Dokumente digitalisieren – Die Anleitung in 5 Schritten

Digitalisierung – in der Arbeitswelt ein allgegenwärtiger Begriff. Jeder kennt die Studien, die zeigen sollen, welchen Rückstand deutsche Unternehmen bei der Digitalisierung haben. Doch die digitale Transformation der Unternehmen abstrakt in Zeitungsartikeln zu beschreiben und Digitalisierung dann im Unternehmen tatsächlich umzusetzen sind zwei verschiedene paar Schuhe. Viele Unternehmen werden sich fragen, wo Sie denn genau mit der Digitalisierung starten sollen. Ein Potenzial, was so gut wie jedes Unternehmen bei der digitalen Transformation hat ist ausgedrucktes Papier und schrankweise Aktenordner. Das heißt, wir wollen unsere Dokumente digitalisieren.

Dokumente digitalisieren – wieso, weshalb, warum?

Wenn Sie schon einmal einen anderen von meinen Artikeln auf diesem Blog gelesen haben, dann wissen Sie, dass es mir sehr am Herzen liegt, wirklich konkrete und praxisnahe Inhalte zu vermitteln. In diesem Artikel wird es also keine abstrakten Empfehlungen geben, wie Sie am besten Ihre Dokumente digitalisieren, sondern konkrete Tipps, die Sie auch so tatsächlich umsetzen können. Bevor wir allerdings in die konkrete Umsetzung gehen, möchte ich Ihnen zuerst noch die Frage der Überschrift beantworten.

Warum sollten Sie überlegen Ihre Dokumente zu digitalisieren? Ich werde mich im Folgenden auf die wichtigsten Vorteile von digitalen Dokumenten beschränken. Vieles von dem, was generell für die Digitalisierung im Arbeitsalltag spricht, gilt auch für die Digitalisierung von Dokumenten. Mehr Informationen zu den Vorteilen der Digitalisierung finden Sie hier.

1. Suchaufwand sinkt bei digitalen Dokumenten deutlich

Sie kennen die folgende Situation bestimmt: Ein Kollege, ein Kunde oder der Chef ruft an und benötigt von Ihnen dringend eine Info. Sie wissen, dass sich diese Information in einem bestimmten Dokument befindet, sei es eine Rechnung, ein Vertrag oder sonst irgendwas. Aber in welchem Papierordner haben Sie das Dokument gleich wieder abgelegt?

Nun bei digitalen bzw. digitalisierten Dokumenten können Sie einfach direkt nach bestimmten Wörtern innerhalb des Dokumentes suchen. Zugegebenermaßen, wer schon mal die Suchfunktion in Verzeichnissen unter Windows benutzt hat, der weiß, dass die Suche gerade bei größeren Verzeichnissen doch schon mal deutlich länger dauern kann. Deswegen würde ich Ihnen empfehlen vor dem Start der Digitalisierung Ihrer Dokumente über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) nachzudenken. Im DMS finden Sie wirklich jedes Dokument in Sekundenschnelle. Dafür sorgt die in einem guten DMS integrierte Volltexterkennung. Mithilfe einer Volltexterkennung durchsuchen Sie nicht nur den Dateinamen eines Dokumentes, sondern auch dessen Inhalt. So müssen Sie sich nicht einmal merken, wie das Dokument heißt, um es zu finden. Praktisch, oder? 😉

2. Digitale Dokumente ermöglichen ortsunabhängigen, zeitgleichen Zugriff

Spätestens seit Ausbruch der Corona-Pandemie Anfang 2020, hat sich die Arbeitswelt von der klassischen Präsenzarbeit doch deutlich gewandelt. Flexiblere Arbeitsformen sollten in der Pandemie Kontakte vermeiden. Doch Home-Office und mobiles Arbeiten werden in vielen Unternehmen auch dauerhaft zumindest zum Teil erhalten bleiben. Um auch von zu Hause oder unterwegs auf alle nötigen Dokumente zugreifen zu können, kommt man um digitale Dokumente nicht mehr herum. Auch das zeitgleiche Betrachten von digitalen Unterlagen ist im Gegensatz zu Papierdokumenten kein Problem. Nun gut, Sie können natürlich auch Ihre Papierdokumente mehrfach kopieren und verteilen. Das macht für bestimmte Dokumente vielleicht auch Sinn, aber für die Masse Ihrer Unterlagen, ist das bestimmt nicht sinnvoll.

3. Aktenschränke ade – Weniger Platzbedarf

Papier benötigt Platz, sehr viel Platz. In einen normalen Standard-Leitz-Ordner passen ca. 500 Blatt Papier. Wenn Sie diese Papierdokumente digitaliseren, was denken Sie wie viele der eben erwähnten Ordner bekommen Sie auf eine 1 TB Festplatte? Na, haben Sie eine Idee? 😉
Nun gut, ich verrate es Ihnen. Circa 2 – 5 Millionen gescannte Seiten passen auf eine Festplatte mit 1 TB Kapazität. Das entspricht ca. 4.000 – 10.000 prall gefüllten Aktenordnern. Wie viele Aktenschränke Sie also alleine mit einer solchen Festplatte aus Ihren Büros verbannen können, dürfen Sie gerne selbst ausrechnen. Damit haben Sie in Ihren Büros auch mehr Platz für Ihre Mitarbeiter und müssen nicht den wertvollen Raum hunderten oder tausenden Aktenordnern überlassen. Die meisten dieser Ordner werden im Zweifel sowieso nie gebraucht und agieren nur als Staubfänger.

Ich will meine Dokumente digitalisieren – wie fange ich an?

Bevor Sie voller Eifer beginnen Ihre Unterlagen zu digitalisieren, möchte ich Ihnen noch einige wichtige Punkte auf den Weg geben, um die Sie sich auf jeden Fall zu Beginn Gedanken machen sollten. 

Wo sollen Ihre digitalen Dokumente gespeichert werden?

Die Frage klingt zwar vielleicht banal, das ist sie aber nicht. Der Hintergrund ist der, dass alle steuerrelevanten Dokumente, dazu gehören beispielsweise (aber nicht nur) Rechnungen und Lieferscheine den Vorgaben aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) genügen müssen. Grundsätzlich beschreiben die GoBD wie in Unternehmen mit steuerrelevanten Belegen, die digital vorliegen oder digitalisiert werden, umgegangen werden muss. Zentrale Richtlinien aus der GoBD betreffen die Nachvollziehbarkeit, die fortlaufende und zeitgerechte Aufzeichnung, die Vollständigkeit, die Richtigkeit, die Ordnung und die Unveränderbarkeit. Ich möchte uns an dieser Stelle nicht mit weiteren Ausführungen zum Thema GoBD aufhalten. Bei Interesse können Sie sich gerne mal das entsprechende Dokument des Bundesfinanzministeriums ansehen.

Für uns sind am Ende die Schlussfolgerungen aus den Vorgaben der GoBD wichtig, um unsere Papierdokumente ordnungsgemäß digitalisieren zu können. Nämlich, dass es in der Regel nicht ausreichend ist, digitalisierte steuerrelevante Dokumente (dazu gehören eben Rechnungen und Lieferscheine) einfach auf einem Dateilaufwerk abzulegen. Digitale Unterlagen auf einem Laufwerk können in der Regel einfach gelöscht oder geändert werden, ohne dass dies in irgendeiner Form protokolliert wird.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft die GoBD einzuhalten

Ein DMS versioniert alle Ihre Dokumente und protokolliert sämtliche Änderungen, d.h. die Nachvollziehbarkeit und die Unveränderbarkeit können durch solche Maßnahmen gewährleistet werden. Zudem können Sie in einem Dokumentenmanagementsystem auch gezielter und einfacher Zugriffsberechtigungen für Ihre Mitarbeiter setzen. In diesem Artikel habe ich Ihnen aufgezeigt, welche Faktoren Sie bei der Auswahl des richtigen DMS beachten sollten. Schauen Sie gerne einmal rein.

Haben Sie die richtige Ausstattung zur Digitalisierung Ihrer Dokumente?

Um viele Papierunterlagen zu digitalisieren benötigen Sie vor allem eines – den richtigen Scanner. Wenn Sie bereits moderne Businessdrucker mit Scaneinheit im Büro stehen haben, dann sollten Ihre Geräte die folgenden Eigenschaften schon erfüllen. Falls Sie eine solche Gerätschaft erst anschaffen wollen, dann berücksichtigen Sie folgende Punkte:

• Fehleinzugserkennung: Eine Fehleinzugserkennung wird meistens mittels Ultraschall umgesetzt und verhindert, dass der Scanner mehrere Seiten zeitgleich einzieht und somit einzelne Seiten beim Scannen nicht erfasst werden.
• Duplexscan: Ermöglicht, dass bedruckte Vorder- und Rückseiten eines Blattes zeitgleich, d.h. ohne dass ein Blatt nochmal eingezogen werden muss, in einem Durchgang gescannt werden. Gute Scanner erkennen zudem leere Seiten und bieten die Option diese automatisch zu löschen.

Dokumente digitalisieren mit den richtigen Scannereinstellungen

Die richtigen Scannereinstellungen sind ebenfalls wichtig, um erfolgreich größere Mengen an Papier digitalisieren zu können.

• Auflösung: Achten Sie darauf, dass die Auflösung mindestens 300 dpi beträgt. Dies ist notwendig, dass die Volltexterkennung eines DMS den Inhalt Ihrer Dokumente noch richtig indexieren kann, um Ihre Dokumente im Anschluss blitzschnell durchsuchbar und auffindbar zu machen. Eine höhere Auflösung kann zwar unter Umständen eine noch schärfere Wiedergabe des Dokuments nach der Digitalisierung bieten, benötigt dafür aber auch oft deutlich mehr Speicherplatz.
• Farbe oder schwarz-weiß? Ich würde Ihnen empfehlen, wenn nicht nötig auf Farbscans zu verzichten, weil diese deutlich mehr Speicherplatz benötigen als normale schwarz-weiß Scans. Solange bei der bildlichen Wiedergabe von steuerrelevanten Belegen keine Informationen verloren gehen, können Sie diese Dokumente ebenfalls in schwarz-weiß bzw. Graustufen digitalisieren. 
• Ausgabeformat: Damit Ihre digitalisierten Dokumente auch über einen möglichst langen Zeitraum lesbar bleiben, auch wenn sich die verwendete Software und Hardware mal grundlegend ändern sollte, ist das richtige Ausgabeformat entscheidend. Für eine Langzeitarchivierung bietet sich das Format PDF-A hervorragend an. Damit PDF-A-Dateien über einen langen Zeitraum lesbar bleiben, werden beispielsweise Bilder und Schriftarten fest in die Datei eingebettet. Damit bringt ein PDF-A-Dokument alle nötigen Informationen selbst mit, dass es über viele Jahre lesbar bleiben wird. 
• Seiten automatisch drehen: Gerade, wenn Sie viele Dokumente auf einmal digitalisieren möchten, ist die Einstellung „Seiten automatisch drehen“ an Ihrem Scanner besonders hilfreich. Dabei erkennt Ihr Scanner, wenn Dokumente „auf dem Kopf stehen“ und dreht die entsprechenden Seiten bei Ihrem digitalen Dokument automatisch richtig um. Das erspart Ihnen im Nachgang mühevolles händisches Ausrichten der einzelnen Seiten. 

Dokumente digitalisieren – die Schritt-für-Schritt-Anleitung!

Die Vorbereitungen sind abgeschlossen – jetzt geht es ans Eingemachte. Die Digitalisierung unserer Dokumente und Belege startet. 

Schritt 1: Überblick über den Bestand an Papierdokumenten verschaffen

Ganz zu Beginn sollten Sie sich einen Überblick verschaffen und sich folgende Fragen stellen: 

• Wo haben Sie überall Papierdokumente in Ihrem Unternehmen?
• Welche Papierdokumente möchten Sie digitalisieren?
• Bei welchen Ihrer Dokumente müssen Sie spezielle Aufbewahrungsvorschriften bachten? Denken Sie hier nicht nur an die bereits erwähnten GoBD sondern auch an branchenspezifische Aufbewahrungspflichten. 

Schritt 2: Dokumente kategorisieren / Ordnerstruktur überlegen

Nachdem wir uns einen Überblick über den Dokumentenbestand verschafft haben, geht es nun darum die zu digitalisierenden Dokumente zu kategorisieren. Wenn Sie Ihre Papierdokumente in Ordnern abgeheftet haben, dann sind Ihre Ordner wahrscheinlich sowieso schon passend zum Inhalt beschriftet. Im besten Fall haben Sie noch zusätzlich Aktentrenner oder Register in Ihren Ordnern angelegt. Dann können Sie das gleich direkt als Grundlage für Ihre Ordnerstruktur hernehmen.

Ich habe bereits erwähnt, dass ich Ihnen dringend ans Herz legen würde, als Ablage für Ihre digitalen Dokumente ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu verwenden. Sollten Sie bereits ein DMS haben, dann überlegen Sie sich, wie Sie Ihre neu digitalisierten Dokumente dort am besten integrieren können. Wenn Sie noch kein DMS bei sich im Unternehmen im Einsatz haben, dann haben Sie eine grüne Wiese um eine saubere Ordnerstruktur anzulegen. 

Denken Sie an die Zugriffsberechtigungen

Die Handhabung Ihrer digitalen Dokumente ist in einigen Punkten anders als Sie es von Ihren Papierdokumenten gewöhnt sind. Das ist auch beim Thema Zugriff der Fall. Ein Papierdokument kann einerseits nur von einer Person gleichzeitig angesehen oder bearbeitet werden – das unterscheidet Papier schon mal grundsätzlich vom Digitalen. Vertrauliche Papierdokumente haben Sie wahrscheinlich bisher in einem bestimmten Büro (bspw. des Geschäftsführers) aufbewahrt oder in einem Aktenschrank verschlossen. Diesen Aufwand müssen Sie bei digitalen Dokumenten nicht mehr treiben. In einem Dokumentenmanagementsystem können Sie ähnlich wie in Ihren digitalen Verzeichnisstrukturen auf dem Laufwerk für jeden Ordner dedizierte Zugriffsrechte vergeben. 

Da individuelle Zugriffsrechte für jeden Ordner im Alltag unpraktisch und sehr aufwändig sind, bietet unser faktur:box DMS beispielsweise die Möglichkeit bestimmte Ordnerarten anzulegen. Dann haben Sie beispielsweise Finanzenordner, auf welche Ihre Leute aus der Rechnungsstellung, Controlling etc. Zugriff haben, einen Ordnertyp für die Geschäftsführung und einen für alle Mitarbeiter, in welchen Sie zum Beispiel Betriebsanweisungen ablegen können. Das Ganze lässt sich komplett frei definieren und natürlich noch beliebig fein aufgliedern, aber ich glaube, Sie verstehen das Prinzip. In faktur:box DMS gibt es neben den Ordnerarten auch noch Dokumentarten, also analog zum Beispiel oben noch Finanzdokumente oder allgemeine Dokumente. Ein Vorteil von Dokumentarten zusätzlich zu den Ordnertypen besteht darin, dass die Zugriffsrechte auf die Dokumentarten unabhängig vom Ordner gelten, in dem die Dokumente abgelegt sind. Das heißt, falls Sie mal versehentlich ein Dokument in einem falschen Ordner ablegen, können trotzdem nur berechtige Personen auf dieses Dokument zugreifen.

Digitale Akten als ideale Ergänzung zu Ihren digitalen Ordnern

Gut zu wissen: Gute Dokumentenmanagementsysteme, wie bspw. unser Cloud DMS oder unser lokales DMS bieten neben einer normalen Ordnerstruktur noch eine sogenannte Aktenstruktur an. Was ist eine Aktenstruktur und was ist der Unterschied zu einem normalen Ordnersystem, werden Sie sich wahrscheinlich fragen. Eine Aktenstruktur eignet sich insbesondere für eine große Vielzahl an gleichartigen Ordnern. Denken Sie hier insbesondere an Ihre Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter. Mittels Akten können Sie bspw. für jeden Ihrer Mitarbeiter eine feste Ordnerstruktur vordefinieren, bspw. einen Ordner für Lohnabrechnungen, einen für Verträge, einen für Krankschreibungen. Dabei müssen Sie diese Aktenstruktur nur einmal anlegen und können diese dann beliebig oft verwenden. In einer Aktenstruktur müssen Sie auch nicht mehr durch hunderte oder tausende Ordner mit Kunden oder Mitarbeiter scrollen. Wie das geht? Das verrät Ihnen unser Experte Gerd Schäffer (Kontakt s. unten) gerne in einem kostenlosen und unverbindlichen Gespräch.

Schritt 4: Jetzt geht’s ans Eingemachte – auf den Scanner, fertig, los … 

Nun können Sie beginnen Ihre Dokumente tatsächlich zu digitalisieren. Die richtigen Scannereinstellungen habe ich oben bereits dargelegt. Denken Sie daran vor dem Einscannen etwaige Heftklammern oder Post-Its von Ihren Dokumenten zu entfernen. Sollten Sie sehr viele Dokumente haben, können Sie auch einen Scandienstleister beauftragen, der Ihnen die Scanarbeit abnimmt. 

Dokumente automtatisch trennen

Damit Sie nicht jedes Dokument einzeln in den Scanner schieben müssen, bietet sich eine automatische Dokumenttrennung an.

Was ist eine Dokumenttrennung und wie funktioniert das ganze?
Wenn Sie einen großen Stapel an Dokumenten auf einmal digitalisieren wollen, muss das Dokumentenmanagementsystem wissen, bei welcher Seite das eine Dokument aufhört und wann das neue Dokument anfängt. Damit Sie das nicht manuell in der DMS-Software machen müssen, können Sie mit Barcodes arbeiten. Dabei wird je ein Barcode auf die erste Seite von jedem Papierdokument aufgeklebt. Dann erkennt das DMS-System auch bei mehrseitigen Unterlagen automatisch, wo die eine anfängt und die vorherige aufhört. Achten Sie natürlich darauf mit den Barcodes keine Inhalte des Dokuments zu überkleben.

Dateien richtig und sinnvoll benennen

Auch wenn es am Anfang etwas mehr Aufwand sein mag, sollten Sie sich bei der Dokumentdigitalisierung auf jeden Fall die Zeit nehmen Ihre Dokumente richtig zu benennen. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem verfügt zwar über eine Volltexterkennung, Sie werden Ihre Dokumente anhand des Inhalts auf jeden Fall wiederfinden auch wenn Sie diese nicht mit einem sprechenden Namen versehen haben. Aber richtig benannte Unterlagen erleichtern Ihnen erstens die Übersichtlichkeit und andererseits macht das doch auch einen besseren Eindruck 😉 
Die meisten Dokumentenmanagementsysteme werden die ersten paar Wörter in Ihrem Dokument als Vorschlag für den Dokumentnamen ausgeben. Wenn am Anfang sowieso der Titel Ihres Dokuments steht, kann das eine praktische Hilfe für Sie sein. 

Dokumente am richtigen Ort ablegen

Im Schritt 2 haben wir uns bereits um die Zugriffsberechtigungen für die verschiedenen Dokument- und Ordnerarten gekümmert. Jetzt ist es natürlich wichtig, dass die Dokumente auch richtig klassifiziert (Dokumentart) und in dem richtigen Ordner abgelegt werden. Dann werden die Zugriffsberechtigungen automatisch für Ihre Mitarbeiter richtig vergeben. Natürlich können Sie Ihre Dokumente auch noch im Nachhinein einer anderen Dokumentart zuweisen oder Sie in einen anderen Ordner verschieben. Wenn Sie jedoch bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente bereits alles richtig einsortieren, dann haben Sie hinterher weniger Arbeit. 

Um möglichst schnell mit der Dokumentdigitalisierung vorwärts zu kommen, empfiehlt es sich deshalb Dokumente einer bestimmten Abteilung oder eines bestimmten Projekts etc. zusammen zu digitalisieren, da diese typischerweise die gleiche Dokumentart bekommen und in den gleichen bzw. ähnlichen Ordnern abgelegt werden. 

Setzen Sie sich eine Deadline

Abhängig von der Anzahl der zu digitalisierenden Dokumente in Ihrem Unternehmen ist der benötigte Zeitaufwand für die Durchführung. Gerade wenn Sie viele Papierdokumente digitalisieren möchten, sollten Sie sich auf jeden Fall eine klare Deadline setzen bis wann Sie mit der Digitalisierung fertig sein wollen. 
Ich weiß, dass das Einscannen von tausenden Papierdokumenten ohne Zweifel mühsam ist. Ohne eine klare Deadline besteht aber die Gefahr, dass Sie Ihre Papierdokumente nicht zu Ende digitalisieren und Sie deshalb weiter mit Ihren Papier- und nicht mit Ihren digitalen Dokumenten arbeiten. 

Schritt 5: Papierdokumente entsorgen oder weiter aufbewahren?

Glückwunsch, wenn Sie es bis hierhin geschafft haben, ist bereits ein großer Teil der Arbeit erledigt. Ihre Papierdokumente sind nun fertig eingescannt und Ihre Kollegen bzw. Mitarbeiter beginnen bereits die Vorzüge des digitalen Arbeitens mit Dokumenten zu schätzen. Nun stellt sich aber noch die Frage, was mit Ihrem Bestand an Papierdokumenten passieren soll?

Grundsätzlich können Sie die meisten Papierdokumente entsorgen, wenn die GoBD oder branchenspezifische Vorschriften keine explizite Aufbewahrung des Originals fordert (z.B. bei Urkunden) und Sie sich an die Vorgaben des Ersetzenden Scannens (TR-RESISCAN) halten. Dazu gehört auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Wenn Sie sich nicht sofort von Ihren Papierdokumenten trennen können, hilft Ihnen vielleicht folgende Vorgehensweise. Bewahren Sie Ihre Papierdokumente ein halbes oder ein Jahr nach der Digitalisierung noch auf und schauen Sie dann, wie oft Sie tatsächlich noch in Ihren Aktenschränken nach Dokumenten gesucht haben. Wahrscheinlich werden Sie festgestellt haben, dass die digitale Suche nach Ihren Dokumenten doch viel schneller und unkomplizierter geht, als Sie sich am Anfang gedacht haben. Wenn Sie dann feststellen, dass Sie die meisten Ihrer Papierdokumente dann doch nicht mehr gebraucht haben, dann können Sie diese getrost entsorgen, sofern Sie die eingangs genannten Einschränkungen beachtet haben.

Sie sind mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente fertig – wie geht es weiter?

Nun ist es endlich soweit, Ihre Unterlagen sind nicht nur alle eingescannt und digitalisiert. Sie konnten sich auch von Ihrem Aktenordnern trennen und haben nun ein gutes Stück Platz in Ihren Büros gewonnen. Wenn Sie nun konsequent weiter digital arbeiten möchten und nicht in einigen Jahren wieder prall gefüllte Aktenschränke haben möchten, dann ist noch eine Sache entscheidend. Versuchen Sie die Entstehung von neuen Papierdokumenten zu verhindern, indem diese Unterlagen direkt digital erzeugt werden. Das heißt konkret, gehen Sie auf Ihre Lieferanten zu und bitten Sie diese Ihnen beispielsweise die Rechnungen zukünftig digital per E-Mail anstatt als Brief mit der Post zu versenden. Das gleiche gilt natürlich auch für die Kommunikation mit Ihren Kunden. Versuchen Sie auch hier sukzessive Angebote, Rechnungen etc. digital zu verschicken. Wenn Ihr Dokumentenmanagementsystem richtig eingerichtet ist, dann werden eingehende und ausgehende E-Mails automatisch im DMS mitsamt Dokumenten im Anhang gespeichert und sind direkt abrufbar. Praktisch oder?

Die wenigsten Papierdokumente sind wirklich nötig, ganz darauf verzichten muss man aber nicht

Nun sind wir am Ende angelangt. Ich hoffe, dass ich Ihnen einige Tipps auf dem Weg zu einer digitalen Dokumenthaltung mitgeben konnte. Übrigens möchte ich an dieser Stelle nochmal explizit erwähnen, dass nicht unbedingt jedes Papierdokument aus den Büros verbannt werden soll. Keineswegs, Papier hat auf jeden Fall auch seine Vorteile. Laut verschiedenen Studien zu dem Thema wird aber ein Großteil der Papierdokumente nach dem Ausdrucken nie wieder angeschaut. An diesem Punkt macht eine digitale Dokumenthaltung auf jeden Fall Sinn. Damit lassen sich nicht nur Ressourcen sparen. Wenn wir uns bei ausgedruckten Dokumenten auf die wirklich nötigsten Unterlagen beschränken, dann benötigen wir einerseits viel weniger Platz für die Aufbewahrung. Andererseits müssen wir auf der Suche nach Dokumenten auch nicht schränkeweise Ordner wälzen und kommen auch bei unserer analogen Dokumentaufbewahrung deutlich schneller ans Ziel. Und wenn Sie nun Blut geleckt haben, dann schauen Sie gerne mal bei diesen Artikel an, in dem ich Ihnen die Vorteile und die Nachteile des papierlosen Büros noch genau aufgezeigt habe.

Sollten Sie noch konkrete Tipps vom Profi bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente benötigen, dann wenden sich an unseren Experten Gerd Schäffer. Er steht Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.