Digitales Dokumentenmanagement bei der Verwaltungsarbeit im papierlosen Büro

Digitalisierung – seit Jahren ist dieses Schlagwort omnipräsent in zahlreichen Schlagzeilen, politischen Debatten und gefühlt in jeder dritten Talkshow-Runde. Die einzelnen Protagonisten werden dabei nicht müde die zahllosen Vorteile der Digitalisierung zu betonen. Doch es lohnt sich zur Abwechslung auch ein kritischer Blick auf die Risiken und Nachteile der Digitalisierung. 

Diese 6 Nachteile der Digitalisierung sollten Sie kennen

Um eins vorweg klar zu sagen. Ich bin absolut kein Gegner des digitalen Wandels. Ganz im Gegenteil: Der Kern unseres Unternehmens besteht schließlich darin, Digitalisierung mithilfe von modernen Dokumentenmanagementlösungen an kleine und mittlere Unternehmen zu bringen. Es lohnt sich aber auch bei aller Euphorie um die zukünftigen Möglichkeiten auch die Nachteile der Digitalisierung anzusehen und wie man diesen Nachteilen effektiv begegnen kann. Mit dem Wissen um die Herausforderungen und Nachteile der Digitalisierung können Sie diesen effektiv vorbeugen und so Ihr Unternehmen fit für das digitale Zeitalter machen. 

1. Datensicherheit und Cyberattacken

Die Sicherheit der eigenen Daten sowie das Risiko von Cyberattacken oder Datenverlust werden oft als Nachteile von Digitalisierung aufgeführt. Tatsächlich ist die Zahl der Cyberangriffe auf deutsche Unternehmen im Jahr 2020 so hoch wie nie zuvor. Besonders häufig kamen in letzter Zeit sogenannte Ransomware-Angriffe zum Einsatz. Laut einer aktuellen Studie des Spezialversicherers Hiscox waren gut 19 % der 1.000 befragten Firmen aus Deutschland in den vergangenen 12 Monaten von Ransomware-Angriffen betroffen. Insgesamt gaben sogar 46 % der befragten deutschen Unternehmen an, schon mindestens einmal von einer Cyberattacke betroffen zu sein. Größer angelegte Cyberangriffe wie Wannacry, Stuxnet oder Emotet schaffen es auch immer wieder in die Schlagzeilen der überregionalen Medien. 

Neben der Gefahr von Cyberattacken sollte auch der unbeabsichtigte Datenverlust aufgrund von versehentlichen Löschvorgängen, Hardwareausfällen und nicht funktionsfähigen oder nicht eingerichteten Backups beachtet werden. Gerade im digitalen Zeitalter sind die vorhandenen Daten ein wesentlicher Erfolgsfaktor für viele Unternehmen. Rechnungen werden digital erstellt, Kundendaten oft auch digital aufbewahrt, Schriftverkehr erfolgt sowieso fast nur noch ausschließlich per E-Mail. Seit dem Ausbruch der Coronakrise verkaufen auch immer mehr Unternehmen Ihre Waren über einen Onlineshop. Über all dort liegen wertvolle Unternehmensdaten, die es einerseits vor mutwilligen Angriffen, andererseits auch vor unbeabsichtigtem Verlust zu schützen gilt. Dazu gehören neben einer Absicherung der Systeme nach außen, auch ein entsprechendes Berechtigungssystem der internen Systeme für die eigenen Mitarbeiter sowie eine durchdachte Backup-Strategie, um vor ungewolltem Datenverlust zu schützen. Wenn Sie dafür nicht die nötige Expertise im Haus haben, dann lassen Sie sich von externen Experten helfen Ihre Systeme richtig zu sichern. Oder Sie setzen auf Cloud-Angebote (SaaS – Software as as Service), bei welchen sich der Anbieter um den Zugriffsschutz von außen kümmert. 

2. Datenschutz

Der Schutz der persönlichen Daten, gerade von Verbrauchern gegenüber Unternehmen, hat in den letzten Jahren immer mehr Bedeutung bekommen. Der Grund ist, dass Nutzer im Internet häufig unbewusst viel über sich preisgeben. Auch besteht die Gefahr der Offenlegung von persönlichen Informationen durch Datenlecks in Unternehmen. Europäische Gesetzesinitiativen wie die DSGVO, Cookie-Richtlinie oder die ePrivacy-Verordnung sollen das Recht auf informationelle Selbstbestimmung des Einzelnen stärken und die Unternehmen zu Datensparsamkeit erziehen. Für Unternehmen birgt das einige Herausforderungen, andere würden vielleicht von Nachteilen, was die Digitalisierung angeht, sprechen. Zum einen müssen Unternehmen den geltenden Regeln entsprechen, andererseits müssen gerade für statistische oder für Werbezwecke auch bestimmte Daten gesammelt werden, um die Nutzererfahrung des Produktes oder des Services verbessern zu können. Dies ist oftmals ein schwieriger Balanceakt.

3. Virtuelle Shitstorms

Gerade wenn Ihr Unternehmen viel in digitalen Medien präsent ist, wächst auch die Gefahr bei Fehlverhalten Opfer von virtuellen Shitstorms zu werden. Beispiele dieser Shitstorms gab es in der Vergangenheit einige. Beispielsweise im Jahr 2010 als Nestlé versuchte die Verbreitung eines Greenpeace-Videos, das die Bedingungen des Palmöl-Abbaus für die Nestlé-Marke KitKat kritisierte, zu unterdrücken. Das Vorgehen von Nestlé verhalf der Greenpeace-Kampagne am Ende zu noch größerer Aufmerksamkeit und zwang Nestlé sich der Kritik öffentlich zu stellen und sich von Ihrem umstrittenen Palmöl-Lieferanten zu trennen. Ein weiteres bekanntes Beispiel war der Fall von Dell im Jahr 2005, von vielen auch als der „Urvater“ aller Shitstorms bezeichnet. Jeff Jarvis beschwerte sich damals öffentlich auf seinem Blog über den Kundenservice und die Qualität der Produkte. Dell nahm Jarvis Blog am Anfang nicht ernst. Doch es kamen immer mehr enttäuschte Kunden auf seinem Blog zusammen, woraufhin der Protest auch von den Medien aufgegriffen wurde. Am Ende trug Dell nicht nur einen erheblichen Imageschaden davon, sondern musste auch mit sinkenden Verkäufen und Aktienkursen kämpfen. 

Virtueller Shitstorm als Nachteil bei der Digitalisierung

Shitstorms können in der heutigen Zeit schnell aufbrausen. Natürlich sind davon meist größere Unternehmen mit einer höheren Medienpräsenz und Bekanntheit betroffen. Unternehmer sollten dennoch darauf achten, welche Wirkung Ihre Außenkommunikation auf die öffentliche Wahrnehmung hat. Unmut einfach zu ignorieren hat bisher in den wenigsten Fällen geholfen. Gerade wenn Ihr Unternehmen in sozialen Medien präsent ist, sollten Sie auch auf die Kommentare Ihrer Nutzer und Abonnenten eingehen. Die Gefahr eines Shitstorms sollten Sie aber auch nicht überschätzen. Durch die Schnelllebigkeit des Internets ebben die meisten Shitstorms genauso schnell ab, wie sie gekommen sind. Einen echten langfristigen Schaden haben vermutlich die wenigsten Unternehmen nach einen Shitstorm davon getragen. Machen Sie sich dennoch Gedanken über Ihre öffentliche Darstellung. 

4. Digitale Gatekeeper wie Google oder Amazon

Das Internet hat vielen Unternehmen in den letzten Jahren zahlreiche neue Möglichkeiten eröffnet, neue Kunden zu erreichen und neue Vertriebswege zu eröffnen. Über Google-Werbeanzeigen (Google Ads) können Menschen auf der ganzen Welt die eigenen Produkte vorgestellt werden. Amazon Marketplace ermöglicht mit seiner gigantischen Reichweite den Verkauf der eigenen Waren an einen riesigen Kundenstamm. Über Facebook, Twitter und Instagram halten Sie mit Ihren Kunden Kontakt und geben neuen Interessenten die Möglichkeit Sie kennen zu lernen. Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass durch die monopolartige Stellung dieser Tech-Unternehmen auch eine gewisse Abhängigkeit entsteht. Das heißt, alle Nutzer dieser Dienste müssen auch nach deren Regeln spielen. Google bestimmt beispielsweise, wer über seine Suchmaschine gefunden werden kann. Amazon bestimmt, wem die Produkte Ihres Unternehmens im Amazon-Store angezeigt bzw. vorgeschlagen werden. Facebook spielt die eigenen Beiträge auch schon lange nicht mehr an alle Ihre Abonnenten aus. Im Einzelfall kann dadurch ein echter Digitalisierungsnachteil entstehen, da die Entscheidungen dieser Konzerne, welche Webseiten für bestimmte Suchbegriffe angezeigt oder welche Produkte vorgeschlagen werden, nicht völlig transparent sind. 

Es macht natürlich trotzdem nur in den allerwenigsten Fällen Sinn komplett auf diese Dienste zu verzichten. Die Vorteile überwiegen einfach zu stark. Achten Sie nur darauf, dass Sie in keine zu große Abhängigkeit geraten. Versuchen Sie also, wenn möglich, neben Ihrem Amazon-Shop auch noch einen eigenen Online-Shop zu betreiben oder zumindest noch eine weitere Plattform zu nutzen, um Ihre Produkte zu verkaufen. Auch bei der Kommunikation mit bestehenden Kunden können Sie neben den sozialen Netzwerken bpsw. noch einen eigenen Newsletter versenden oder Veranstaltungen für Ihre Kunden anbieten bzw. in Corona-Zeiten dann Webinare oder dergleichen. 

5. Umstellung der Arbeitsweise

Die Einführung von digitalen Technologien im Unternehmen ist auch immer mit einer Veränderung der bisherigen Arbeitsweise und einer Umstellung der Prozesse verbunden. So ist nicht nur die Einführung von neuen Technologien wie bpsw. einer neuen Buchhaltungssoftware oder eines neuen Dokumentenmanagementsystems mit Aufwand verbunden, auch die Mitarbeiter müssen sich mit der Bedienung vertraut machen und bisherige Arbeitsabläufe anpassen. Das kann zu Widerstand innerhalb der Belegschaft führen, da gewohnte und vertraute Arbeitsweisen manchmal nur ungern abgelegt werden. Dies kann zu einem echten Nachteil der Digitalisierung werden, wenn Sie keine Vorkehrungen treffen. 

Veränderung bedeutet nicht nur Nachteile, sondern auch Vorteile

Seien Sie sich also bewusst, dass jede Neuerung, und die Digitalisierung wird die nächsten Jahre noch viele Neuerungen in die Unternehmen bringen, nur zusammen mit den Mitarbeitern umgesetzt werden kann. Versuchen Sie zudem, die Erwartungshaltung bei Ihren Mitarbeitern richtig zu setzen. Neue Technologien können nicht von heute auf morgen erlernt werden, vor allem wenn diese auch noch mit einer Umstellung der bisherigen Abläufe einherkommen. Lassen Sie Ihren Mitarbeitern also gerade in der Anfangsphase der Umstellung auch genügend Freiraum, um Fehler zu machen. Die Zufriedenheit und die aktive Mitnahme der Mitarbeiter ist bei solchen Umstellungen das A und O, um am Ende erfolgreich zu sein.

6. Zeitliche und finanzielle Investition

Neben einem zusätzlichen Aus- und Weiterbildungsbedarf bei den Mitarbeitern bedarf es noch zeitlicher und vor allem finanzieller Ressourcen, um Digitalisierung im Unternehmen tatsächlich voran zu treiben. Diese Kosten und der zeitliche Aufwand, der entsteht, bevor eine digitale Neuerung in Betrieb gehen kann, sollten im Vorfeld gut kalkuliert und dementsprechend auch eingeplant werden. Darüber hinaus sollte noch genügend zeitlicher und finanzieller Puffer reserviert werden, um angefangene Digitalisierungprojekte auch bis zum Ende umsetzen zu können. Versuchen Sie hier nicht den kompletten Betrieb von heute auf morgen zu digitalisieren, sondern gehen Sie hier Schritt für Schritt vor. Kleine Schritte machen Digitalisierungsprojekte nicht nur besser planbar, sie helfen auch Ihre Mitarbeiter mitzunehmen und diese nicht zu überfordern. Die meisten Digitalisierungsvorhaben werden langfristig natürlich zu Kosteneinsparungen führen, weil bspw. aufwändige manuelle Prozesse in Zukunft automatisiert werden. Die Einführung dieser digitalen Prozesse ist aber natürlich zunächst mit zusätzlichen Investitionen verbunden. 

Digitalisierung hat Nachteile, aber…

diese Nachteile lassen sich durch das Bewusstmachen der besonderen Herausforderungen auf jeden Fall meistern. Wie eingangs schon erwähnt, möchte ich Sie auf keinen Fall von Ihren Digitalisierungsvorhaben abhalten. Mit der Kenntnis der möglichen Nachteile von Digitalisierung lassen sich Digitalisierungsvorhaben sogar leichter in die Tat umsetzen, da Sie sich für die Schwierigkeiten wappnen können. Der falsche Schluss aus diesem Artikel wäre, aufgrund der aufgezeigten Nachteile komplett auf Digitalisierung im Unternehmen zu verzichten. Der digitale Wandel wird in Zukunft vor keiner Branche und vor keiner Tätigkeit Halt machen. Seien Sie also bereits rechtzeitig dabei und geraten Sie nicht in die Bedrängnis zu spät auf den schon abfahrenden Zug aufspringen zu müssen. 

Wenn Sie nicht wissen, wie Digitalisierung konkret in Ihrem Unternehmen aussehen kann, dann kommen Sie gerne auf uns zu. Wir bieten revisionssichere Archivierung, Rechnungsverarbeitunglösungen und alles was für nahtlose, digitale Dokumentprozesse in Ihrem Unternehmen wichtig ist, an. Scheuen Sie sich nicht, uns komplett unverbindlich anzusprechen. Wir helfen Ihnen gerne weiter.  

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