Vorteile Digitalisierung - Symbolbild

Die Corona-Pandemie ist für viele Unternehmen der Katalysator in Sachen Digitalisierung. In kurzer Zeit mussten viele Betriebe auf Homeoffice umstellen, Online-Shops einrichten, Lieferservice anbieten, Videokonferenzen mit Kunden statt persönlicher Treffen führen und vieles mehr. Der Digitalisierungsschub in den Jahren 2020 / 2021 ist bestimmt zu einem großen Teil durch Corona begründet, jedoch liegt das auch an den zahllosen Vorteilen der Digitalisierung, welche wir uns in diesem Artikel näher anschauen wollen. 

Die 6 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung

1. Bessere Kommunikation / effizientere Zusammenarbeit

Zum Ausbruch der Coronakrise im März / April 2020 war Deutschland im Videokonferenzenhype. Plötzlich waren vorher eher unbekannte Anbieter wie Zoom für jedermann ein Begriff. Dies zeigt sich anschaulich am Aktienkurs der Zoom Video Communications Aktie, welche sich im Vergleich zum Vorpandemiestand in der Spitze innerhalb weniger Monate verneunfacht hat. Neben Videokonferenzlösungen wie Zoom oder Microsoft Teams führten zudem viele Unternehmen verstärkt digitale Messengertools wie Slack ein. Messengertools erlauben eine direktere und eine besser nach Themen gruppierte Kommunikation als dies über den klassischen E-Mail Verkehr der Fall ist. Das Ziel dieser Tools ist es möglichst einfach mit Kollegen, Kunden und Lieferanten an räumlich verteilten Standorten zu kommunizieren.

Dass diese neuen Kommunikationstools aktuell nicht nur gerade im Trend sind, sondern für die meisten Unternehmen tatsächlich einen Mehrwert generieren, zeigt auch eine aktuelle Umfrage der Deutschen Telekom aus dem November 2020. Darin geben ganze 86 % der Unternehmen an, dass nur durch den Einsatz von digitalen Lösungen räumlich voneinander getrennte Teams weiterhin effizient und produktiv zusammenarbeiten können. Mehr als 80 % der befragten kleinen und mittelständischen Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen gaben zudem an, mit digitalen Lösungen Zeit zu sparen.

Flexiblere Arbeitsmodelle dank neuer Kommunikationsformen

Diese neuen Kommunikationsformen ermöglichen auch abseits der Pandemie vielen Arbeitgebern für Ihre Mitarbeiter flexiblere Arbeitsmodelle mit mobilem Arbeiten bzw. Homeoffice anzubieten. Dies kann auch zu einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit führen, da durch das regelmäßige Wegfallen des Pendlerweges mehr Zeit für Freunde, Familie und Hobbies des Mitarbeiters bleiben. Auch wenn ich mir sicher bin, dass es für die allermeisten Büroarbeiter keineswegs eine tolle Vorstellung ist zu 100 % im Homeoffice zu arbeiten, so würden sich doch wahrscheinlich die meisten freuen, die Möglichkeit zu haben 1 – 2 Tage in der Woche von zuhause aus zu arbeiten.

2. Besserer Wissenstransfer

Unternehmen sitzen oftmals auf einem großen Wissensschatz, ohne dieses Wissen richtig zu nutzen. Dabei geht es nicht nur um das Wissen über die angebotenen Produkte bzw. Dienstleistungen, sondern auch um unternehmensinterne Prozesse, Vorgänge, Best-Practices etc. Dazu gehört beispielsweise der richtige Umgang mit dem CRM-System – wie lege ich einen neuen Kunden an? – oder mit dem Online-Shop – wie erfasse ich neue Produkte – und vieles mehr. All das ist Wissen, das zwar bei Ihren Mitarbeitern vorhanden ist, aber oftmals nur mündlich zwischen den Kollegen weitergegeben wird oder bei bestimmten Personen konzentriert ist. Wenn diese Personen das Unternehmen nun verlassen, dann verliert das Unternehmen oftmals auch wertvolles Wissen, welches diese Personen oft über Jahre aufgebaut und gesammelt haben.

Daher sollten Unternehmen dieses Wissen auch explizit zu dokumentieren. Dafür bieten sich am besten dedizierte Unternehmenswikis an oder Kollaborationssoftware wie Confluence. Dies hat für Unternehmen gleich zwei Vorteile: 

Unternehmenswikis helfen Mitarbeitern und dem Unternehmen

  1. Wissen wird zentral gespeichert. Damit bleibt dieses Wissen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern erhalten. Die einzelnen Mitarbeiter können ihr Wissen zu einem bestimmten Thema zusammentragen und bündeln. Somit schaffen Sie eine zentrale Wissensbasis in Ihrem Unternehmen.
  2. Die einzelnen Mitarbeiter können leichter auf dieses Wissen zugreifen. Damit müssen Sie nicht erst innerhalb des Unternehmens nach dem richtigen Ansprechpartner suchen, um ein bestimmtes Problem zu lösen. Das Prinzip ist hier ähnlich wie bei Google. Dort geben wir auch einfach bestimmte Begriffe in die Suchleiste ein, wenn wir auf der Suche nach bestimmten Informationen sind. Genauso kann Ihr Wiki auch funktionieren. Glauben Sie nicht? Dann schauen Sie gerne mal in unserem öffentlichen Kundenwiki vorbei, dann können Sie sich gerne selbst überzeugen. 😉
Vorteile Digitalisierung - Unternehmenswiki als zentrale Wissensplattform

Mit einem internen Unternehmenswiki werden die Vorteile der Digitalisierung für Ihre Mitarbeiter direkt greifbar. Auch wenn vielleicht der ein oder andere Mitarbeiter den Aufwand für die Erstellung eines Wissensbeitrags am Anfang scheut, so zeigt doch die Erfahrung, dass gerade über die Zeit die allermeisten Mitarbeiter die Vorteile einer ausführlichen, internen Dokumentation doch sehr zu schätzen wissen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern noch die Möglichkeit bieten, hilfreiche Wikiartikel mit einem Like oder einem netten Kommentar auszuzeichnen, dann werden Ihre Mitarbeiter zusätzlich motiviert die Mühe zu investieren und Ihr Wissen mit den Kollegen zu teilen. 

3. Einfachere Skalierbarkeit / Schnelleres Wachstum

Digitalisierung bedeutet heutzutage oft nicht mehr, dass viel Geld in teure Hardware investiert und Software gekauft werden muss. Stattdessen übernehmen SaaS-Lösungen (Software as a Service) und mietbare Hardwareressourcen (IaaS, PaaS) eine immer größere Rolle in Unternehmen ein. Kein Wunder also, dass der weltweite Umsatz mit SaaS-Lösungen sich in den Jahren 2010 – 2020 fast verzehnfacht hat, wie eine Studie von statista aus dem April 2021 herausgefunden hat. Die beiden Hauptgründe, warum immer mehr Unternehmen auf Cloud-Lösungen umsteigen, sind die höhere Flexibilität und weniger gebundene Ressourcen. Die Einführung neuer Softwareprodukte verkürzt sich mit SaaS drastisch, da die komplette Installation auf der eigenen Hardware wegfällt. Unternehmen sind bei solchen Lösungen meistens auch flexibler, was die Vertragslaufzeit angeht. Häufig sind moderne SaaS-Produkte inzwischen schon monatlich kündbar, wodurch eine langjährige Festlegung durch den Kauf und die aufwendige Installation und Konfiguration eines Softwareprodukts entfällt.

Gerade auch für jüngere Unternehmen mit einem hohen Wachstum bieten Cloud-Lösungen die notwendige Flexibilität, um mit einer hohen Geschwindigkeit mit dem Unternehmen mitwachsen zu können. Die Verwaltung der Hardware (Ausfallsicherheit, Zugriffsschutz, Backupläufe, …) übernimmt dabei der SaaS-Anbieter. Gerade für KMUs kann das entlastend wirken, wenn diese nicht über eigenes IT-Fachpersonal verfügen.  

4. Besserer Kundenservice / Mehr Kundenzufriedenheit

In Zeiten von E-Mail-Verkehr und Instant-Messaging-Diensten wie WhatsApp oder Signal statt klassischer Post hat sich die Erwartungshaltung der Kunden bezüglich der Reaktionszeit dramatisch geändert. Während man früher für die schriftliche Kommunikation zwischen Unternehmen je Postweg mehrere Tage einplanen musste, erfolgt die digitale Zustellung von E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten sofort. Dementsprechend erwarten die Kunden auch eine sehr zeitnahe Beantwortung Ihrer Anliegen, wenn diese ein Unternehmen kontaktieren. Idealerweise sollte eine erste Reaktion von Unternehmen auf E-Mails innerhalb eines Tages erfolgen. Damit ist nicht gemeint, dass von Unternehmen erwartet wird, sämtliche Anliegen innerhalb eines Tages zu lösen. Oftmals reicht es auch schon über eine automatische E-Mail-Antwort den Eingang der E-Mail zu bestätigen. Auch wenn das vielleicht banal klingen mag. Unterschätzen Sie die Wirkung von solchen (kleinen) Maßnahmen auf Ihre Kunden nicht. 

Ticketsysteme und Chatbots für größere Unternehmen

Ab einer gewissen Unternehmensgröße bieten sich strukturiertere Formen der schriftlichen Kommunikation als der einfache E-Mail-Verkehr an. Dies kann beispielsweise ein internes Ticketsystem (Issue-Tracking-System), in dem zentral und übersichtlich einsehbar Kundenanliegen bearbeitet werden können. Der Vorteil eines Ticketsystems wie Zendesk oder Jira ist die übersichtliche Gruppierung und einfache Nachvollziehbarkeit. Im Gegensatz zum E-Mail-Vekehr bündelt ein Ticketsystem sämtlichen Schriftverkehr zu einem bestimmten Vorgang für alle Beteiligten (sowohl für die Mitarbeiter des Unternehmens als auch für die Kunden bzw. Lieferanten). Zudem können Vorgänge durch das Unternehmen einfach kategorisiert, priorisiert und somit schnell einem verantwortlichen Mitarbeiter zur Bearbeitung zugewiesen werden. Für Unternehmen mit sehr vielen Kundenanfragen können ebenso Chatbots eine Lösung sein. Diese Chatbots werden auf der Webseite integriert und können sogar einfache Fragen automatisch selbst beantworten. Nicht triviale Fragen können dann direkt im Chat durch einen Mitarbeiter beantwortet werden. Ein Chat auf der eigenen Webseite ist eine sehr direkte und einfache Art mit Kunden zu kommunizieren. 

Dokumentenmanagement hilft Informationen schnell zu finden

Aber nicht nur in der schriftlichen Kommunikation mit Ihren Kunden können Sie für mehr Kundenzufriedenheit sorgen. Auch beim telefonischen Kontakt können Sie die Vorteile der Digitalisierung für sich nutzen. Machen Sie doch mal kurz den Selbsttest. Versetzen Sie sich in die folgende Situation:
Wenn Kunden bei Ihnen anrufen und Fragen zu einer bestimmten Rechnung haben. Finden Sie die betreffende Rechnung schnell genug in Ihrer Ablage, um dem Kunden gleich am Telefon seine Frage zu beantworten? Klappt das auch, wenn die Rechnung vielleicht schon einige Wochen alt ist?

Wenn Sie Ihre Rechnungen klassisch noch in analoger Form in Ordnern und Papierakten in Regalen in Ihrem Büro aufbewahren, mag das vielleicht funktionieren, wenn Sie eine überschaubare Anzahl an Rechnungen und Kunden haben. Ab 50 – 100 Rechnungen im Monat wird das aber schon sehr schwierig bis nahezu unmöglich. Hier bieten sich moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) an, in denen Sie alle Ihre Dokumente digital verwalten können. Echte Dokumentenmanagementlösungen bieten im Gegensatz zur digitalen Ablage von Dokumenten auf dem Laufwerk den Vorteil der Volltextsuche. Ebenso sind DMS die Grundvoraussetzung für die Einhaltung der GoBD. Gerade die Volltextsuche im DMS spart Ihnen sehr viel Zeit, selbst wenn Ihre Ordnerstruktur bzw. Ablagestruktur auf Ihrem Laufwerk ordentlich gepflegt wird. Und seien wir mal ehrlich – trotz aller Bemühungen finden wir einige Dokumente bei einer gewachsenen Laufwerksstruktur irgendwann einfach nicht mehr.

Schnellere Auskunft direkt am Telefon

Um nochmal auf unser Eingangsszenario zurückzukommen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem müssen Sie nur die Rechnungsnummer, die Kundennummer oder den Kundenname bzw. ein anderes Merkmal in das Suchfeld Ihres DMS eingeben und Sie finden sofort die benötigte Rechnung. Damit können Sie Ihren Kunden direkt am Telefon Auskunft geben und müssen keinen Rückruf vereinbaren. Ihre Kunden wissen solch einen Service sehr zu schätzen. Ein DMS ist auch ein guter Ausgangspunkt, wenn Sie Ihre Verwaltung weg von papierbasierten Abläufen und hin zu einem papierlosen bzw. papierarmen Büro umstellen wollen. Auf welche Punkte Sie bei der Auswahl eines passenden Dokumentenmanagementsystems für Ihr papierloses Büro achten sollen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Vorteile Digitalisierung - Schnell Informationen finden im Dokumentenmanagementsystem

5. Mehr Self-Service möglich

Die Vorteile der Digitalisierung geben Unternehmen auch viele neue Möglichkeiten bestimmte Dinge selbst zu erledigen. Beispielsweise wenn es um den Bau und Betrieb einer einfachen Webseite für das eigene Unternehmen geht. Vor einigen Jahren waren dafür noch HTML bzw. CSS-Kenntnisse erforderlich. Heutzutage bieten sogenannte Page Builder einen Baukasten an, mit dem einfach per Drag&Drop und wenigen Mausklicks die Webseite erstellt werden kann. Vorgefertigte Design-Templates ermöglichen zudem jedem eine grafisch ansprechende Webseite zu bauen. Ehrlicherweise muss man an dieser Stelle sagen, dass die Erstellung einer Webseite ohne Webdesignkenntnisse nur für einfache Homepages ohne externe Hilfe funktioniert. Hier bietet sich aber gerade für junge und kleine Unternehmen die Möglichkeit in der Anfangsphase Geld zu sparen. 

Viele traditionelle (Einzel-)Händler mussten im Jahr 2020 mit dem Schließen des stationären Ladengeschäfts in Windeseile erstmals eine eigene Online-Präsenz samt Shop aufbauen. Auch wenn der Online-Verkauf von Waren wohl bei den meisten Händlern nicht die Verluste aus dem stationären Einzelhandel kompensieren konnte, so war es doch für viele ein kleiner Beitrag um entstandene Schäden zumindest abzumildern. In der Tat ist es ebenso wie bei dem Bau von Webseiten in den vergangenen Jahren deutlich einfacher geworden einen Online-Shop zu bauen. Einfache E-Commerce Lösungen wie Shopify machen es möglich. 

Insgesamt finden sich im Internet heute zahlreiche Anleitungen und nützliche Tipps, von der bereits erwähnten Webseitenerstellung über Tipps und Tricks zum Umgang mit verschiedenen Softwarelösungen bis hin zur einfachen und verständlichen Erläuterung von Gesetzestexten. Wissen und Informationen zu verschiedenen Themen zu bekommen ist heute sehr viel leichter – ein Vorteil der Digitalisierung, der für jeden nützlich ist. 

6. Effizientere Prozesse

Automatisierung ist im Zusammenhang mit dem Begriff der Digitalisierung eines der häufigsten Schlagwörter. Die meisten Menschen denken bei Automatisierung vermutlich an Roboter in Industriebetrieben, selbstfahrende Autos oder ähnliches. Doch von den zunehmenden Möglichkeiten der Automatisierung können alle Unternehmen, nicht nur solche in der Industrie profitieren.
Wie das? Zum Beispiel lassen viele manuelle und oftmals monotone Verwaltungstätigkeiten (teil-)automatisieren. Um Ihnen an dieser Stelle an praktisches Beispiel an die Hand zu geben, denken Sie an die Verarbeitung Ihrer eingehenden Rechnungen. Bei wenigen Dutzend eingehenden Rechnungen im Monat lassen sich die Rechnungen noch händisch prüfen, freigeben, bezahlen und verbuchen. Sollten Sie mehr Rechnungen haben, kostet die Eingangsrechnungsverarbeitung einiges an Zeit und bindet oftmals sogar komplette Mitarbeiterstellen. 

Mit automatisierter Rechnungsverarbeitung kann jeder die Vorteile der Digitalisierung nutzen

Automatisierte Lösungen zur Eingangsrechnungsverarbeitung können Ihre Rechnungen automatisch vom Scanner oder aus Ihrem Mailpostfach einsammeln. Mithilfe künstlicher Intelligenz werden Ihre Rechnungen auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Um den Freigabeprozess, die automatische Bezahlung und die Vorbereitung zur Buchung können sich solche Systeme ebenfalls kümmern. Die Umstellung einer rein papierbasierten Verarbeitung von Rechnungen auf eine digitale Verarbeitung spart Ihnen bis zu 80 % Zeit wie eine Studie des Bundesinnenministeriums zusammen mit der Goethe-Universität herausgefunden hat. Solch eine Lösung lässt Sie die Vorteile der Digitalisierung nutzen, indem Sie Ihre Mitarbeiter von nervigen Routinetätigkeiten entlasten. Die gesparte Zeit können Ihre Mitarbeiter dann in produktive und wertschaffende Tätigkeiten investieren. 

Das gezeigte Beispiel der Rechnungsverarbeitung ermöglicht allen Unternehmen Ihre Verwaltung effizienter zu organisieren. Daneben gibt es natürlich noch zahllose Beispiele, bei denen neue digitale Technologien helfen, Effizienzpotenziale in unterschiedlichen Unternehmensbranchen zu heben. Sei es der gezieltere Einsatz von Dünger in der Landwirtschaft durch digitale Bodenanalyse bzw. Bodenvermessung, automatisierte Lager für Logistikunternehmen oder neue kleinere und preisgünstige Roboter, welche auch von mittelständischen Unternehmen für die Produktion von kleineren Stückzahlen eingesetzt werden können. Die Digitalisierung bietet individuelle Vorteile, von denen so gut wie jedes Unternehmen profitieren kann. 

Vorteile Digitalisierung - Effizienzgewinne lassen sich in vielen Bereichen realisieren

Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen

Die Digitalisierung bietet Ihnen viele Vorteile. Alle Digitalisierungsvorteile abschließend aufzuzählen, ist fast unmöglich. Fairerweise muss man an dieser Stelle auch sagen, dass natürlich auch die Digitalisierung nicht nur Vorteile, sondern auch Herausforderungen mit sich bringt. In diesem Artikel habe ich Ihnen mögliche Herausforderungen der Digitalisierung schon mal zusammengetragen. Ich hoffe, dass für Sie die Vorteile der Digitalisierung aber auch überwiegen. Vielleicht können Sie aus diesem Artikel sogar den ein oder anderen Denkanstoß mitnehmen, in welchen Feldern Sie noch digitale Potenziale nutzen können. Das würde mich natürlich sehr freuen. 

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