagestruktur auf dem Rechner kann jeder selbst strukturieren, wie es einem selbst am besten passt. In dem eigenen Chaos findet man sich selbst meistens doch ganz gut zurecht. Falls Sie Anregungen brauchen, um Ihre private Ablage zu organisieren, sehen Sie sich mal die sehr innovative Herangehensweise von Ubermind an. Aber spätestens wenn mehrere Personen im Unternehmen in der gleichen Ordnerstruktur arbeiten, sind ein paar grundsätzliche Spielregeln für die digitale Ablage unabdingbar. Hier drei wichtige Tipps, wie Sie die Bestandsaufnahme der digitalen Ordnerstruktur im Unternehmen angehen können.

3 Tipps für Ihre Bestandsaufnahme

• Setzen Sie sich mit Ihren Kollegen / Mitarbeitern zusammen. Wie steht es um die digitale Ablage in Ihrem Unternehmen? Können Sie diese sinnvoll restrukturieren? Oder ist es besser die Ordnerstruktur neu aufzubauen und bestehende Dokumente und Dateien zu migrieren?
• Gibt es noch Dokumente / Dateien an anderen Orten, welche auch in die neue Ordnerstruktur integriert werden sollen? Beispielsweise in lokalen Dateisystemen oder auf dem Desktop einzelner Mitarbeiter? Denken Sie hierbei auch an Dokumente, welche Sie eventuell in unterschiedlichen Tools gespeichert haben. Oft sind dies beispielsweise Notiz- oder Planungstools (Evernote, Trello, Confluence etc.)?
• Sollen auch noch Dokumente, welche Sie aktuell nur ausgedruckt in Papierform irgendwo liegen haben, digitalisiert und digital abgelegt werden? Zugegebenermaßen, es macht wahrscheinlich nur in den aller wenigsten Fällen Sinn, sein komplettes Papierarchiv zu digitalisieren. Vielleicht gibt es aber in Ihrem Unternehmen wichtige Dokumente, wie Anleitungen, Betriebsanweisungen, Onboarding-Dokumente für neue Mitarbeiter, welche in die neue digitale Ordnerstruktur integriert werden sollten. Was Sie bei der Digitalisierung von Dokumenten beachten müssen, erfahren Sie hier.

Schritt 3: Eine neue Ordnerstruktur für die digitale Ablage im Unternehmen entwerfen

Wenn Sie mit der Bestandsaufnahme fertig sind, geht es ans Eingemachte. Die Definition einer neuen Ablagestruktur steht an. Nehmen Sie sich zusammen mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern ausreichend Zeit. Ein allgemeingültiges Muster für Ihre neue digitale Ablagestruktur kann ich Ihnen leider nicht geben. Dafür sind die Anforderungen der einzelnen Unternehmen schlicht und ergreifend zu unterschiedlich. Ich habe für Sie aber mal vier wichtige Tipps und Tricks zusammengefasst, sodass die Umstellung für Sie möglichst einfach verläuft.

Das 7-Ordner-System

Für die grundlegende Struktur Ihrer digitalen Ablage hat sich das 7-Ordner-System von Sekretaria bewährt. Dieses System sieht eine dreistufige Ordnerstruktur mit jeweils maximal sieben Ordnern vor. Das bedeutet auf der obersten Hierarchieebene gibt es insgesamt 7 Ordner, in der zweiten Ebene dann 7*7 = 49 Ordner und auf der dritten Ebene dann 7*7*7 = 343 Ordner. Das macht insgesamt dann maximal 399 Ordner in Ihrer digitalen Ablage. Die Beschränkung auf sieben Ordner pro Ebene geht übrigens auf den amerikanischen Psychologen George A. Miller zurück. Laut Miller kann ein Mensch maximal sieben Informationseinheiten auf einmal verarbeiten. Das Limit von sieben Ordnern soll hier nicht als in Stein gemeißelt verstanden werden. Wenn Sie mal ein paar Ordner mehr auf einer Ebene benötigen, ist das auch kein Problem. Orientieren Sie sich aber ungefähr an dieser Zahl. Das hilft Ihnen bei der Anlage von neuen Ordnern mit Bedacht vorzugehen. Sonst beginnt das Problem der ineffizienten Ordnerstruktur in Ihrem Unternehmen wieder von vorne.

Die oberste Ebene der Ordnerstruktur

Auf der obersten Ebene macht beispielsweise eine Einteilung nach Abteilungen / Themengebieten wie Produktion, Vertrieb, Marketing, Finanzen, Personal, IT etc. Sinn. Sie sollten sich zudem Gedanken machen, wie Sie personenbezogene Dateien und Dokumente sinnvoll in Ihre Ordnerstruktur integrieren können. Das betrifft z.B. Adressakten für Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter. Insbesondere auf Kunden- und Lieferantendokumente werden mehrere Fachbereiche zugreifen müssen. Daher macht es Sinn diese in einer eigenen Ordnerstruktur zu hinterlegen und diese nicht den vorher genannten Themengebieten zuzuordnen. Damit vermeiden Sie, dass die einzelnen Abteilungen in Ihrer eigenen Ordnerstruktur anfangen selbst die jeweiligen Dokumente für Kunden / Lieferanten zu hinterlegen. Insbesondere die erste und eventuell auch die zweite Hierarchieebene sollten Sie so wählen, dass diese möglichst unverändert auch über eine längere Zeit bestehen bleiben kann. In der dritten Hierarchieebene sind wir dann schon sehr spezifisch. Hier wird es im Verlauf der Zeit öfter Anpassungen geben. Das macht aber nichts, da wir nun schon auf der (theoretisch) letzten Ebene angekommen sind.

Aktive und passive Ordner

Die zweite und dritte Hierarchieebene der Ordnerstruktur unterscheiden sich schon stärker je nach Unternehmen. Allgemein kann man hier zwischen aktiven und passiven Ordnern unterscheiden. In aktiven Ordnern liegen Dokumente, mit denen tatsächlich gearbeitet wird, bspw. im Überordner Finanzen der Unterordner Eingangsrechnungen. Eingangsrechnungen müssen in der Regel geprüft und freigegeben werden. Deswegen zählen wir Eingangsrechnungen in die aktive Ablage. Passive Ordner dienen der reinen Ablage von Dateien und Dokumenten. In passive Ordner sollen insbesondere jene Dokumente abgelegt werden, welche nur selten zum Zugriff gebraucht werden.

Nummerierung nach Wichtigkeit

Wenn Sie Ihre Dokumente mit einem normalen Dateisystem (bspw. Windows Explorer) verwalten, dann werden diese standardmäßig nach Alphabet sortiert. Alternativ können Sie diese auch nach dem Bearbeitungsdatum sortieren lassen. Ich würde Ihnen hier aber empfehlen Ihre Ordner nach Wichtigkeit mit aufsteigenden Zahlen zu sortieren. So stehen die Ordner, welche für Sie am wichtigsten sind, besonders weit oben. Am wichtigsten sind natürlich all jene Ordner, mit welchen Sie besonders häufig arbeiten. Hier kommt die bereits angesprochene Unterscheidung zwischen aktiven und passiven Ordnern zum Einsatz. So macht es natürlich Sinn, die am meisten genutzten aktiven Ordner mit den niedrigsten Nummern zu versehen. Die passiven Ordnern sind dann mit höheren Nummern weiter unten in der Ordnerstruktur zu finden.

Ordnernummerierung 

Sie werden sich vielleicht fragen, wieso Sie Ihre Ordner nummerieren sollen, wenn Sie doch sowieso nur ca. sieben Ordner auf jeder Ebene anlegen. Die Antwort ist simpel: Mit nummerierten Ordnern bleibt Ihre Ablage auch über längere Zeit in Ihrer Struktur (größtenteils) konstant. Mit der Zeit werden trotz aller Sorgfalt neue Ordner hinzukommen oder auch mal kleinere Änderungen an der Ordnerstruktur gerade in den tieferen Ebenen vorgenommen. Mit einer fortlaufenden Nummerierung können neue Ordner nur ans Ende der bisherigen Ordnerstruktur angefügt werden. Somit bleibt die gewohnte Ordnerstruktur erhalten. Mit einer rein alphabetischen Sortierung würde das nicht funktionieren. Natürlich könnte trotzdem jemand auf die Idee kommen, die Nummerierungen so anzupassen, dass der neue Ordner irgendwo innerhalb der alten digitalen Ablagestruktur eingefügt wird. Aber seien wir mal ehrlich. Diesen Aufwand macht sich keiner.

Ablagesystem innerhalb der Ordnerstruktur festlegen

Vor Beginn der Ablage von Dateien innerhalb der neuen Ordnerstruktur sollten Sie sich noch ein grobes System dazu überlegen. Wenn Sie die erste Ordnerebene nach Abteilungen getrennt haben, dann können Sie sich mit Ihren Kollegen oder Mitarbeitern aus einer Abteilung über die digitale Ablage von Dateien innerhalb der Ordnerstruktur abstimmen. Denken Sie bei der Definition einer Ablagestruktur vor allem an jene Ordner, in welche Dateien von verschiedenen Abteilungen (bspw. Kunden-, Lieferantenordner) zusammenfließen. Um die 7-Ordner-Regel auch bei vielen Kundenordnern einigermaßen einzuhalten, kann es sich lohnen, diese weiter nach bspw. Alphabet zu unterteilen. Es könnte dann beispielsweise einen Ordner „A-C“ geben, in den alle Kunden einsortiert werden, deren Firmenname mit den erwähnten Buchstaben beginnt. Sie können natürlich nicht für alle möglichen Dateitypen eine klare Ablagestruktur festlegen. Vielmehr geht es darum, häufig vorkommende Dateien wie Rechnungen, Datenblätter, Auswertungen etc. klar in der Ordnerstruktur verorten zu können. Versuchen Sie das grobe Ablagekonzept für Dateien, falls möglich, irgendwo schriftlich festzuhalten und prominent in Ihrer Ordnerstruktur abzulegen. Dann können alle Mitarbeiter im Unternehmen bei Bedarf darauf immer wieder zurückgreifen.

Schritt 4: Dateien in die neue Ordnerstruktur umziehen

Sobald Sie mit dem Einrichten der grundlegenden Ordnerstruktur Ihrer digitalen Ablage fertig sind, geht es an die Migration der Dateien. Damit dies möglichst reibungslos und mit wenig Aufwand funktioniert, folgen hier ein paar wichtige Tipps:

Backup der alten Ordnerstruktur erstellen

Bevor Sie anfangen Ihre Dateien in die neue digitale Ablagestruktur umzuziehen, empfiehlt es sich ein Backup von der alten Struktur durchzuführen. Falls bei der Migration Dateien verloren gehen, dann können Sie notfalls immer noch darauf zurückgreifen. Wenn möglich, dann setzen Sie ausschließlich einen lesenden Zugriff auf das Backup. So kann niemand in der alten Ordnerstruktur einfach weiterarbeiten. 

Setzen Sie klare Verantwortlichkeiten

Damit der Umzug möglichst schnell und reibungslos funktioniert, muss jeder wissen, was zu tun ist. Legen Sie deshalb klar fest, wer für welche Teile der Ordnerstruktur beim Umzug verantwortlich ist. 

Nutzen Sie den Umzug um auszumisten

Sie kennen es bestimmt selbst: Die gleiche Datei, einmal mit der Endung „alt“, mit „neu“ oder „final“. Allesamt unterschiedliche Versionen desselben Dokuments. Diese Dateinamensendungen wird man wohl in jeder Ordnerstruktur finden – zugegebenermaßen auch bei uns im Unternehmen, auch wenn wir versuchen es zu vermeiden. Oft ist es gar nicht so leicht nur anhand des Namens herauszufinden, welche der unterschiedlichen Versionen nun die aktuell gültige ist. Nutzen Sie die Zeit des Umzugs, um sich von alten, nicht mehr benötigten Versionen zu trennen. Sie müssen diese Versionen ja nicht einmal löschen. Sie können diese einfach in der alten Ordnerstruktur „zurücklassen“. Im Falle des Falle steht Ihnen ja noch das Backup zur Verfügung. So wird Ihre neue Ordnerstruktur nicht nur aufgeräumter, sondern gleichzeitig auch schlanker.

Schritt 5: Der richtige Umgang mit der neuen Ordnerstruktur im Unternehmen

Damit alle im Unternehmen möglichst lange von der neuen, aufgeräumten Ordnerstruktur profitieren können, lohnt es sich einige Tipps zu befolgen. Ähnlich wie das äußere Erscheinungsbild Ihres Büros sollte auch die digitale Ablagestruktur Ihres Unternehmens stets ordentlich gehalten werden. Sowie der Reinigungsdienst also Ihr Büro sauber hält, sollten Sie und Ihre Kollegen / Mitarbeiter auch Ihre Ordnerstruktur von Zeit zu Zeit aufräumen, dann haben Sie auch lange Spaß daran. 😉

Dateien richtig versionieren

Statt wieder in die Verlegenheit zu kommen, Ihre Dokumente mit Dateinamenendungen wie „neu“ oder „final“ zu garnieren, sollten Sie lieber ein Datum an den Anfang des Dateinamens setzen. Das Datum empfehle ich Ihnen in dem folgenden Format: JJJJ-MM-TT, also bspw. 2021-02-01. Denken Sie bei einstelligen Tag- oder Monatsangaben an die führende Null. Wenn Sie diese Methode befolgen und innerhalb eines Ordners alphabetisch absteigend sortieren, haben Sie die aktuellsten Versionen Ihrer Dateien immer am oberen Ende der Liste. Bevor Sie eine neue Version einer Datei ablegen, überlegen Sie sich, ob Sie die alte Version überhaupt noch benötigen. Falls nicht, können Sie diese auch einfach überschreiben und können so Ihre Ordnerstruktur schlanker halten.

Keine Dateien in der ersten Ordnerstruktur

Sie sollten alle Ihre Dokumente falls möglich immer in der tiefsten Ordnerstruktur ablegen. Grundsätzlich gilt: Dateien auf der obersten Ebene, also neben Ihren Ordnern wie „Finanzen“, „Vertrieb“ etc. abzulegen ist tabu. Auf dieser Ebene gibt es nur Ihre zu Beginn festgelegten Ordner. 

Die Ablagestruktur einhalten

So banal es vielleicht klingen mag, versuchen Sie darüber hinaus einfach Ihre bereits festgelegte Ablagestruktur einzuhalten. Es kann auch hilfreich sein, Ihre Kollegen oder Mitarbeiter daran ab und zu mal zu erinnern. Man verfällt ja leider doch wieder schnell in alte Gewohnheiten.

Ordnerstruktur aktuell halten

Die wenigsten Sachen auf der Welt halten ewig. Die Ordnerstruktur Ihres Unternehmens – Sie werden es schon vermuten – gehört auch nicht zu den ewig haltbaren Dingen. Ab und an werden Änderungen an der Struktur nötig sein. Besonders die unteren Ebenen der Ordnerstruktur, dort wo es dann sehr spezifisch wird, werden regelmäßig erweitert werden. Neue Kunden, neue Produkte oder neue Projekte bringen auch regelmäßig neue Dokumente und Dateien in die digitale Ablage. Versuchen Sie auf den oberen Ebenen Ihrer Ordnerstruktur so wenige Änderungen wie möglich zu machen. Dann werden sich Ihre Kollegen und Mitarbeiter im Unternehmen auch über die Zeit sehr gut und einfach in der Ordnerstruktur zurechtfinden. 

Nicht mehr benötigte Dateien / Ordner löschen oder vorläufig ins Archiv

Damit Ihre Ordnerstruktur nicht durch jahrelange Erweiterungen irgendwann wieder unübersichtlich wird, ist es nötig, alte Dateien auch konsequent zu löschen. Ich weiß, dass viele sich nur ungern endgültig von digitalen Dokumenten trennen wollen, v.a. weil diese nicht wie physisches Papier sichtbar Platz im Archiv benötigen. Wenn Sie Dokumente, welche Sie eigentlich nicht mehr benötigen nicht sofort löschen wollen, dann machen Sie den Umweg über einen Archivordner. Dazu können Sie legen Sie in jedem Unterordner einen einzelnen Archivordner an. Verschieben Sie dahin die nicht mehr benötigten Dokumente. Wenn in einem Archivordner Dateien sind, die seit mindestens einem (halben) Jahr nicht mehr gebraucht wurden, dann löschen Sie diese endgültig. 

Schritt 6: Weniger Aufwand mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Wer die Umstellung auf eine neue Ordnerstruktur im Unternehmen nutzen will, der kann seine digitale Ablage noch effizienter mit einem Dokumentenmanagementsystem organisieren. Ein professionelles Dokumentenmanagement hilft Ihnen die Struktur Ihrer Ablage leichter zu organisieren und einzuhalten. Dokumentenmanagement hilft Ihnen auch beim Einstieg ins papierlose Büro. Hier erfahren Sie 7 wichtige Tipps, worauf Sie bei der Auswahl des Dokumentenmanagementsystems für Ihr papierloses Büro achten sollten. 

Abteilungsübergreifende Ordner in Akten organisieren

Viele Dokumente und Dateien werden nur von bestimmten Personen oder Abteilungen im Unternehmen verwendet. Wir haben bereits festgestellt, dass dies im Normalfall nicht auf Kunden-, Lieferanten- oder Projektdokumente etc. zutrifft. Gerade bei diesen Ordnern kann es bei vielen verschiedenen Kunden sehr schnell unübersichtlich werden, auch wenn wir die Struktur weiter zergliedern. Einige Dokumentenmanagementsysteme bieten für dieses Problem Akten an. Akten befinden sich außerhalb der normalen Ordnerstruktur und sind nur bei Bedarf sichtbar. Sie können sich also die Akte von einem bestimmten Kunden über die Suche anzeigen lassen ohne durch eine lange Liste mit allen Kunden wie in Ihrem Dateisystem scrollen zu müssen.

Versionierung passiert im DMS automatisch

Um den Überblick über die verschiedenen Versionen desselben Dokuments behalten zu können, habe ich Ihnen empfohlen das Datum am Anfang des Dateinamens zu ergänzen. Im Dokumentenmanagementsystem wird stets nur die aktuelle Version in der Liste angezeigt. Alle anderen Versionen sind aber über die Eigenschaften des Dokuments einsehbar. Damit ist auch die Änderungshistorie einfach nachvollziehbar. Das Anlegen einer neuen Version funktioniert übrigens bei den allermeisten Dokumentenmanagementsystemen automatisch, wenn Sie Änderungen am Dokument gemacht haben. Praktisch, oder?

Aktive Ordner werden durch Workflows unterstützt

Die Unterscheidung zwischen aktiven und passiven Ordnern haben wir bereits kennengelernt. Ein DMS kann bspw. die Aufgabe der Eingangsrechnungsverarbeitung mit einem Workflow unterstützen. Ein Workflow verteilt anstehende Aufgaben, wie in diesem Fall Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe automatisch an die beteiligten Personen. Zusätzlich kann ein Rechnungsworkflow mit der automatischen Extraktion von Rechnungsdaten oder der automatischen Generierung eines Buchungsstapels Ihre Arbeit weiter vereinfachen. Das hilft nicht nur Ihre Prozesse zu beschleunigen, sondern macht auch die aktuellen Bearbeitungsstände Ihrer Dokumente transparent und einfach nachvollziehbar.

Vereinfachte Einhaltung der Ablagestruktur

Ein Dokumentenmanagementsystem kann Ihnen sogar dabei helfen, Ihre Dokumente in den richtigen Ordnern Ihrer Struktur abzulegen. Wie das geht? Dieses DMS kann Ihren unterschiedlichen Dokumenten einzelne Dokumenttypen zuordnen. So können Sie nicht mehr versehentlich ein vertrauliches Finanzdokument für alle Mitarbeiter einsehbar in einem öffentlichen Ordner ablegen. Das Setzen von Zugriffsrechten geht mit Dokumenttypen ebenfalls kinderleicht. 

Mit der Volltextsuche entfällt mühseliges Aufräumen

Seien wir ehrlich. Auch wenn wir uns noch so viel Mühe geben, alle hier aufgezählten Tipps einzuhalten, werden mit der Zeit wieder Teile der Ordnerstruktur eines jeden Unternehmens nicht mehr ganz den ursprünglichen Ablageregeln entsprechen. Historisch gewachsen, wie es so schön heißt. Auch wenn man regelmäßig wieder versucht aufzuräumen, lässt sich das nicht vermeiden. Unweigerlich wird man nach gewissen Dokumenten wieder sehr lange in der gewachsenen Ordnerstruktur suchen müssen. Dabei war das schnelle und einfache Auffinden der benötigten Informationen am Anfang doch so schön. Eine im DMS eingebaute Volltextsuche findet für Sie in Sekundenschnelle trotzdem jedes Dokument, egal wie tief sich diese in der digitalen Ablage Ihres Unternehmens auch verstecken mag. Dafür müssen Sie noch nicht einmal den Dateinamen Ihres Dokuments kennen. Die Volltextsuche findet auch beliebigen Textinhalt innerhalb Ihres Dokuments. Damit ist es auch nicht mehr ganz so schlimm, sollten nicht alle Teile Ihrer Ordnerstruktur der anfangs definierten Ablagestruktur entsprechen. Ich empfehle Ihnen aber auch im Falle eines DMS, Ihre gesetzten Regeln zur digitalen Ablage von Dokumenten so weit wie möglich einzuhalten.

Wir sind am Ende

Wenn Sie nun immer noch bei mir sind, haben Sie nun alles Notwendige erfahren, um die Ordnerstruktur in Ihrem Unternehmen auf Vordermann zu bringen. Wenn Sie im Zuge dieser Neuorganisation gleich einen Schritt weiter gehen wollen und Ihre Dokumente künftig nicht nur effizient sondern auch revisionssicher in einem DMS organisieren wollen, schauen Sie mal hier vorbei. Dort sehen Sie, wie Sie in kurzer Zeit zu Ihrem eigenen DMS kommen, ohne sich um den technischen Betrieb oder irgendwelche Installationen kümmern zu müssen. Wenn Sie das Dokumentenmanagementsystem lieber selbst betreiben möchten, dann finden Sie hier alles Weitere.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen einige wichtige Tipps bei der Neustrukturierung Ihrer digitalen Ablage im Unternehmen mitgeben und wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung. 

Kostenloses Beratungsgespräch vom Profi

Wenn Sie gerne weiterführende Tipps für die Einrichtung einer optimalen Ordnerstruktur oder die generelle Organisation von Dokumenten in Ihren Unternehmen haben möchten, dann buchen Sie doch gleich ein kostenloses und ganz unverbindliches Beratungsgespräch mit unserem Dokumentenmanagementprofi Gerd Schäffer. Gerd Schäffer freut sich bereits auf Sie.