Angestellte sitzen am Schreibtisch im papierlosen Büro - Welche Vorteile ein papierloses Büro mit sich bringt erfahren Sie im Text.

Der Begriff des papierlosen Büros tauchte das erste Mal in den 1970er Jahren auf. Wie der Name schon sagt, ging es damals wie heute darum den Alltag in den Büros und Unternehmen dieser Welt papierlos (bzw. papierarm – ganz ohne geht es dann meistens doch nicht) zu gestalten. Unter einem papierlosen Büro bzw. dem papierlosen Arbeiten versteht Wikipedia die Speicherung von Dokumenten in elektronischen Datenspeichern (Festplatten oder Cloud-Systeme) und die Übermittlung von Dokumenten auf elektronischen Wegen (Dateiserver, E-Mails, Kurznachrichtendienste). Ein weiterer wesentlicher Punkt ist die Nutzung von elektronischen Signaturen.

So genug zur schnöden Wikipedia-Theorie! In der Überschrift dieses Artikels habe ich Ihnen ja versprochen die Vorteile und auch Nachteile eines papierlosen Büros aufzuzeigen. Dann lassen Sie uns also direkt loslegen …

Papierloses Büro – Vorteile

1. Einfacher und mobiler Zugriff

Der größte Vorteil des papierlosen Büros ist zugleich auch der größte Nachteil des Papierdokuments – man ist nicht mehr auf die orts- und zeitabhängige Verfügbarkeit von Papier angewiesen. Idealerweise ist Ihr papierloses Büro über ein Dokumentenmanagementsystem organisiert, auf welches Ihre Mitarbeiter sowohl im Büro über den Computer als auch unterwegs mit Smartphone, Laptop oder Tablet mobil auf alle Dokumente zugreifen können. So müssen Sie im Büro keine Ordner mehr wälzen und haben auch unterwegs alle Dokumente über jedes Endgerät griffbereit – diesen Vorteil gibt es nur im papierlosen Büro. 
Gerade in Coronazeiten, in welchen viele Unternehmen verstärkt auf Homeoffice setzen, ist ein dezentraler Zugriff auf den Dokumentenbestand von herausragender Bedeutung. Nur so kann eine reibungslose Weiterarbeit der Mitarbeiter gewährleistet werden.

2. Schnelle Suche

Je größer Ihr Dokumentenarchiv, je höher die Stapel an Papierordnern oder je weiter die Ausmaße Ihrer Aktenschränke – das schnelle und verlässliche Auffinden eines bestimmten Dokuments leidet immer unter dem Ausmaß Ihrer Papiersammlung. Mal schnell einen wichtigen Beleg finden, den man nicht gerade selbst erst gestern abgeheftet hat – selbst bei gut organisierten Papierablagen kaum in kurzer Zeit möglich. Natürlich besonders ärgerlich wenn Sie gerade einen wichtigen Kunden am Telefon haben, der dringend eine Auskunft zu einer bestimmten Rechnung benötigt.

2.1 Volltexterkennung (OCR) ermöglicht schnelles Wiederfinden

Die in den meisten, modernen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) integrierte Volltextsuche schafft hier Abhilfe. Über ein sogenanntes OCR-Verfahren (Optical Character Recognition – zu deutsch: optische Zeichenerkennung) liest ein Dokumentenmanagementsystem den Textinhalt jedes Dokuments aus und speichert diesen Volltextinhalt (meistens nicht direkt sichtbar) an dem jeweiligen Dokument ab. Anschließend können Sie über die Suche Ihr DMS nach beliebigen Textinhalten eines Dokuments suchen. Bspw. nach der Rechnungsnummer oder Position 41 auf der Rechnung XY oder auch nach beliebigen Wörtern in Ihrer 100-seitigen Betriebsanweisung.
Eine schnelle und umfangreiche Suche ist eines der größten Vorteile in Ihrem papierlosen Büro. So sparen Sie sich nicht nur Zeit und Nerven beim Wälzen von Papierordnern, sondern können auch die Anfragen von Kunden direkt am Telefon beantworten. Ihre Kunden werden es Ihnen danken. 😉

3. Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften aus den GoBD

Die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (kurz: GoBD), herausgegeben durch das Bundesfinanzministerium, beschreiben Vorschriften zum ordnungsgemäßen Umgang mit originär elektronischen Dokumenten sowie digitalisierten Schriftstücken. In diesem Dokument ist bspw. beschrieben, wie Papierbelege digitalisiert, digital weiterverarbeitet und anschließend der Papierbeleg vernichtet werden kann. Ja, der Gesetzgeber sieht explizit eine Vernichtung des Papierbelegs, nach dessen Digitalisierung vor. Sie müssen das Papieroriginal nur in ganz bestimmten Ausnahmefällen aufbewahren. Der Ausdruck einer Rechnung, die im Anhang einer E-Mail als pdf-Datei in Ihr Unternehmen eingegangen ist und die alleinige Aufbewahrung des Ausdrucks ist hingegen in jedem Fall unzulässig. An dieser Stelle detaillierter auf die Vorschriften der GoBD und die Konsequenzen für Unternehmer, würde den Rahmen sprengen.

3.1 Einhaltung der GoBD ist für alle Unternehmer Pflicht

Ich möchte an dieser Stelle aber explizit darauf hinweisen, dass die Vorschriften aus den GoBD für Unternehmer keine Kür, sondern für jeden Unternehmer, egal ob soloselbstständig oder als multinationaler Konzern Pflicht ist. Wer die GoBD nicht einhält, riskiert das Verwerfen der Buchführung sowie den Verlust des Vorsteuerabzuges.

Ein Dokumentenmanagementsystem sowie Ihre internen Unternehmensprozesse sorgen dafür, dass Sie den Vorgaben aus den GoBD entsprechen. Der Gefahr einer kostspieligen Schätzung bei Ihrer nächsten Betriebsprüfung können Sie somit entgegenwirken.

Die Basis eines papierlosen Büros bildet üblicherweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Ein DMS vereint die Vorteile einer zentralen und mobil erreichbaren Datei- / Dokumentablage (wie Cloudspeicher oder unternehmenseigene Netzlaufwerke), bietet Zusatzfunktionen wie umfangreiche Suchmöglichkeiten und besonders wichtig – eignet sich für die GoBD-konforme Arbeit mit steuerrelevanten Belegen. 

Mit einem DMS genießen Sie alle Vorteile des papierloses Büros und können gleichzeitig GoBD-konform arbeiten.

In diesem Artikel finden Sie alle wichtigen Kriterien und Tipps zur Auswahl des richtigen Dokumentenmanagement-Systems für Ihr papierloses Büro. 

Eine GoBD-konforme Verarbeitung und Aufbewahrung von steuerrelevanten Belegen ist in Cloudspeichern wie Dropbox oder lokalen Laufwerken ohne zusätzliche Maßnahmen nicht möglich.

4. Datensicherheit und Zugriffsschutz

Datensicherheit und elektronische Speicherung von Dokumenten womöglich noch in der Cloud – für viele mag das dank wiederholter Berichte von Hackerangriffen, Cyberspionage oder Datenverlusten wie ein Widerspruch klingen. Das eine Verletzung der Datensicherheit so gut wie nie tatsächlich auf Fehler in der Hard- und Software zurückzuführen sind, geht in den Berichten meistens unter. Stattdessen sitzt die Fehlerursache leider meistens VOR dem Rechner. Zu einfache, leicht zu erratende Passwörter, Verlust der Passwörter durch Phishing-Mails, nicht verschlüsselte WLAN-Verbindungen oder keine regelmäßigen Backups der Daten / Dokumente – das sind meistens die Ursachen für den Verlust von Daten.

4.1 Verschlüsselung, Daten-Backups, Zwei-Faktor-Authentifizierung … machen Ihr papierloses Büro sicher

Wenn man einfache Vorgehensweisen wie sichere Passwörter und regelmäßige Datenbackups einhält, dann sind Ihre elektronischen Dokumente im papierlosen Büro viel besser vor Verlust und fremden Zugriff geschützt als Ihre Papierakten. Verschlüsselte Kommunikation zwischen Anwender-PC und Rechenzentrum, Datenverschlüsselung innerhalb des Rechenzentrums, mehrfach redundante Datensicherung an mindestens zwei unterschiedlichen Standorten, umfassender Zugriffsschutz durch eine intelligente Rechteadministration, sichere Zwei-Faktor-Authentifizierung, all das sind Maßnahmen, die Ihre elektronischen Dokumente schützen. Wenn Ihnen die Umsetzung solcher Maßnahmen im einem eigenen Rechenzentrum zu aufwendig ist, dann greifen Sie doch auf einen Cloud-Dokumentenmanagementsystem zurück.

5. Einfachere Zusammenarbeit

Ein Vorteil, den besonders Ihre Mitarbeiter in der alltäglichen Arbeit im papierlosen Büro schätzen lernen. Der zeitgleiche Zugriff auf digitale Dokumente, die einfache Nachvollziehbarkeit von Änderungen durch Kollegen oder eine workflowbasierte Verarbeitung von eingehenden Belegen. Im papierlosen Büro müssen Sie keine Akten mehr in Ihrer Firma umhertragen, nicht warten bis Ihre Kollegen mit der Sichtung von Unterlagen fertig sind, um diese selbst anzusehen, Sie haben alle gleichzeitigen Zugriff.
Übrigens: Das gleichzeitige Betrachten von Dokumenten sollte in jedem papierlosen Büro möglich sein, aber nicht das gleichzeitige Bearbeiten von steuerrelevanten Belegen. Deswegen sollten Sie bei der Umsetzung eines papierlosen Büros nicht nur auf eine reine Dateiablage bzw. einen Cloud-Speicher setzen, sondern in jedem Fall auf ein Dokumentenmanagementsystem. Im Falle einer gleichzeitigen Bearbeitung einer Rechnung kann später nicht mehr nachvollzogen werden, welche Version denn nun das gültige Original ist und das ist nicht nur ganz und gar nicht im Sinne der GoBD, sondern auch nicht im Sinne des Steuerprüfers. 😉

6. Informationsgewinn

Ein großer Nachteil des analogen Arbeitens mit Papierdokumenten und der denzentralen Ablage von digitalen Dokumenten ist, dass oftmals wichtige Informationen nicht für alle Beteiligten verfügbar sind. Wichtige E-Mails werden nicht weitergeleitet und verschwinden im Posteingang des Kollegen, Akten bleiben auf dem Schreibtisch liegen und werden nicht in das Büroregal zurückgestellt. In all diesen Fällen hat nicht jeder Mitarbeiter Zugriff auf die für ihn wichtigen Informationen, obwohl diese eigentlich im Unternehmen wären, nur hat der betreffende Mitarbeiter keine Kenntnis davon. Im papierlosen Büro wandelt sich dieser Nachteil zum Vorteil. Dezentraler Zugriff versorgt alle Mitarbeiter mit den für Sie wichtigen Informationen und wer weiß – vielleicht erschließen sich Ihnen in Ihrem digitalen Büro auch wertvolle Zusammenhänge, die Ihnen sonst verwehrt geblieben wären.

7. Effizient und ökologisch

Laut der Umweltorganisation WWF wird fast jeder zweite industriell gefällte Baum weltweit zu Papier verarbeitet. Darüber hinaus benötigt die Herstellung eines Kilogramms Papier ca. 100 Liter Frischwasser und eine Menge Energie. Neben einer besseren Umweltbilanz ist die Reduktion des Papierverbrauchs beim Umstieg ins papierlose Büro auch finanziell vorteilhaft. Neben weniger Papier fallen auch geringere Kosten für Druckerbedarf wie Tinte und ein Dokumentenarchiv aus Papierakten sowie weniger von Porto- und Versandkosten an. Auf längere Sicht überwiegen diese und weitere Kostenvorteile die anfänglichen Investitionen in ein papierloses Büro. So schonen Sie nicht nur die Umwelt, sondern auch Ihren Geldbeutel.

Papierloses Büro – Nachteile

Obwohl wir im Unternehmen bereits seit Jahren (fast) papierlos arbeiten und deshalb natürlich große Befürworter eines papierlosen Büros sind, möchte ich an der Stelle etwaige Hürden bei der Umstellung nicht verschweigen. 

1. Gewisser Aufwand für die Umstellung nötig

Mit der schrittweisen Umstellung zum papierlosen Büro ist natürlich ein gewisser Aufwand verbunden. Neben den technischen und finanziellen Aspekten der Umstellung sollten Sie auf jeden Fall auch Ihre Mitarbeiter in den Umstiegsprozess einbinden. Das beste papierlose Büro nützt nichts, wenn Ihre Mitarbeiter das Konzept nicht annehmen oder mit dessen Umgang nicht vertraut sind.

2. Gute Planung ist alles

Einfach so ins papierlose Büro starten? Das wird bei den wenigsten Unternehmen funktionieren. Stattdessen ist eine gute Planung des Einstiegs ins papierlose Büro essentiell, dass die Umstellung sowohl technisch funktioniert als auch von Ihren Mitarbeitern angenommen wird. Neben der Analyse des IST-Zustandes und Ihres Ziels, also an welchen Stellen Sie künftig digital arbeiten möchten, müssen Sie sich unter anderem auch um die Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems, die Anpassung Ihrer internen Prozesse sowie die Schulung Ihrer Mitarbeiter kümmern. Das klingt alles erstmal nach viel Arbeit, mit einem gut durchdachten Plan ist das aber in jedem Fall schaffbar.
Die Umstellung zum papierlosen Büro ist auch nicht als sofortige Komplettabschaffung von Papier zu verstehen, sondern ein Prozess, der sich meist in mehreren Phasen über einen gewissen Zeitraum erstreckt.

Papierloses Büro – Schon Realität in deutschen Büros?

Wenn Sie jetzt noch dabei sind, möchte ich mit Ihnen zum Abschluss des Artikels 40 Jahre nach der Geburt der Idee eines papierlosen Büros einen Blick in die Wirklichkeit des deutschen Büroalltag werfen. 

Nach einer aktuellen Studie des Druckerherstellers KYOCERA aus dem Jahr 2019 arbeiten nur 4 % der Angestellten in deutschen und österreichen Büros komplett papierlos. Ein großer Teil der Befragten (39 %) druckt demnach noch zwischen 21 und 100 Seiten pro Woche. 

Für viele Unternehmen ist das gedruckte Papier also noch ein fester Bestandteil in den alltäglichen Arbeitsabläufen. Bei uns im Unternehmen klappt das (fast) papierlose Büro sehr gut, wir haben jederzeit auf alle Dokumente über unser Dokumentenmanagementsystem Zugriff – auch von unterwegs – alle anderen Dateien in unserem Dateisystem sind ebenfalls von überall auf der Welt erreichbar. Wichtige Prozesse wie die revisionssichere Archivierung von E-Mails oder die effiziente Verarbeitung von Rechnungen mithilfe von künstlicher Intelligenz laufen bei uns automatisiert ab. Die passenden Kommunikationstools für den Unternehmenschat und Videokonferenzen sowie ein online erreichbares Unternehmenswiki runden unser papierloses Büro ab. Papier wird bei uns fast gar nicht mehr ausgedruckt, ein Block und Stift für schnelle Notizen darf aber auch in unserem (fast) papierlosen Büro nicht fehlen. 😉

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