Nachdem die Entscheidung zum Einstieg ins papierlose Büro gefallen ist und Sie den Umstieg von der papierbasierten Ablage angehen wollen, stellt sich als erstes die Frage: Wie und wo sollen wir anfangen?
Papierloses Büro – Organisation der Dokumente
Vor dem Einstieg bzw. dem Umstieg in ein papierloses Büro empfiehlt sich eine Bestandsaufnahme Ihrer aktueller Beleg- und Dokumentablage. Konkret sollten Sie für sich folgende Fragen beantworten, am besten machen Sie sich dazu eine Übersichtsliste:
- Wo fallen überall Belege und Dokumente im Unternehmen an? Denken Sie auch an E-Mails und Belege, welche bspw. in Ihrem ERP-System gespeichert sind.
- In welcher Form liegen diese Dokumente vor? Sind diese bereits digital oder noch auf Papier ausgedruckt?
- Welche Dokumente davon müssen nach den gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden?
- Welche Dokumente wollen Sie darüber hinaus noch zusätzlich aufbewahren?
Nehmen Sie sich mit Ihrer Mitarbeitern bzw. Kollegen Zeit, um diese Fragen für sich gründlich zu beantworten. Nutzen Sie die Gelegenheit des Umstiegs in ein papierloses Büro auch, um überflüssige Dokumente konsequent auszusortieren. Ein ordentliches Dokumentenmanagement ist schließlich die Grundlage für ein erfolgreiches papierloses bzw. papierarmes Büro. Ein Tutorial zum Aufbau einer effizienten Ordnerstruktur gibt es hier.
Papierloses Büro – Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS)
Wenn Sie mit der Aufstellung Ihrer aktuellen Dokumentbestände fertig sind, dann sollten Sie sich um die Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagementssystems (DMS) kümmern. Warum? Weil Sie nur durch digitales Dokumentenmanagement die Vorteile des papierlosen Büros vollumfänglich nutzen und dabei Ihre Belege auch gesetzeskonform aufbewahren können.
Nun also zur Gretchenfrage…
Welches Dokumentenmanagement-System ist für mein papierloses Büro das Richtige?
Darauf kann es nur ein klares „das kommt darauf an“ als Antwort geben. Nun, Spaß beiseite, ich möchte Sie bei dieser wichtigen Entscheidung auf keinen Fall alleine im Regen stehen lassen. Deswegen finden Sie hier die 7 wichtigsten Punkte, auf welche Sie bei der Wahl des Dokumentenmanagement-Systems für Ihr papierloses Büro achten sollten:
- Bedienbarkeit: Wie einfach lässt sich der Umgang mit der Software erlernen? Denken Sie hierbei vor allem auch an Ihre nicht technikaffinen Mitarbeiter und Kollegen.
- Integration: Wie tief soll das Dokumentenmanagement-System mit vor- bzw. nachgelagerten Systemen (ERP, FiBu, Mailsystem) verknüpft werden?
- Rechtliche Vorgaben: Können Sie mit dem System Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen und zur ordnungsgemäßen Ablage der steuerelevanten Belege (Stichwort: GoBD) erfüllen? Hat das Dokumentenmanagement-System irgendwelche Prüfzertifikate hinsichtlich Revisionssicherheit von einer unabhängigen Organisation?
- Skalierbarkeit: Ist das Dokumentenmanagement-System flexiblel genug, um mit Ihrem Unternehmen mitwachsen zu können?
- Automation: Wie kann Sie die Software bei der Automatisierung von lästigen manuellen Tätigkeiten wie bspw. der Prüfung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen unterstützen?
- Sicherheit: Kann der unbefugte Zugriff auf die Dokumente durch geeignete Maßnahmen (2-Faktor-Authentifizierung) verhindert werden? Wie lassen sich Berechtigungen für Ihr Dokumentenmanagement-System einstellen?
- Preis: Der Preis hängt stark davon ab, ob Sie das Dokumentenmanagement-System kaufen wollen, um es im eigenen Rechenzentrum zu betreiben oder ob Sie sich für eine flexibere DMS-Lösung aus der Cloud entscheiden. Achten Sie bei der Wahl eines Cloud-DMS auf jeden Fall darauf, dass Ihre Daten in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert sind.
Dokumentenmanagement-Systeme anhand der Kriterien vergleichen
Finden Sie als erstes für sich heraus, welche der 7 Auswahlkriterien Ihnen für das Dokumentenmanagement in Ihrem papierlosen Büro besonders wichtig sind. Starten Sie dann Ihre Recherche zu verschiedenen DMS auf den einschlägigen Vergleichsportalen. Wie schneiden die unterschiedlichen Systeme bei den 7 oben genannten und den für Sie besonders relevanten Kriterien ab?
Wenn Sie mit Ihrer ersten Recherche und Ihrem Vergleich der unterschiedlichen Dokumentenmanagement-Systeme fertig sind, fragen Sie die zwei bzw. drei Anbieter an, welche Ihre Kriterien am besten erfüllen. Lassen Sie sich die Software zeigen bzw. einen Testzugang geben. Fordern Sie anschließend jeweils ein individuelles Angebot an. Somit haben Sie am Ende noch zwei bzw. drei Angebote auf dem Tisch und können für sich eine Entscheidung treffen.
Das Dokumentmanagement-System als Einstieg ins papierlose Büro
Nachdem Sie sich für ein Dokumentenmanagement-System entschieden haben, haben Sie die wichtigste Hürde beim Umstieg ins papierlose Büro schon überwunden – nämlich überhaupt erst einmal anzufangen. Glückwunsch!
Nun geht es weiter mit der Umsetzung: die Anbindung von Drittsystemen an Ihr Dokumentenmanagement-System, der Import Ihrer bisherigen digitalen Dokumente, die Digitalisierung Ihrer Papierdokumente, …
Doch seien Sie unbesorgt, den wichtigsten Schritt in Ihr papierloses Büro haben Sie mit der Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems schon geschafft. Den Rest werden Sie auch noch meistern.
Papierloses Büro – warum besser gleich mit Dokumentenmanagement anfangen?
Die Digitalisierung in deutschen Unternehmen schreitet unaufhaltbar voran, auch wenn einige in der Arbeitswelt noch an dem liebgewonnen Papierausdruck festhalten wollen. Doch Druck kommt nicht nur aus dem Wettbewerb, auch der Staat schafft immer wieder Fakten. So nehmen öffentliche Behörden des Bundes bis auf wenige Ausnahmen seit Ende November 2020 nur noch elektronische Rechnungen von ihren Auftragnehmern entgegen (BMWi).
Gerade um das Thema elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sollten Sie rechtzeitig kümmern. Auch wenn (Stand: Dezember 2020) die Verbreitung der E-Rechnungen noch sehr gering erscheinen mag, wird dieses Thema in den nächsten Jahren nicht zuletzt aufgrund von Druck durch staatliche Behörden zunehmend an Fahrt gewinnen. Vermeiden Sie also, dass Sie eines Tages E-Rechnungen von Ihren Lieferanten bekommen oder Ihre Kunden E-Rechnungen einfordern und Sie darauf nicht vorbereitet sind. Um elektronische Rechnungen in Zukunft zu verarbeiten ist ein digitales Dokumentenmanagement in Ihrem papierloses Büro die absolute Grundvoraussetzung. Starten Sie also rechtzeitig mit der Umsetzung!