Homeoffice dank Cloud DMS
ZEW-Studie über Homeoffice
Eines der Dinge, die die Coronapandemie definitiv verändet hat, ist die Sichtweise der Menschen auf ihren Arbeitsplatz. Stichwort – Homeoffice. Das Mannheimer Wirtschaftsforschungsinstitut ZEW hat dazu eine repräsentative Umfrage im Dezember 2021 und Januar 2022 durchgeführt. Befragt wurden ca. 1200 Unternehmen aus dem verarbeitenden Gewerbe und der Informationswirtschaft.
Zum Zeitpunkt der Befragung plante damals fast jedes zweite Unternehmen aus der Informationsbranche seinen Mitarbeitern nach dem Ende der Pandemie 1-2 Tage Homeoffice zu ermöglichen. Im traditionell eher ortsgebundenen verarbeitenden Gewerbe plant ungefähr jedes dritte Unternehmen einem Teil seiner Mitarbeiter nach Pandemieende Homeoffice zu ermöglichen.
Vor der Pandemie war der Anteil derjenigen Unternehmen, die ihren Mitarbeitern das Arbeiten von zuhause aus bereits ermöglichten, in beiden Branchen noch deutlich niedriger.
Weitere Erkenntnisse der ZEW-Befragung zur beschleunigten Entwicklung von hybriden Arbeitsmodellen aufgrund der Pandemie finden Sie hier.
Wie ein Cloud DMS Homeoffice ermöglicht
Damit die Unternehmen in Zukunft ihren Mitarbeitern Homeoffice ermöglichen können, muss das auch mit der IT-Infrastruktur des Betriebes vereinbar sein. Das haben gerade zu Beginn der Pandemie viele Unternehmen schmerzlich erfahren müssen, dass die aktuelle technische Ausstattung ein Arbeiten von zuhause aus nicht so einfach möglich macht.
Für die meisten Büroarbeiter dürfte der reibungslose Zugriff auf die Unternehmensdokumente das wichtigste Kriterium sein, um von zuhause aus arbeiten zu können.
Für den Zugriff auf die Unternehmensdokumente aus dem Homeoffice gibt es verschiedene Möglichkeiten. Ich will Ihnen im Verlauf dieses Beitrags aufzeigen, weshalb ich davon überzeugt bin, dass ein Cloud DMS die erste Wahl sein sollte. Darüber hinaus zeige ich Ihnen die weiteren Vorteile eines Cloud DMS, welche weit über den bloßen Anwendungsfall „Homeoffice“ hinausgehen.
Was ist ein Cloud DMS?
Ok, zugegebenermaßen habe ich Ihre Erwartungshaltung an das Thema „Cloud DMS“ jetzt sehr hoch angesetzt. Doch bleiben Sie bei mir und Sie werden sehen, wieso ich so überzeugt bin und es selbst am Ende hoffentlich auch sein :).
Doch starten wir erstmal mit den Grundlagen. Der Begriff Cloud DMS setzt sich offensichtlich aus den beiden Wörtern „Cloud“ und „DMS“ zusammen. DMS steht hierbei nicht für die Nachrichten in Ihrem Instagram-Postfach, sondern ist die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem. Ein Dokumentenmanagementsystem dient, wie der Name schon vermuten lässt, der Verwaltung Ihrer Unternehmensdokumente. Im Vergleich zu der klassischen Ablage von Dokumenten in einem Laufwerksverzeichnis bietet ein DMS viele Vorteile, auf welche ich im Verlauf dieses Beitrags noch detailliert eingehen werde.
Die Cloud in Cloud DMS beschreibt den Umstand, dass das DMS nicht lokal in Ihrem Unternehmen auf Ihren eigenen Servern installiert wird, sondern durch den DMS-Anbieter zur Verfügung gestellt wird.
Zusammengefasst: Bei einem Cloud DMS nutzen Sie eine Dokumentenverwaltungssoftware als SaaS (Sofware-as-a-Service) – Lösung, die von einen DMS-Anbieter zur Verfügung gestellt wird.
Welchen Nutzen / welche Vorteile bringt mir ein (Cloud) DMS?
Bevor wir uns den spezifschen Vorteile eines Cloud DMS widmen, schauen wir uns zuerst an, was generell ein gutes DMS ausmacht. Wie wir inzwischen schon wissen, dient ein Dokumentenmanagementsystem der Aufbewahrung Ihrer Unternehmensdokumente.
Finden statt Dokumente suchen
Hand aufs Herz. Haben Sie schon mal in der Suchleiste rechts oben in Ihrem Windows Explorer einen Suchbegriff eingegeben? Vermutlich ja – aber können Sie sich daran erinnern mittels dieser Suchfunktion jemals ein Dokument in akzeptabler Zeit gefunden zu haben? Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass ich die Suche oft schon abgebrochen habe, bevor diese fertig war. Einfach aus dem Grund, weil die Windows-Suche im Explorer, d.h. in den Ordnerlaufwerken, einfach extrem langsam ist. Gerade wenn man eine größere Ordnerstruktur mit vielen Unterordnern durchsuchen will, kommt die Suchfunktion im Windows-Explorer schnell an ihre Grenzen.
Mit Volltextsuche in Sekundenschnelle im (Cloud) DMS das gewünschte Dokument finden
Ein DMS setzt genau hier an. Statt dem Fortschrittsbalken in Windows minutenlang bei der Suche nach einem bestimmten Dokument zuzuschauen, dauert die Suche im DMS selbst über Millionen von Dokumenten nur wenige Sekunden. Doch wie ist das möglich?
Der „Zaubertrick“ dahinter ist, dass sowohl der Volltextinhalt Ihres Dokuments wie auch dessen Eigenschaften wie Dokumentname, Dokumentersteller etc. in einem strukturierten Index hinterlegt sind. Dieser Index lässt sich auch bei einer großen Anzahl an Dokumenten sehr schnell nach den gewünschten Begriffen durchsuchen. Und ja, Sie haben richtig gelesen in einem Dokumentenmanagementsystem können sie nicht nur Dokumentnamen, sondern den gesamten Inhalt eines Dokuments durchsuchen. Das Stichwort hier ist die Volltextsuche. Damit finden Sie selbst Wort- oder Satzbestandteile auf Seite 87 Ihrer eingescannten Geschäftsanweisung. Praktisch oder?
Dateinamen-Wirrwarr im Laufwerk: Dateiname_neu, Dateiname_neu_final – kommt Ihnen das bekannt vor?
Kennen Sie das? Sie suchen die aktuelle PowerPoint-Präsentation für die Einführung Ihres neuen Produkts, an der Sie im Team mit mehreren Kollegen zusammenarbeiten? Seit vielen Wochen sitzen Sie mit Ihren Kollegen an der Präsentation. Entsprechend viele Versionen sind entstanden. Wenn alle sich an eine fortlaufende Nummerierung der neuen Versionen halten, ist es auch kein Problem den Überblick zu behalten. Aber sind wir doch mal ehrlich. Gerade wenn wir kurz vor der Abgabe von bestimmten Dokumenten stehen, dann bekommen die Dateinamen keine neuen Versionsnummern mehr. Stattdessen versuchen wir mit „Dateiname_neu“, „Dateiname_final“, „Dateiname_neu_neu“ noch irgendwie den Überblick zu behalten. Ich wette mit Ihnen, ich bin hier nicht der Einzige, dem das bekannt vorkommt. 🙂
Immer auf das aktuelle Dokument zugreifen – Versionierung im (Cloud) DMS
Doch wie kann ein (Cloud) DMS Ihnen hierbei behilflich sein? Ganz einfach: Ein Dokumentenmanagementsystem nimmt Ihnen die lästige Arbeit der Versionsverwaltung von Dokumenten komplett ab. Wenn Sie in einem DMS Dokumente aufrufen, wird Ihnen automatisch immer die neueste Version angezeigt. Alle älteren Versionen des gleichen Dokuments können an dem Dokument über ein separates Menü eingesehen werden. Das heißt, Sie haben nicht 20 mal die gleiche Excel-Liste im DMS wie in einem Laufwerksordner liegen, sondern sehen auf der obersten Ebene nur die aktuellste Version. Praktisch, um ganz einfach den Überblick zu behalten. Somit arbeiten Sie immer automatisch mit der aktuellen Version. Alle vergangenen Versionen werden natürlich aufbewahrt und sind jederzeit einsehbar.
Übrigens: Wenn Sie Änderungen an Ihrem Dokument machen, erstellt das Dokumentenmanagementsystem automatisch eine neue Version Ihres Dokuments. Die alte Version wird selbstverständlich beibehalten. So behalten Sie kinderleicht den Überblick und arbeiten stets mit den aktuellsten Dokumentversionen.
Zugriffsschutz und -kontrolle – Kein Zugriff auf Dokumente ohne Berechtigung
Der Schutz wichtiger Unternehmensinformationen vor neugierigen Augen ist für jeden Betrieb elementar wichtig. Lohnabrechnungen der Mitarbeiter, Haushaltsplanungen, Produktionsverfahren für Ihre Produkte, … All das sind nur wenige Beispiele der vielen Informationen, welche oftmals in Form von Tabellen, Statistiken und Grafiken in Ihren Dokumenten schlummern. Um diese Informationen einerseits nach außen, aber auch innerhalb Ihres Unternehmens vor unbefugtem Zugriff zu schützen, ist ein Dokumentenmanagementsystem prädestiniert.
Um Ihre Dokumente optimal schützen zu können, gibt es im docuvita DMS die Möglichkeit, nicht nur Freigaben für einzelne Ordner zu erteilen, sondern dies auch auf Dokumentebene umzusetzen. Das heißt natürlich nicht, dass Sie für jedes Dokument einzeln Zugriffsrechte vergeben müssen. Vielmehr können Sie in docuvita verschiedene Dokument- und Ordnertypen anlegen. Das können beispielsweise Rechnungen sein, Finanzdokumente, Geschäftsleitungsdokumente etc. Mithilfe dieser Dokumenttypen klassifizieren Sie mit einem Klick Ihre Dokumente. Und an diesen Dokumenttypen hängen dann auch die Zugriffsrechte.
Der große Vorteil im Vergleich zur Vergabe von Zugriffsrechten auf Ordnerebene ist (was in docuvita natürlich auch möglich ist), dass der Schutz der Dokumente unabhängig vom Ablageordner gilt. Das heißt, selbst wenn Sie ein wichtiges Dokument aus Versehen im falschen Ordner speichern, können trotzdem nur all jene Personen das Dokument sehen, welchen Zugriff auf genau diesen Dokumenttyp gewährt worden ist. All jene Mitarbeiter welche zwar Zugriff auf den Ordner, aber nicht auf den jeweiligen Dokumenttyp haben, sehen dementsprechend auch das Dokument dann nicht.
Zusätzlichen Schutz bietet zudem eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) an. So schützen Sie zusätzlich die Benutzerkonten im DMS Ihrer Mitarbeiter, selbst wenn deren Passwörter bei einem Hack mal gestohlen werden sollten.
So hilft Ihnen ein DMS bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – Stichwort: GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – kurz GoBD. Ein wahrer Zungenbrecher aus den Federn feinster deutscher Behördensprache. Dahinter stecken verschiedene Vorgaben, wie steuerrelevante Belege (Rechnungen etc.) im Unternehmen aufzubewahren sind. Einige dieser Grundsätze sind beispielsweise die Vollständigkeit, Richtigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der steuerrelevanten Unterlagen. Wenn Sie die Zeit und Muße haben, können Sie sich die 44 Seiten umfassenden GoBD auf der Seite des Bundesfinanzministeriums zu Gemüte führen.
Ein gutes (Cloud) DMS wie docuvita bietet Ihnen alle technischen Grundlagen, damit Sie die GoBD auch einhalten können. Wichtig: Die Einhaltung der GoBD ist für jeden Unternehmer in Deutschland verplichtend. Dazu gehört auch eine entsprechende Verfahrensdokumentation für jedes Unternehmen, in welche der ordnungsgemäße Umgang des Unternehmens mit steuerrelevanten Belegen geregelt ist.
Noch keine Verfahrensdokumentation – Sprechen Sie uns an!
Sollten Sie bisher noch keine Verfahrensdokumentation für den Umgang mit steuerrelevanten Unterlagen in Ihrem Unternehmen erstellt haben, sind wir Ihnen dabei gerne behilflich. Übrigens auch die Verfahrensdokumenten sollte natürlich immer in Ihrem (Cloud) DMS archiviert werden 😉
Hier punktet ein Cloud DMS gegenüber einem On-Premises DMS
Die wichtigsten Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems haben wir uns bereits angesehen. Doch welche konkreten Vorteile bietet uns nun ein Cloud DMS gegenüber einem On-Premises DMS? Wir erinnern uns nochmal kurz zurück an die Definition des Begriffs „Cloud DMS“ vom Anfang dieses Artikels. Bei einem Cloud DMS stellt ein Anbieter das DMS als Dienstleistung (neu-deutsch: Software-as-a-Service) zur Verfügung. Bei einem On-Premises DMS muss man sich selbst um den Betrieb und die Wartung der Software kümmern. Und damit sind wir schon beim ersten großen Vorteil eines Cloud DMS …
Vorteil 1: Sie nutzen das Cloud DMS, der Anbieter kümmert sich um Betrieb und Wartung
Wenn Sie in einem mittelständischen oder größeren Unternehmen arbeiten, nutzen Sie bestimmt noch viele Softwarekomponenten, die lokal in Ihrer Firma auf eigenen Servern installiert sind. Gerade in großen Betrieben sind umfangreiche SAP-Anwendungslandschaften eher die Norm als die Ausnahme. Dann wissen Sie bestimmt auch, wie viel Arbeit und Zeit es kostet diese Anwendungen zu überwachen und mit regelmäßigen Updates auf dem aktuellen Stand zu halten.
Bei einem Cloud DMS bzw. einer Cloud-Anwendung im Allgemeinen, brauchen Sie sich um die zugrundeliegende Infrastruktur keine Gedanken machen. Der Anbieter des Cloud-Systems kümmert sich komplett um Betrieb (Hosting, Backups, …) und Wartung (Updates, …). Sie nutzen die Software rein als Anwender, um den Rest müssen Sie sich keine Sorgen machen.
Vorteil 2: Mit Cloud DMS von überall auf Ihre Dokumente zugreifen
Das Wort Cloud in Cloud DMS beschreibt, dass das DMS in einem entfernten Rechenzentrum gehostet wird. Das heißt, wir können von jedem Browser mit jedem internetfähigen, mobilen Endgerät auf das Cloud DMS zugreifen. Das ist einer der entscheidenen Vorteile eines DMS in der Cloud gegenüber einem On-Premises DMS. Mit einem On-Premises DMS können wir im Normalfall nicht ohne weiteres von außerhalb des Firmennetzwerks auf die Dokumente zugreifen. Bei einem Cloud DMS geht das bereits per Definition.
Vorteil 3: Cloud DMS kann mehr Sicherheit bieten
Für viele mag es sich vielleicht gewagt anhören, die Begriffe Cloud und Sicherheit in einem Atemzug gemeinsam zu verwenden. Doch lassen Sie mich erklären, worauf ich hinaus will. Der reibungslose Betrieb von Software ist heute anspruchsvoller denn je. Verfügbarkeit, Sicherheit vor Verlust, Sicherheit vor unbefugtem Zugriff, datenschutzrechtliche Aspekte – um erfolgreich Software betreiben zu können, muss man heutzutage viele Themen berücksichtigen.
Die meisten Cloud DMS – Anbieter werden die Software auch nicht bei sich selbst hosten, sondern dabei auf die großen Player wie Amazon Web Services, Microsoft oder Google zurückgreifen. Diese bieten Rechenzentrumsdienstleistungen mit mehrstufigen Zutrittskonzepten, ausgeklügelter Brandvorsorge und Löscheinrichtungen, redundante Hardware über mehrere Standorte, unterbrechungsfreie Notstromversorgung, um nur einige Aspekte zu nennen. Mithilfe dieser Dienstleistung im Hintergrund kann Ihnen der Cloud DMS – Anbieter auch erst eine sehr hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit Ihrer Software garantieren.
Wenn man an der Stelle ehrlich ist, muss man sich eingestehen, dass man diese Dinge im eigenen Unternehmen wahrscheinlich nicht auf dem gleichen Niveau leisten kann wie die großen Rechenzentrumsbetreiber. Achten Sie bei Ihrer Auswahl auf jeden Fall darauf einen deutschen Cloud-DMS-Anbieter zu wählen, dass der deutsche Datenschutz auch entsprechend beim Hosting und dem Betrieb der Software ausreichend beachtet wird.
Vorteil 4: Mit Cloud DMS immer die neueste Software
Gute DMS-Hersteller wie docuvita arbeiten kontinuierlich an der Verbesserung der Software und der Einführung von neuen Funktionen. Diese Verbesserungen werden regelmäßig in Form von Updates zur Verfügung gestellt. Wenn Sie dabei ein Cloud DMS nutzen, kümmert sich Ihr DMS-Anbieter um die Durchführung der Updates und die daraus resultierenden Anpassungen und Tests der Software. Sie nutzen also stets die aktuellste Version der Software, ohne dass Sie sich um irgendwelche neuen Releases oder Patches überhaupt Gedanken machen müssen. Praktisch, oder?
Vorteil 5: Ein Cloud DMS wächst mit Ihnen – Skalierbarkeit
Gute Software sollte zu Ihrem Unternehmenserfolg beitragen und Sie dabei nicht behindern. Klingt natürlich erst einmal logisch. Gerade deshalb setzen wir im Geschäftsumfeld verschiedenartigste Software ein, die uns hilft, den Überblick zu behalten, Routinetätigkeiten zu erledigen, Entscheidungsprozesse zu unterstützen etc. Gerade für junge und schnell wachsende Unternehmen kann eine Softwareanwendung deshalb schnell zur Wachstumsbremse werden, sofern sich diese nicht oder nur unzureichend skalieren lässt. Genau hier spielt eine Cloud-Anwendung wieder ihre Stärken aus. Bei selbst gehosteter Software müssen Sie sich eventuell um die Beschaffung und Inbetriebnahme zusätzlicher Hardwarekapazitäten und das dazugehörige Personal kümmern, um die Software beispielsweise für eine größere Benutzergruppe oder über mehrere neue Standorte zur Verfügung zu stellen. Das erfordert natürlich neben einer nicht unerheblichen finanziellen Investition ebenfalls einiges an Vorlaufzeit.
Bei einer Cloud Anwendung wie im Falle eines Cloud DMS können Sie sowieso von überall (natürlich auch von mehreren Unternehmensstandorten) standardmäßig auf die Anwendung zugreifen. Eine größere Benutzergruppe kann oftmals mit wenigen Klicks dazugebucht werden. So wird Ihre Software nicht zur Wachstumsbremse, sondern beschleunigt Ihren Unternehmenserfolg.
Cloud DMS – kurz und knapp
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) dient zur sicheren Aufbewahrung Ihrer Dokumente über einen langen Zeitraum. Das DMS dient als zentraler Speicherort für Ihre Unternehmensdokumente. Mit der Volltextsuche finden Sie Dokumente in Sekundenschnelle ohne lange suchen zu müssen. Im Gegensatz zu einem auf Ihrer eigenen Hardware lokal installierten DMS (On-Premises), nutzen Sie ein Cloud DMS ohne sich um die Verwaltung der Software und der zugrunde liegende Hardware kümmern zu müssen. Dadurch dass ein Cloud DMS einfach über jeden Browser abrufbar ist, können Sie von überall auf Ihre Dokumente zugreifen, einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang. Intelligente Workflows, gleichzeitiger Zugriff auf Dokumente, schnelle Suchen, automatische Versionierung und ein umfangreiches Zugriffsmanagement erhöhen nicht nur Ihre Arbeitsproduktivität, sondern bilden zugleich die Grundlage damit Sie Ihre steuerrelevanten Dokumente (Rechnungen etc.) GoBD-konform aufbewahren können.
DMS-Schnittstellen schaffen Medienbrüche ab
Es freut mich, dass Sie immer noch bei mir sind. Jetzt haben wir uns intensiv damit beschäftigt, was ein Cloud DMS ist, welche Vorteile ein Dokumentenmanagementsystem generell bietet und welche Vorteile Cloud Dokumentenmanagement im speziellen ermöglicht.
Zum Schluss noch ein wichtiger Hinweis in Richtung Schnittstellen. Wir als faktur:digital GmbH haben es uns groß auf die Fahne geschrieben Medienbrüche in den Unternehmen abzubauen und so wertvolle Effizienzen zu heben. Daher denken wir Softwareanwendungen nicht isoliert, sondern immer im Kontext mit anderen Applikationen. Diesen Kontext nennen wir faktur:box. Die Basis von faktur:box bildet das schon erwähnte docuvita DMS, das es bei uns sowohl als Cloud- als auch als On-Premises-Variante gibt. Sein ganzes Potenzial entfaltet ein DMS aber erst dann, wenn es richtig in Ihre Unternehmensprozesse eingebettet wird. Das heißt, wenn Ihre eingehenden E-Mails automatisch archiviert, eingehende Rechnungen mit KI ausgelesen und Formulare ganz einfach digital bearbeitet und abgelegt werden. Das sind nur einige der Beispiele, wie wir ein Dokumentenmanagementsystem von einer isolierten Anwendung individuell auf Ihre Unternehmensprozesse anpassen und so auf das nächste Level heben können.
Berichte von unseren Kunden – Digitalisierung ganz konkret
Hier erfahren Sie, wie wir ganz konkret anderen Kunden bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens und Ihrer Prozesse geholfen haben.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Marco Wallrafen