Sorgen Sie f├╝r Ordnung in der Ordnerstruktur der digitalen Ablage Ihres Unternehmens

Durchschnittlich eine Stunde pro Tag verbringen B├╝roarbeiter in Westeuropa auf der Suche nach Dokumenten wie eine Studie der IDC zusammen mit Adobe im Jahr 2012 herausgefunden hat. Knapp zwei Stunden pro Woche wird durchschnittlich erfolglos, d.h. ohne das gew├╝nschte Dokument tats├Ąchlich zu finden, nach Dokumenten gesucht. Vermutlich haben Sie dieses Problem auch selbst bei sich im Unternehmen schon bemerkt, sonst h├Ątten Sie wahrscheinlich nicht auf diesen Artikel geklickt. Eine sinnvolle Ordnerstruktur im Unternehmen k├Ânnte die Suchzeit auf ein Bruchteil minimieren und Mitarbeiter von einer nervigen und zeitraubenden Suche nach Dokumenten entlasten.

Doch wieso schaffen es die meisten Unternehmen dann nicht, die Ordnerstruktur Ihrer digitalen Ablage so einzurichten, dass Mitarbeiter nicht mehrere Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten verbringen m├╝ssen?

Der Effizienzprofi J├╝rgen Kurz hat dieses Dilemma in einer sch├Ânen Aussage zusammengefasst:

„Keiner hat die Zeit zum Aufr├Ąumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen“

Doch wie k├Ânnen wir aus diesem Dilemma ausbrechen und die Ordnerstruktur der digitalen Ablage im Unternehmen endlich auf Vordermann bringen? Vielleicht ist dies sogar der Anfang zur Umsetzung Ihres papierlosen B├╝ros …

Schritt 1: Bewusstsein f├╝r die digitale Ablage schaffen

Zu Beginn jeder Ver├Ąnderung steht die Erkenntnis, dass etwas ge├Ąndert werden muss. So auch bei der Ordnerstruktur Ihrer digitalen Ablage im Unternehmen. Bringen Sie das Thema also bei Teammeetings oder Mitarbeitergespr├Ąchen auf die Agenda. Ich habe Ihnen hier vier wichtige Tipps zusammengefasst, wie Sie diesen Umstrukturierungsprozess in Ihrem Unternehmen starten k├Ânnen:

4 Tipps um Bewusstsein im Unternehmen f├╝r die Ordnerstruktur zu erzeugen

  • Machen Sie als Erstes den Selbsttest: Wie viel Zeit verbringen Sie in einer typischen Woche auf der Suche nach Dokumenten in Ihrer digitalen Ablage? Versuchen Sie die Zeit ungef├Ąhr aufzuschreiben. Es geht hier nicht um die genaue Minutenanzahl, welche Sie jede Woche in Ihrer Ordnerstruktur auf der Suche nach Dokumenten verbringen, sondern viel mehr um ein grobes Gef├╝hl. Notieren Sie sich auch die Anzahl der Dokumente, die Sie auch nach l├Ąngerer Suche in der Ordnerstruktur Ihres Unternehmens nicht auffinden konnten.
  • Stellen Sie Ihre Ergebnisse im n├Ąchsten Meeting Ihren Kollegen / Mitarbeitern vor. Fragen Sie auch offen in die Runde, ob die Anderen ├Âfters lange und / oder vergeblich nach Dokumenten in der Ordnerstruktur Ihres Unternehmens suchen. Schlagen Sie ggfs. Ihren Kollegen / Mitarbeitern vor, ebenfalls eine Woche lang ungef├Ąhr mitzuschreiben wie lange sie nach Dokumenten suchen?
  • Wenn nur wenige oder keine der Kollegen / Mitarbeiter die gleichen Probleme wie Sie haben, k├Ânnte das daran liegen, dass nur Teile der Ordnerstruktur Ihres Unternehmens Defizite haben. Vielleicht betrifft es nur eine bestimmte Abteilung oder ein bestimmtes Projekt.
  • Machen Sie von Anfang an klar, dass es nicht darum geht einen Schuldigen f├╝r die optimierungsbed├╝rftige Struktur in Ihrer digitalen Ablage zu finden, sondern es gemeinsam in Zukunft besser zu machen.

Wenn nun Ihre Kollegen bzw. Mitarbeiter f├╝r das Thema digitale Ordnerstruktur im Unternehmen sensibilisiert sind und der Entschluss gefasst wurde die Ordnerstruktur der digitalen Ablage auf Vordermann zu bringen, stellt sich als N├Ąchstes unweigerlich die Frage:┬áWie und wo sollen wir anfangen?

Schritt 2: Bestandsaufnahme der bisherigen Ordnerstruktur im Unternehmen

In erster Linie soll es bei der Bestandsaufnahme der aktuellen Ordnerstruktur im Unternehmen um geteilte Ablagesysteme, also in Netzlaufwerken, Dokumentenmanagementsystemen etc. gehen. Die eigene digitale Ablagestruktur auf dem Rechner kann jeder selbst strukturieren, wie es einem selbst am besten passt. In dem eigenen Chaos findet man sich selbst meistens doch ganz gut zurecht. Falls Sie Anregungen brauchen, um Ihre private Ablage zu organisieren, sehen Sie sich mal die sehr innovative Herangehensweise von Ubermind an.┬áAber sp├Ątestens wenn mehrere Personen im Unternehmen in der gleichen Ordnerstruktur arbeiten, sind ein paar grunds├Ątzliche Spielregeln f├╝r die digitale Ablage unabdingbar.┬áHier drei wichtige Tipps, wie Sie die Bestandsaufnahme der digitalen Ordnerstruktur im Unternehmen angehen k├Ânnen.

3 Tipps f├╝r Ihre Bestandsaufnahme

  • Setzen Sie sich mit Ihren Kollegen / Mitarbeitern zusammen. Wie steht es um die digitale Ablage in Ihrem Unternehmen? K├Ânnen Sie diese sinnvoll restrukturieren? Oder ist es besser die Ordnerstruktur neu aufzubauen und bestehende Dokumente und Dateien zu migrieren?
  • Gibt es noch Dokumente / Dateien an anderen Orten, welche auch in die neue Ordnerstruktur integriert werden sollen? Beispielsweise in lokalen Dateisystemen oder auf dem Desktop einzelner Mitarbeiter? Denken Sie hierbei auch an Dokumente, welche Sie eventuell in unterschiedlichen Tools gespeichert haben. Oft sind dies beispielsweise Notiz- oder Planungstools (Evernote, Trello, Confluence etc.)?
  • Sollen auch noch Dokumente, welche Sie aktuell nur ausgedruckt in Papierform irgendwo liegen haben, digitalisiert und digital abgelegt werden? Zugegebenerma├čen, es macht wahrscheinlich nur in den allerwenigsten F├Ąllen sind, sein komplettes Papierarchiv zu digitalisieren. Vielleicht gibt es aber in Ihrem Unternehmen wichtige Dokumente, wie Anleitungen, Betriebsanweisungen, Onboarding-Dokumente f├╝r neue Mitarbeiter, welche in die neue digitale Ordnerstruktur integriert werden sollten.

Schritt 3: Eine neue Ordnerstruktur f├╝r die digitale Ablage im Unternehmen entwerfen

Wenn Sie mit der Bestandsaufnahme fertig sind, geht es ans Eingemachte. Die Definition einer neuen Ablagestruktur steht an. Nehmen Sie sich zusammen mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern ausreichend Zeit. Ein allgemeing├╝ltiges Muster f├╝r Ihre neue digitale Ablagestruktur kann ich Ihnen leider nicht geben. Daf├╝r sind die Anforderungen der einzelnen Unternehmen schlicht und ergreifend zu unterschiedlich. Ich habe f├╝r Sie aber mal vier wichtige Tipps und Tricks zusammengefasst, sodass die Umstellung f├╝r Sie m├Âglichst einfach verl├Ąuft.

Das 7-Ordner-System

F├╝r die grundlegende Struktur Ihrer digitalen Ablage hat sich das 7-Ordner-System┬ávon Sekretaria bew├Ąhrt. Dieses System sieht eine dreistufige Ordnerstruktur mit jeweils maximal sieben Ordnern vor. Das bedeutet auf der obersten Hierarchieebene gibt es insgesamt 7 Ordner, in der zweiten Ebene dann 7*7 = 49 Ordner und auf der dritten Ebene dann 7*7*7 = 343 Ordner. Das macht insgesamt dann maximal 399 Ordner in Ihrer digitalen Ablage. Die Beschr├Ąnkung auf sieben Ordner pro Ebene geht ├╝brigens auf den amerikanischen Psychologen George A. Miller zur├╝ck. Laut Miller kann ein Mensch maximal sieben Informationseinheiten auf einmal verarbeiten. Das Limit von sieben Ordnern soll hier nicht als in Stein gemei├čelt verstanden werden. Wenn Sie mal ein paar Ordner mehr auf einer Ebene ben├Âtigen, ist das auch kein Problem. Orientieren Sie sich aber ungef├Ąhr an dieser Zahl. Das hilft Ihnen bei der Anlage von neuen Ordnern mit Bedacht vorzugehen. Sonst beginnt das Problem der ineffizienten Ordnerstruktur in Ihrem Unternehmen wieder von vorne.

Die oberste Ebene der Ordnerstruktur

Auf der obersten Ebene macht beispielsweise eine Einteilung nach Abteilungen / Themengebieten wie Produktion, Vertrieb, Marketing, Finanzen, Personal, IT etc. Sinn. Sie sollten sich zudem Gedanken machen, wie Sie personenbezogene Dateien und Dokumente sinnvoll in Ihre Ordnerstruktur integrieren k├Ânnen. Das betrifft z.B. Adressakten f├╝r Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter. Insbesondere auf Kunden- und Lieferantendokumente werden mehrere Fachbereiche zugreifen m├╝ssen. Daher macht es Sinn diese in einer eigenen Ordnerstruktur zu hinterlegen und diese nicht den vorher genannten Themengebieten zuzuordnen. Damit vermeiden Sie, dass die einzelnen Abteilungen in Ihrer eigenen Ordnerstruktur anfangen selbst die jeweiligen Dokumente f├╝r Kunden / Lieferanten zu hinterlegen. Insbesondere die erste und eventuell auch die zweite Hierarchieebene sollten Sie so w├Ąhlen, dass diese m├Âglichst unver├Ąndert auch ├╝ber eine l├Ąngere Zeit bestehen bleiben kann. In der dritten Hierarchieebene sind wir dann schon sehr spezifisch. Hier wird es im Verlauf der Zeit ├Âfter Anpassungen geben. Das macht aber nichts, da wir nun schon auf der (theoretisch) letzten Ebene angekommen sind.

Aktive und passive Ordner

Die zweite und dritte Hierarchieebene der Ordnerstruktur unterscheiden sich schon st├Ąrker je nach Unternehmen. Allgemein kann man hier zwischen aktiven und passiven Ordnern unterscheiden. In aktiven Ordnern liegen Dokumente, mit denen tats├Ąchlich gearbeitet wird, bspw. im ├ťberordner Finanzen der Unterordner Eingangsrechnungen. Eingangsrechnungen m├╝ssen in der Regel gepr├╝ft und freigegeben werden. Deswegen z├Ąhlen wir Eingangsrechnungen in die aktive Ablage. Passive Ordner dienen der reinen Ablage von Dateien und Dokumenten. In passive Ordner sollen insbesondere jene Dokumente abgelegt werden, welche nur selten zum Zugriff gebraucht werden.

Nummerierung nach Wichtigkeit

Wenn Sie Ihre Dokumente mit einem normalen Dateisystem (bspw. Windows Explorer) verwalten, dann werden diese standardm├Ą├čig nach Alphabet sortiert. Alternativ k├Ânnen Sie diese auch nach dem Bearbeitungsdatum sortieren lassen. Ich w├╝rde Ihnen hier aber empfehlen Ihre Ordner nach Wichtigkeit mit aufsteigenden Zahlen zu sortieren. So stehen die Ordner, welche f├╝r Sie am wichtigsten sind, besonders weit oben. Am wichtigsten sind nat├╝rlich all jene Ordner, mit welchen Sie besonders h├Ąufig arbeiten. Hier kommt die bereits angesprochene Unterscheidung zwischen aktiven und passiven Ordnern zum Einsatz. So macht es nat├╝rlich Sinn, die am meisten genutzten aktiven Ordner mit den niedrigsten Nummern zu versehen. Die passiven Ordnern sind dann mit h├Âheren Nummern weiter unten in der Ordnerstruktur zu finden.

Ordnernummerierung 

Sie werden sich vielleicht fragen, wieso Sie Ihre Ordner nummerieren sollen, wenn Sie doch sowieso nur ca. sieben Ordner auf jeder Ebene anlegen. Die Antwort ist simpel: Mit nummerierten Ordnern bleibt Ihre Ablage auch ├╝ber l├Ąngere Zeit in Ihrer Struktur (gr├Â├čtenteils) konstant. Mit der Zeit werden trotz aller Sorgfalt neue Ordner hinzukommen oder auch mal kleinere ├änderungen an der Ordnerstruktur gerade in den tieferen Ebenen vorgenommen. Mit einer fortlaufenden Nummerierung k├Ânnen neue Ordner nur ans Ende der bisherigen Ordnerstruktur angef├╝gt werden. Somit bleibt die gewohnte Ordnerstruktur erhalten. Mit einer rein alphabetischen Sortierung w├╝rde das nicht funktionieren. Nat├╝rlich k├Ânnte trotzdem jemand auf die Idee kommen, die Nummerierungen so anzupassen, dass der neue Ordner irgendwo innerhalb der alten digitalen Ablagestruktur eingef├╝gt wird. Aber seien wir mal ehrlich. Diesen Aufwand macht sich keiner.

Ablagesystem innerhalb der Ordnerstruktur festlegen

Vor Beginn der Ablage von Dateien innerhalb der neuen Ordnerstruktur sollten Sie sich noch ein grobes System dazu ├╝berlegen. Wenn Sie die erste Ordnerebene nach Abteilungen getrennt haben, dann k├Ânnen Sie sich mit Ihren Kollegen oder Mitarbeitern aus einer Abteilung ├╝ber die digitale Ablage von Dateien innerhalb der Ordnerstruktur abstimmen. Denken Sie bei der Definition einer Ablagestruktur vor allem an jene Ordner, in welche Dateien von verschiedenen Abteilungen (bspw. Kunden-, Lieferantenordner) zusammenflie├čen. Um die 7-Ordner-Regel auch bei vielen Kundenordnern einigerma├čen einzuhalten, kann es sich lohnen, diese weiter nach bspw. Alphabet zu unterteilen. Es k├Ânnte dann beispielsweise einen Ordner „A-C“ geben, in den alle Kunden einsortiert werden, deren Firmenname mit den erw├Ąhnten Buchstaben beginnt. Sie k├Ânnen nat├╝rlich nicht f├╝r alle m├Âglichen Dateitypen eine klare Ablagestruktur festlegen. Vielmehr geht es darum, h├Ąufig vorkommende Dateien wie Rechnungen, Datenbl├Ątter, Auswertungen etc. klar in der Ordnerstruktur verorten zu k├Ânnen. Versuchen Sie das grobe Ablagekonzept f├╝r Dateien, falls m├Âglich, irgendwo schriftlich festzuhalten und prominent in Ihrer Ordnerstruktur abzulegen. Dann k├Ânnen alle Mitarbeiter im Unternehmen bei Bedarf darauf immer wieder zur├╝ckgreifen.

Schritt 4: Dateien in die neue Ordnerstruktur umziehen

Sobald Sie mit dem Einrichten der grundlegenden Ordnerstruktur Ihrer digitalen Ablage fertig sind, geht es an die Migration der Dateien. Damit dies m├Âglichst reibungslos und mit wenig Aufwand funktioniert, folgen hier ein paar wichtige Tipps:

Backup der alten Ordnerstruktur erstellen

Bevor Sie anfangen Ihre Dateien in die neue digitale Ablagestruktur umzuziehen, empfiehlt es sich ein Backup von der alten Struktur durchzuf├╝hren. Falls bei der Migration Dateien verloren gehen, dann k├Ânnen Sie notfalls immer noch darauf zur├╝ckgreifen. Wenn m├Âglich, dann setzen Sie ausschlie├člich einen lesenden Zugriff auf das Backup. So kann niemand in der alten Ordnerstruktur einfach weiterarbeiten.┬á

Alles auf einmal oder doch Schritt f├╝r Schritt?

Den Umzug Ihrer Dokumente von der alten in die neue Ordnerstruktur sollten Sie in einem Rutsch durchf├╝hren. Der Grund daf├╝r ist simpel. Bei einer h├Ąppchenweisen Migration ist die Gefahr gro├č, dass der Umzug der Dateien sich in die L├Ąnge zieht und einfach in der alten digitalen Ablagestruktur weitergearbeitet wird. Geben Sie Ihren Kollegen und Mitarbeitern ca. eine Woche Zeit, um Dateien von der alten in die neue Ordnerstruktur umzuziehen. Setzen Sie dabei eine klare Deadline. Nach dieser Deadline darf jeder im Unternehmen nur noch in der neuen Ordnerstruktur weiterarbeiten.

Setzen Sie klare Verantwortlichkeiten

Damit der Umzug m├Âglichst schnell und reibungslos funktioniert, muss jeder wissen, was zu tun ist. Legen Sie deshalb klar fest, wer f├╝r welche Teile der Ordnerstruktur beim Umzug verantwortlich ist.┬á

Nutzen Sie den Umzug um auszumisten

Sie kennen es bestimmt selbst: Die gleiche Datei, einmal mit der Endung „alt“, mit „neu“ oder „final“. Allesamt unterschiedliche Versionen desselben Dokuments. Diese Dateinamensendungen wird man wohl in jeder Ordnerstruktur finden – zugegebenerma├čen auch bei uns im Unternehmen, auch wenn wir versuchen es zu vermeiden. Oft ist es gar nicht so leicht nur anhand des Namens herauszufinden, welche der unterschiedlichen Versionen nun die aktuell g├╝ltige ist. Nutzen Sie die Zeit des Umzugs, um sich von alten, nicht mehr ben├Âtigten Versionen zu trennen. Sie m├╝ssen diese Versionen ja nicht einmal l├Âschen. Sie k├Ânnen diese einfach in der alten Ordnerstruktur „zur├╝cklassen“. Im Falle des Falle steht Ihnen ja noch das Backup zur Verf├╝gung. So wird Ihre neue Ordnerstruktur nicht nur aufger├Ąumter, sondern gleichzeitig auch schlanker.

Schritt 5: Der richtige Umgang mit der neuen Ordnerstruktur im Unternehmen

Damit alle im Unternehmen m├Âglichst lange von der neuen, aufger├Ąumten Ordnerstruktur profitieren k├Ânnen, lohnt es sich einige Tipps zu befolgen.┬á

Dateien richtig versionieren

Statt wieder in die Verlegenheit zu kommen, Ihre Dokumente mit Dateinamenendungen wie „neu“ oder „final“ zu garnieren, sollten Sie lieber ein Datum an den Anfang des Dateinamens setzen. Das Datum empfehle ich Ihnen in dem folgenden Format: JJJJ-MM-TT, also bspw. 2021-02-01. Denken Sie bei einstelligen Tag- oder Monatsangaben an die f├╝hrende Null. Wenn Sie diese Methode befolgen und innerhalb eines Ordners alphabetisch absteigend sortieren, haben Sie die aktuellsten Versionen Ihrer Dateien immer am oberen Ende der Liste. Bevor Sie eine neue Version einer Datei ablegen, ├╝berlegen Sie sich, ob Sie die alte Version ├╝berhaupt noch ben├Âtigen. Falls nicht, k├Ânnen Sie diese auch einfach ├╝berschreiben und k├Ânnen so Ihre Ordnerstruktur schlanker halten.

Keine Dateien in der ersten Ordnerstruktur

Sie sollten alle Ihre Dokumente falls m├Âglich immer in der tiefsten Ordnerstruktur ablegen. Grunds├Ątzlich gilt: Dateien auf der obersten Ebene, also neben Ihren Ordnern wie „Finanzen“, „Vertrieb“ etc. abzulegen ist tabu. Auf dieser Ebene gibt es nur Ihre zu Beginn festgelegten Ordner.┬á

Die Ablagestruktur einhalten

So banal es vielleicht klingen mag, versuchen Sie dar├╝ber hinaus einfach Ihre bereits festgelegte Ablagestruktur einzuhalten. Es kann auch hilfreich sein, Ihre Kollegen oder Mitarbeiter daran ab und zu mal zu erinnern. Man verf├Ąllt ja leider doch wieder schnell in alte Gewohnheiten.

Ordnerstruktur aktuell halten

Die wenigsten Sachen auf der Welt halten ewig. Die Ordnerstruktur Ihres Unternehmens – Sie werden es schon vermuten – geh├Ârt auch nicht zu den ewig haltbaren Dingen. Ab und an werden ├änderungen an der Struktur n├Âtig sein. Besonders die unteren Ebenen der Ordnerstruktur, dort wo es dann sehr spezifisch wird, werden regelm├Ą├čig erweitert werden. Neue Kunden, neue Produkte oder neue Projekte bringen auch regelm├Ą├čig neue Dokumente und Dateien in die digitale Ablage. Versuchen Sie auf den oberen Ebenen Ihrer Ordnerstruktur so wenige ├änderungen wie m├Âglich zu machen. Dann werden sich Ihre Kollegen und Mitarbeiter im Unternehmen auch ├╝ber die Zeit sehr gut und einfach in der Ordnerstruktur zurechtfinden.┬á

Nicht mehr ben├Âtigte Dateien / Ordner l├Âschen oder vorl├Ąufig ins Archiv

Damit Ihre Ordnerstruktur nicht durch jahrelange Erweiterungen irgendwann wieder un├╝bersichtlich wird, ist es n├Âtig, alte Dateien auch konsequent zu l├Âschen. Ich wei├č, dass viele sich nur ungern endg├╝ltig von digitalen Dokumenten trennen wollen, v.a. weil diese nicht wie physisches Papier sichtbar Platz im Archiv ben├Âtigen. Wenn Sie Dokumente, welche Sie eigentlich nicht mehr ben├Âtigen nicht sofort l├Âschen wollen, dann machen Sie den Umweg ├╝ber einen Archivordner. Dazu k├Ânnen Sie legen Sie in jedem Unterordner einen einzelnen Archivordner an. Verschieben Sie dahin die nicht mehr ben├Âtigten Dokumente. Wenn in einem Archivordner Dateien sind, die seit mindestens einem (halben) Jahr nicht mehr gebraucht wurden, dann l├Âschen Sie diese endg├╝ltig.┬á

Schritt 6: Weniger Aufwand mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Wer die Umstellung auf eine neue Ordnerstruktur im Unternehmen nutzen will, der kann seine digitale Ablage noch effizienter mit einem Dokumentenmanagementsystem organisieren. Ein professionelles Dokumentenmanagement hilft Ihnen die Struktur Ihrer Ablage leichter zu organisieren und einzuhalten. Dokumentenmanagement hilft Ihnen auch beim Einstieg ins papierlose Büro. Hier erfahren Sie 7 wichtige Tipps, worauf Sie bei der Auswahl des Dokumentenmanagementsystems für Ihr papierloses Büro achten sollten. 

Abteilungs├╝bergreifende Ordner in Akten organisieren

Viele Dokumente und Dateien werden nur von bestimmten Personen oder Abteilungen im Unternehmen verwendet. Wir haben bereits festgestellt, dass dies im Normalfall nicht auf Kunden-, Lieferanten- oder Projektdokumente etc. zutrifft. Gerade bei diesen Ordnern kann es bei vielen verschiedenen Kunden sehr schnell un├╝bersichtlich werden, auch wenn wir die Struktur weiter zergliedern. Einige Dokumentenmanagementsysteme bieten f├╝r dieses Problem Akten an. Akten befinden sich au├čerhalb der normalen Ordnerstruktur und sind nur bei Bedarf sichtbar. Sie k├Ânnen sich also die Akte von einem bestimmten Kunden ├╝ber die Suche anzeigen lassen ohne durch eine lange Liste mit allen Kunden wie in Ihrem Dateisystem scrollen zu m├╝ssen.

Versionierung passiert im DMS automatisch

Um den ├ťberblick ├╝ber die verschiedenen Versionen desselben Dokuments behalten zu k├Ânnen, habe ich Ihnen empfohlen das Datum am Anfang des Dateinamens zu erg├Ąnzen. Im Dokumentenmanagementsystem wird stets nur die aktuelle Version in der Liste angezeigt. Alle anderen Versionen sind aber ├╝ber die Eigenschaften des Dokuments einsehbar. Damit ist auch die ├änderungshistorie einfach nachvollziehbar.

Aktive Ordner werden durch Workflows unterst├╝tzt

Die Unterscheidung zwischen aktiven und passiven Ordnern haben wir bereits kennengelernt. Ein DMS kann bspw. die Aufgabe der Eingangsrechnungsverarbeitung┬ámit einem Workflow unterst├╝tzen. Ein Workflow verteilt anstehende Aufgaben, wie in diesem Fall Rechnungspr├╝fung und Rechnungsfreigabe automatisch an die beteiligten Personen. Zus├Ątzlich kann ein Rechnungsworkflow mit der automatischen Extraktion von Rechnungsdaten oder der automatischen Generierung eines Buchungsstapels Ihre Arbeit weiter vereinfachen.┬á

Vereinfachte Einhaltung der Ablagestruktur

Ein Dokumentenmanagementsystem kann Ihnen sogar dabei helfen, Ihre Dokumente in den richtigen Ordnern Ihrer Struktur abzulegen. Wie das geht? Dieses DMS kann Ihren unterschiedlichen Dokumenten einzelne Dokumenttypen zuordnen. So k├Ânnen Sie nicht mehr versehentlich ein vertrauliches Finanzdokument f├╝r alle Mitarbeiter einsehbar in einem ├Âffentlichen Ordner ablegen. Das Setzen von Zugriffsrechten geht mit Dokumenttypen ebenfalls kinderleicht.┬á

Mit der Volltextsuche entf├Ąllt m├╝hseliges Aufr├Ąumen

Seien wir ehrlich. Auch wenn wir uns noch so viel M├╝he geben, alle hier aufgez├Ąhlten Tipps einzuhalten, werden mit der Zeit wieder Teile der Ordnerstruktur eines jeden Unternehmens nicht mehr ganz den urspr├╝nglichen Ablageregeln entsprechen. Historisch gewachsen, wie es so sch├Ân hei├čt. Auch wenn man regelm├Ą├čig wieder versucht aufzur├Ąumen, l├Ąsst sich das nicht vermeiden. Unweigerlich wird man nach gewissen Dokumenten wieder sehr lange in der gewachsenen Ordnerstruktur suchen m├╝ssen. Dabei war das schnelle und einfache Auffinden der ben├Âtigten Informationen am Anfang doch so sch├Ân. Eine im DMS eingebaute Volltextsuche findet f├╝r Sie in Sekundenschnelle trotzdem jedes Dokument, egal wie tief sich diese in der digitalen Ablage Ihres Unternehmens auch verstecken mag. Damit ist es auch nicht mehr ganz so schlimm, sollten nicht alle Teile Ihrer Ordnerstruktur der anfangs definierten Ablagestruktur entsprechen. Ich empfehle Ihnen aber auch im Falle eines DMS, Ihre gesetzten Regeln zur digitalen Ablage von Dokumenten so weit wie m├Âglich einzuhalten.

Wir sind am Ende

Wenn Sie nun immer noch bei mir sind, haben Sie nun alles Notwendige erfahren, um die Ordnerstruktur in Ihrem Unternehmen auf Vordermann zu bringen. Wenn Sie im Zuge dieser Neuorganisation gleich einen Schritt weiter gehen wollen und Ihre Dokumente k├╝nftig nicht nur effizient sondern auch revisionssicher in einem DMS organisieren wollen, schauen Sie mal hier vorbei. Dort sehen Sie, wie Sie in kurzer Zeit zu Ihrem eigenen DMS kommen, ohne sich um den technischen Betrieb oder irgendwelche Installationen k├╝mmern zu m├╝ssen. Wenn Sie das Dokumentenmanagementsystem lieber selbst betreiben m├Âchten, dann finden Sie hier alles Weitere.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen einige wichtige Tipps bei der Neustrukturierung Ihrer digitalen Ablage im Unternehmen mitgeben und w├╝nsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.

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