Wieso ist ein DMS für kleine Unternehmen sinnvoll?
Kleinere Betriebe mit wenigen Mitarbeitern und Selbstständige haben oft keine festgelegten Prozesse, was die Ablage Ihrer Dokumente und Belege angeht. Belege (Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, etc.) finden sich deshalb oft an einer Vielzahl an Stellen – in Papierordnern, auf dem Laufwerk oder im E-Mail-Postfach. Ohne ein übersichtliches Dokumentenmanagement / DMS für kleine Unternehmen ist die Aufbewahrung der Belege meistens nicht GoBD-konform und damit nicht revisionssicher. Außerdem geht da auch mal schnell der Überblick verloren…
GoBD und Revisionssicherheit – auch für kleine Unternehmen und Selbstständige?
„Die GoBD gilt nur für größere Unternehmen.“ oder „So wie ich meine Belege verarbeite und aufbewahre, passt das schon. Das haben wir früher ja auch so gemacht.“ Phrasen, die vielleicht nicht immer so direkt ausgesprochen werden, aber doch treffend die Denkweise gerade von vielen kleineren Unternehmen und Selbstständigen widerspiegeln. Doch stimmt das wirklich?
Kurzgesagt: Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gilt für alle Unternehmen, welche in Deutschland Geschäfte tätigen und damit steuerpflichtig sind.
Der Zusatz „Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ sagt schon deutlich, dass damit nicht nur buchführungspflichtige Unternehmen gemeint sind. Die GoBD betrifft alle Unternehmer, welche in Deutschland Geschäfte machen, vom Soloselbstständigen bis zum multinationalen Konzern.
Kleine Unternehmen und die GoBD – Häufige Irrtümer!
Ein Dokumentenmanagementsystem / DMS für kleine Unternehmen hilft Ihnen die häufigsten Fehler im Umgang mit der GoBD zu vermeiden. Hier mal ein kurzer Auszug aus den häufigsten Irrtümern im Umgang mit der GoBD, die in der Praxis passieren.*
Irrtum Nummer 1: Per E-Mail eingegange Rechnungen im pdf-Format werden ausgedruckt und nur die Papierrechnungen aufbewahrt. Laut Rz. 119 der GoBD müssen aufbewahrungspflichtige elektronische Unterlagen, die im Unternehmen entstanden (Ausgangsbelege) oder in elektronischer Form eingegangen sind, in diesem Format (d.h. in elektronischer Form) aufbewahrt werden.
Irrtum Nummer 2: Aufbewahrung von steuerrelevanten E-Mails (bpsw. Bestellungen per Mail in Textform) ausschließlich im Postfach oder als pdf-Datei auf dem Laufwerk. Elektronische, aufbewahrungspflichtige Dokumente müssen so aufbewahrt werden, dass die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt ist. Wenn eine Umwandlung bspw. einer E-Mail in eine pdf-Datei zu einer verminderden maschinellen Auswertbarkeit führt (bspw. Informationen des E-Mail Headers gehen dabei verloren) ist das nicht zulässig (vgl. GoBD Rz. 129).
Das Belassen von aufbewahrungspflichtigen E-Mails im Postfach schützt diese ohne zusätzlich Maßnahmen in der Regel nicht ausreichend vor Verlust oder vor Veränderung.
Irrtum Nummer 3: Eingehende Rechnungen oder Lieferscheine in Papier muss ich auch in Papier aufbewahren. Die GoBD sieht in Rz. 136 ausdrücklich die Möglichkeit des „Ersetzenden Scannens“ vor. Dabei kann der Papierbeleg gemäß Rz. 140 nach dem Scannen vernichtet werden, sofern außersteuerliche oder steuerliche Vorschriften nicht die Aufbewahrung des Originals verlangen. Voraussetzung für den Einsatz des „Ersetzenden Scannens“ ist die Dokumentation des Prozesses.
Wie hilft ein DMS für kleine Unternehmen bei der Einhaltung der GoBD?
Wenn Sie auch einem dieser Irrtümer verfallen sind – keine Sorge – Sie sind damit nicht allein. Doch wie konkret hilft ein DMS für kleine Unternehmen die Vorgaben aus der GoBD einzuhalten?
Kurzgesagt: Ein DMS versioniert Ihre Dokumente bei Änderung, speichert Änderungs- und Löschprotokolle, ermöglicht eine effektive Rechte- und Zugriffsverwaltung und ermöglicht Ihnen die zentrale und vollständige Aufbewahrung Ihrer Belege. Sofern die dem DMS zugrundeliegende technische Infrastruktur richtig aufgesetzt ist, werden Ihre Belege auch vor Verlust und fremden Zugriff geschützt.
Ein DMS kann natürlich noch viel mehr, doch das waren erstmal die wichtigsten Punkte in Bezug auf die GoBD. Ein DMS für kleine Unternehmen schafft also die Grundlage, um GoBD-konform arbeiten zu können.
Was aber sollte speziell bei kleinen Unternehmen und Selbstständigen beachtet werden, wenn diese vor der Auswahl von verschiedenen Dokumentenmanagementsystemen stehen?
Worauf ist bei der Auswahl eines DMS für kleine Unternehmen zu achten?
Einfache Bedienbarkeit: Ein Dokumentenmanagementsystem soll Ihnen nicht nur bei der Einhaltung der GoBD helfen, sondern auch in der täglichen Arbeit mit Belegen eine Arbeitserleichterung sein. Dazu zählt nicht nur eine übersichtliche Oberfläche, sondern auch der eventuelle Aufwand welchen Sie in den Betrieb eines DMS stecken müssen. Falls Sie für den eigenen Betrieb eines DMS keine Ressourcen aufbringen können oder wollen, dann könnte ein Cloud DMS für Sie die richtige Wahl sein. Bei einem Cloud DMS kümmert sich der Anbieter um die technische Infrastruktur und die Bereitsstellung des DMS und Sie können sich ganz auf Ihre Belegeablage konzentrieren.
Skalierbarkeit: Ein DMS für kleine Unternehmen sollte auch in der Lage sein mit dem Unternehmen wachsen zu können. Klingt vielleicht banal, aber den Aufwand ein etabliertes DMS im laufenden Betrieb abzulösen, sollten Sie nicht unterschätzen.
… und die Preisfrage
Preis: Für die meisten kleinen Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler ist der Preis wohl das wichtigste Kriterium bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems.
Beim Preis steht am Anfang die grundsätzliche Frage – On-Premise DMS oder Cloud DMS?
On-Premise DMS: Hier wird das DMS gekauft und im Normalfall auf der eigenen Infrastruktur betrieben. Neben einer höheren Erstinvestition, müssen hier auch Ressourcen für den Betrieb des DMS einkalkuliert werden. Dafür liegen die Daten im eigenen Rechenzentrum und der Kauf ist unter bestimmten Voraussetzungen vielleicht auch steuerlich attraktiver.
Cloud DMS: Den Betrieb der Hard- und Software und die Bereitstellung übernimmt hier der Anbieter selbst. Neben einer deutlich geringeren Erstinvestition fallen hier auch zusätzliche Ressourcen für den Betrieb komplett weg. Mit einer festen monatlichen Gebühr für die Bereitstellung ist ein Cloud DMS auch finanziell gut planbar. Bei einem Cloud DMS sollten Sie noch darauf achten, dass Ihre Daten in der Europäischen Union, idealerweise in Deutschland gespeichert werden.
Unser Cloud DMS gibt es übrigens schon ab günstigen 35,– € pro Monat (zzgl. MwSt.).
Die meisten Cloud Dokumentenmanagementsysteme können Sie in der Regel auch ein paar Tage oder Wochen testen. So können Sie schnell für sich herausfinden, ob Sie mit der Bedienung gut zurechtkommen.
DMS für kleine Unternehmen – weit mehr als die Einhaltung der GoBD!
Die Einhaltung der Vorschriften aus den GoBD ist gut und wichtig für jedes Unternehmen. Ein DMS für kleine Unternehmen bringt Ihnen aber noch viel mehr.
Zentraler und auch mobiler Zugriff auf alle Dokumente, Schnelle Suchen dank OCR, einfachere Zusammenarbeit und nicht zuletzt auch ökologisch dank geringerem Papierverbrauch. – Vorteile eines DMS
All diese Vorteile sparen Ihnen eine nicht unbeachtliche Menge an Zeit, die Sie bisher mit einer nicht standardisierten, zentralen Ablage und der Suche nach Dokumenten verbracht haben.
Ein Cloud DMS lohnt sich bereits ab einer Zeitersparnis von 5 Minuten pro Tag, die Sie und Ihre Mitarbeiter weniger benötigen auf der Suche nach irgendwelchen Dokumenten. Und sind wir mal ehrlich, die meisten Büroangestellten verbringen wesentlich mehr Zeit als 5 Minuten pro Tag auf der Suche nach Dokumenten. Im Schnitt ist es sogar fast eine Stunde pro Tag, die wir nach Dokumenten suchen, wie eine Studie der IDC zusammen mit Adobe im Jahr 2012 herausgefunden hat.
Mit einem DMS für kleine Unternehmen gelingt Ihnen ideal der Einstieg ins papierlose Büro. Welche weiteren Vorteile Ihnen das papierlose Arbeiten sonst noch bringt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Sie haben noch Fragen, wie Sie ein DMS in Ihrem Unternehmen umsetzen können oder benötigen noch weitere Informationen. Dann kontaktieren Sie uns gerne.
*Die Auflistung der Vorschriften aus den GoBD wurden nach unserem aktuellen Wissensstand und Recherchen getätigt. Für die Richtigkeit der Aussagen übernehmen wir keine Gewähr. Dies stellt auch keine Rechtsberatung dar.